הגיע הזמן לפגישה חשובה זו: האם אתה יודע איפה הקבצים שלך?

מוח מאורגן יוצר פלט מאורגן בכל מאמץ שהם מעורבים בו. עסק מאורגן היטב פירושו מוח מאורגן פועל את ההצגה, וזה סוג של העסק שמגיע מטרות.

זה קל לשמור על המרחב הפיזי שלך מאורגן, אבל במונחים של הצלחה כלכלית זה מה שבתוכו זה נחשב. במיוחד, קבצי המחשב והתיקיות. ללא מחשב מאורגן, משרד ללא רבב אינו שווה גבעת שעועית.

$config[code] not found

מה קבצים ותיקיות על מחשב מאורגן נראה כמו

מחשב מאורגן מכיל קבצים ותיקיות בשם ומסודרים כך שמשתמשים יוכלו למצוא בקלות את מה שהם מחפשים. רוב האנשים מחזיקים כוונה זו בעת שמירת קבצים ויצירת תיקיות, אבל זה לא נמשך זמן רב.

כל מהר מדי, שולחנות עבודה להיות עמוס, להוריד תיקיות גלישה, קבצי התקנה undeleted צורכים חלק גדול של כוננים קשיחים. תיקיות חדשות נוצרות כאשר לא ניתן למצוא קבצים קיימים, וקבצים נקראים מה שנראה נוח באותה עת. זה לא עובד כאשר אתה צריך להביא קבצים ספציפיים לפגישה או כאשר יש לך צוות של עובדים שצריכים לגשת לקבצים בשרת שלך. על ידי מתן שמות הקבצים שלך הדבר הראשון שעולה על דעתך, אתה יוצר disorganization.

ארגון קובצי מחשב מתחיל עם הזמנה

ארגון הקבצים מתחיל עם מוסכמה למתן שמות. אמנת שמות היא תבנית או מבנה מוגדרים מראש למתן שמות לקבצים שלך. לדוגמה, אם תיצור מסמכי Microsoft Word באופן קבוע, תוכל לשמור אותם בשם קובץ שמתחיל עם תאריך היצירה. אם המסמכים שלך מכילים מידע שנאסף מאירועים שונים, ייתכן שתשמור את הקבצים שלך כ- " תאריך + שם האירוע + תיאור המסמך. "זה מאפשר לקבצים שלך להיות מקובצים לפי תאריך הראשון האירוע השני בתוך התיקיה.

עם אמנת שמות במקום, כאשר אתה מסתכל על רשימה של שמות קבצים, תוכל לזהות אותם מיד ולהיות מסוגלים למצוא את מה שאתה צריך. באמצעות האמנה למתן שמות עושה את כל ההבדל בעולם, כפי שניתן לראות בדוגמאות אלה שפורסמו על ידי RevEngine שיווק.

כל מוסכמת למתן שמות צריכה להיות מבוססת על האופן שבו אתה צפוי לחפש את הקבצים והתיקיות שלך מאוחר יותר. בין תיאורים של כמה כלי ארגון מועיל, Setapp עושה נקודה חשובה: שם קובץ טוב מאפשר לך לדעת מה הקובץ מכיל מבלי לפתוח אותו. אם זה מאוחר מדי יש לך חבורה של קבצים נערמו עם שמות שונים, כל מה שאתה צריך זה כמה דקות לבוא עם מוסכמה למתן שמות ואת שם שינוי שם בתפזורת לעשות את העבודה.

לפני שתתחיל שינוי שם קבצים ותיקיות, לבוא עם מוסכמה ברורה שמות. אמנת שמות צריכה לכלול מידע חשוב בשם הקובץ כגון:

התאריך שבו נוצר הקובץ. עבור קבצי שיווק, זה עובד טוב. לדוגמה, נניח שאתה יוצר את עלוני הדוא"ל שלך במסמכי Word לפני שהם נשלחים החוצה ואתה יוצר מספר תיקונים. אתה רוצה לשמור כל טיוטה חדשה עם התאריך שהיא נוצרה. בדרך זו, אם תחליט שברצונך לחזור לטיוטה שיצרת אתמול, תוכל.
התאריך שבו מייצג תוכן הקובץ. לדוגמה, אם אתה אוסף נתונים על אירועים היסטוריים שייכנסו לתוך ציר זמן, ייתכן שתרצה להשתמש בתאריך האירוע ההיסטורי בשם הקובץ. כאשר אתה מציג קבצים אלה בתיקיה, הם יאורגנו לפי תאריך, כך שיהיה קל יותר לחלץ את התוכן בסדר כרונולוגי.
המיקום שממנו נגזר התוכן שלך. אם אתה אוסף מידע בעת השתתפות באירועים ברשת, הוספת המיקום בשם הקובץ תעזור לך לגשת למידע הנכון בהמשך. ייתכן שיהיה לך מימוש פתאומי ואת צריכה לגשת לקובץ המכיל מידע מהוליווד דיגיטלי של השנה שעברה, אבל אם לא תשים "Digital Hollywood" או "DH" בשם הקובץ, יהיה עליך לפתוח מסמכים כדי למצוא אותו.
חלופות תאריך ספציפיות. במקום להשתמש בתאריך מלא, כגון "08-12-2015", מומלץ להתייחס לרבעונים בשם הקובץ שלך. לדוגמה, "2015-Q3" ייצג את הרבעון השלישי של 2015. אם אתה צריך להפנות מידע מהרבעון השלישי של כל שנה, שמות הקבצים שלך צריך להיות מאורגן על ידי רבעון. אחרת, תצטרך לעשות את המתמטיקה כדי לתרגם תאריכים ספציפיים לרבעונים לפני שאתה יודע שיש לך את הקובץ הנכון.