רוצה לתקן בקלות עבור הוצאות הונאה החזר? קרא את זה

הוצאות החזר הונאה יכול להיות יקר מאוד לעסקים קטנים. מחקר שנערך לאחרונה על ידי Chrome River Technologies מדווח כי יש פוטנציאל לעלות לחברות אמריקניות עד ל -1.9 מיליארד דולר בשנה.

זה בערך 35,000 $ לכל עסק. Small Business Trends דיבר עם אן Becknell, סגן נשיא בכיר להצלחה של לקוחות ב- Chrome River Technologies, על מה שהעסקים הקטנים צריכים לדעת.

$config[code] not found

כמו השם מרמז, החזר הוצאות הונאה הוא פשע המתרחשת כאשר עובד מגיש תביעה לקבל תשלום עבור הוצאות עסקיות כוזבות.

כיצד להימנע הוצאות הונאה

השתמש בטכנולוגיה מעודכנת

ניהול ודיווח הוצאות הדיווח צריך להשתמש בטכנולוגיה מודרנית כדי להיות יעיל. שימוש בדוחות ידניים היה מספר אחד מתוך הסקר.

"זה מדהים כמה עסקים קטנים ובינוניים עדיין משתמשים באור הנר ובשיטת הציפויים", אומר בקנל. "הם עדיין עושים את זה על ידי נייר או עם Excel גיליונות אלקטרוניים ושלח אותו אימייל ברחבי המשרד."

הבעיה עם מערכות מיושנות אלה היא חוסר היכולת לעקוב ולראות מגמות כי צריך להתריע. טכנולוגיה שילוב כלים כמו ניתוח אוטומטי עוזר לך לזהות את נקודות חמות כמו הקבלה אותו הוגשה מספר פעמים.

Becknell אומר אוטומציה קיצוץ הוצאות הונאה החזר במחצית.

להבין גברים לרמות יותר

הוצאות הונאה החזר אינו תחום אחד שבו יש שוויון בין המינים. למעשה, הדו"ח קובע כי גברים היו יותר מאשר פעמיים סביר לבצע את הפשע מאשר עמיתיהם הנשי. לא רק זה, הם היו מעל ארבע פעמים סביר יותר להוסיף לפחות 1000 $ להוצאות שלהם.

לדעת עובדים צעירים להתחייב יותר פשעים אלה

למעשה, כמעט 83% ההוצאות החזר הוצאות בוצעו על ידי עובדים בין 25 ו - 44.

יישום מדיניות רשמית בכתב

לא רק מדיניות כתובה חשוב, עסקים קטנים צריך הליך לעבור את זה אומר לעובדי ניהול עיבדו את מה שהם צריכים לדעת. Becknell מציע לקבל עובדים לחתום על המסמך עוזר להם לקחת את הבעלות על המדיניות.

"כשחותמים על משהו יש קשר רגשי", היא אומרת.

שלב כללי רמה גבוהה

המדיניות לא צריכה להיות מפורטת מדי, אבל זה צריך להגדיר את הגבולות עבור הוצאות ההוצאות. לדוגמה, בעוד זה לא צריך להצמיד את הסכום המדויק שאתה יכול להוציא על הנסיעה מונית, זה צריך לספר לעובדים שלך אם העסק או המאמן בכיתה מקובל.

פשטות צריכה להיות אחד מדדי האיכות שבהם אתה משתמש כאן.

אין לסבך את התהליך

רואי חשבון לעתים קרובות לראות את ההזדמנות כדי לקדוח עמוק לתוך ההוצאות של החברה כאשר הם להפוך את התהליך. התוצאה היא דו"ח הוצאות זה מסובך נוטה לקבל חותמת גומי ללא בדיקה נאותה.

לכן, חשוב להעיף מבט כמה פעמים ולמה דוחות הוצאות לעבור מאדם לאדם. עסקים קטנים צריכים להיות מחפשים לייעל את החלק הזה של התהליך.

שימו לב להוצאות אישיות

אחת הטענות הגדולות ביותר להונאת הוצאות היא החלפת הוצאות אישיות עבור עסקים. אחת המתנות כאן היא טענות לארוחות סוף השבוע, כאשר העובד לא אמור להיות נוסע.

תיזהר הוצאות ראוותניות

למעלה משליש מאלו שהודו ברמאות ב- Chrome River Technology דיווחו על הוספת סכומים הנעים בין $ 100 ל- $ 499. סכומים שנראים שונה הם דגלים אדומים שאתה צריך לחפש. לדוגמה, קבלה זה נראה כמו שני סוגים שונים של דיו הוא בדרך כלל מת בגידה.

אשר את האישורים

"אתה רוצה לעשות אישור קבלות אלה משמעותיים להכשיר את המאשרים", אומר Becknell. היא מוסיפה שזה חשוב שהם מבינים מה לחפש, וכי הם אחראים דין תופס כל טענות הונאה.