נימוסים עסקיים משפיעה על האופן שבו אנשים אחרים תופסים אותך במקום העבודה - כולל עמיתים לעבודה, מפקחים ולקוחות. אם תתבקשו לקחת את הפרוטוקול לפגישה, הנקודה החשובה ביותר היא לשמור אותם ברור, תמציתי ומדויק.
הכנה וביסודות
בכל פעם שאתה להשתתף בפגישה עסקית, להגיע לשם מוקדם ולהיות מוכנים לכל דבר משימה אתה עשוי להיות צפוי לבצע בפגישה. אם אתה שומר את הדקות אתה צריך את שלך מחברת או מחשב מוכן, יחד עם פריטים אחרים הדרושים כגון עטים או התקני הקלטה. ההרשמה נרשמת בפרוטוקול, כך להכין גיליון כניסה מראש. דף הכניסה צריך לכלול את שמו של כל משתתף ומקום כדי לסמן את זמני ההגעה.
$config[code] not foundלמרות שזה מנוגד כללי העסק להפריע לרמקולים אחרים בפגישת עסקים, הדקה דקה צפויה לשמור הערות מדויקות של מה שנאמר ונעשה בפגישה. כל תנועות רשמיות יש להקליט מילה במילה. לדבר ולשאול שאלות הבהרה אם לא שמעת או להבין משהו טוב מספיק כדי להקליט את זה במדויק.
זה התפקיד של האדם המפעיל את הפגישה כדי ליצור סדר יום ולשמור על הפגישה על המסלול. אם המפגש יסתלק מן האג'נדה שנקבעה, הדקות ישקפו זאת. תמיד יש אפשרות שיום אחד תתבקשו להבהיר מה בדיוק קרה בפגישה. לא משנה מה, אתה צריך לוודא את הדקות לתאר במדויק מה באמת קרה ובאיזה סדר.
נטילת גינונים
פגישה דקות הם לא רק הערות לנוחות של האנשים שנכחו בפגישה. פרוטוקול הפגישה הוא רשומה משפטית של מה שנעשה באותה פגישה על פי מאמר של הפרלמנט רשום ננסי סילבסטר.
אתה לא צריך לרשום את כל הפרטים של מה שנאמר. למעט בקשות רשמיות, רק לסכם את התוכן. כלול רק פרטים שעדיין יהיו חשובים בעתיד לכל מי שמסתכל על הדקות. השתמש במילות מפתח כדי לסכם את עיקרו של כל דיון.
הימנע כל פרשנות, דעת אישית או שפה תיאורית בפרוטוקול. לא רק אלה סובייקטיביים, אבל הם יכולים להביך את הנושא של הערות שלך מאוחר יותר. לדוגמה, אתה יכול להוסיף פתק קורא "מר סמית עזב את הפגישה בשעה 02:45," אבל אתה לא צריך לנסח את זה כמו "מר סמית התרגז על גב 'ג' ונס ו הסתער מחוץ לפגישה."
כדי להימנע מפרשנות מיותרת, אל תנסה לתאר את הטון הרגשי של הפגישה בכל דרך שהיא. לדוגמה, "ג 'ונס התעקש כי נתוני המכירות ישתפר ברבעון הבא" הוא סובייקטיבי מדי יהיה ניסוח טוב יותר כמו "גב' ג 'ונס אמר כי נתוני המכירות צריך להשתפר ברבעון הבא." תנו לעובדות לדבר בעד עצמן.
