אין דבר גרוע יותר מפגישת עבודה משעממת. בכל יום, ישנם כ -25 מיליון פגישות בארה"ב בלבד. כדי להקל על פגישות אלה, מנהלי הביניים נוטים לוותר על כ -35% מהזמן שלהם במשרד - בעוד שמישהו בניהול העליון עלול לאבד קרוב למחצית היום כולו בפגישות.
התחייבויות אלה נשגבות זמן יהיה שווה את זה לגמרי אם כל הפגישות הללו היו לייצר רעיונות גדולים, אבל כ -67 אחוזים מכלל הפגישות מסווגים בדרך כלל כמו מחיקות - מבזבז יותר מ -37 מיליארד דולר בשנה על אובדן הפרודוקטיביות.
$config[code] not foundבהתחשב בכך, זה רק הגיוני לנסות לחתוך פגישות ללא טעם. ואם אתה בעל עסק קטן ללא החלטה של השנה החדשה כדי לשפר את האופן שבו הדברים פועלים בחברה שלך, הסרת פגישות משעממות משבוע העבודה שלך עשוי להיות הדרך המושלמת לחזק את המורל ולהתחיל את 2017 עם מכה.
כיצד לצמצם את הזמן ביליתי בפגישות
כדי לעזור לך להתחיל, להלן 15 דרכים לחסל או לזרז את כל הפגישות שלך 2017:
תביא אג'נדה
אחד הגדולים timewasters בכל פגישה היא היעדר מטרה. על מנת לשמור על דברים נעים בקצב הנכון, ודא שיש לך אג 'נדה מפורט כדי להדריך אותך דרך הפגישה שלך מהר ככל האפשר אנושית.
קח את זה החוצה
אם אתה בודק עם צוות קטן, אחת הדרכים הטובות ביותר לערב אישים ולקבל אנשים מדברים היא על ידי לקיחת הפגישה בחוץ. לא רק קצת אוויר צח ואור השמש יתעוררו עמיתים ולקבל את הדם זורם, אבל זה יהיה גם לעורר חשיבה יצירתית. שינוי בסביבה יביא כמעט תמיד לשינוי באופן שבו העובדים חושבים ומשתפים פעולה.
לקום ולהזיז
אחת הדרכים לצמצם את זמני הפגישה היא להביא את כולם על הרגליים ולהתחיל לזוז. על ידי הסרת כיסאות מהפגישות שלך, העובדים נוטים יותר לדבר עם כל דבר חשוב, ולשלוח בזבוז זמן נושאים בפעם אחרת. אם אתה באמת רוצה להחדיר תחושה של דחיפות, ויש לך את החלל, לשכנע את הצוות לדבר על המהלך.
תביא טיפולים /
פגישות צהריים לקבל מוניטין רע להיות משעמם, כל יום פרשיות. אבל קבלת אנשי צוות סביב שולחן יכול להיות למעשה אחת הדרכים הטובות ביותר לעודד אותם לדבר בגלוי אחד עם השני. מזון נוטה להביא אנשים יחד, ותמיד מקבל אנשים מדברים - ולכן אם הפגישות שלך נוטות להיות מלא שתיקות מביכות, מנסה לפתות עובדים עם קצת פיצה (או משהו קצת בריא).
שמור על הזמן
זה בדרך כלל לוקח רק אחד ארוך מתפתל מנהל הביניים ושלוש שאלות טיפשיות כדי להפוך את הצ'ק-אין מהיר לפגישה נוראה, שעתיים. אחת הדרכים הטובות ביותר לשמור על חברי צוות ומנהלים על המשימה במהלך הפגישה היא לתפוס שעון עצור, להגדיר את זה במשך 15 דקות ולתת לכולם לדעת כי כאשר השעון נגמר, הפגישה הסתיימה. לא רק זה יעזור לך ללמוד להסביר דברים בצורה תמציתית יותר, אבל העובדים יעריכו להיות מסוגל לדעת מתי הם יוכלו לחזור אליו.
שבור את זה
אם אתה באמת לא יכול להימלט מפגש של ארבע שעות, זה יעשה את החיים הרבה יותר קל ונעים יותר אם אתה מסוגל לפצל אותו פרקים נפרדים. בתחילת הפגישה שלך, תן לעמיתים לדעת שאתה הולך להתמודד עם זה בכמה חתיכות בגודל נגיסה. השתמש בכל נתח לכתובת קבוצה אחת של בעיות, ולשבור לאחר כל בעיה מטופל על מנת לבדוק עם צוותים אחרים, לקבל קצת אוויר צח מחדש.
הפסק להשתמש ב- PowerPoint
גם בשנת 2017, PowerPoint עדיין די נרדף עם העסק. אנו משתמשים ב- PowerPoint לכל דבר - החל בדוחות הוצאות ומכרזים ועדכוני שיווק. ובעוד זה עשוי להיות שימושי מאוד, אתה לא יכול להכחיש את זה קצת עייף. אין דבר גרוע יותר מאשר דשדוש לתוך חדר ישיבות צופה מנהל הקו שלך לטעון מצגת של 30 שקופיות - אז אם אתה רוצה לשמור על עמיתים ער, לשמור על האורות ועל לעסוק מילולית. זה ישמור את כולם ער ורעיונות זורמים.
לתכנן מראש
אחד הגדולים timewasters בפגישות מחכה לאנשים להציע הצעות ונושאים להעלות. כדי להפסיד את השתיקות המגושמות ולהוציא את כולם מהחדר מהר יותר, עודד את כל הנוכחים לבוא לשולחן עם לפחות רעיון אחד או נקודת דיבור לפני תחילת הפגישה.
לחץ על Record (הקלטה)
אם אתה מנסה לעבור פגישה במהירות, זה קל עבור כמה נקודות פעולה ללכת לאיבוד בתוך המערכה. זה מוביל לעתים קרובות המון שאלות מעקב כפי שאתה מנסה להוציא את כולם מחוץ לחדר, והוא יכול להיות ניקוז גדול בזמן. אם אתה מעוניין להתעלות על השאלות, כדאי להקליט את הפגישה בטלפון שלך ולאחר מכן לשלוח את קובץ השמע לכל המשתתפים לאחר הפסקה. בדרך זו, כולם יודעים מה יש להם לעשות ומתי זה צריך לעשות.
פופקורן גזר דין
רוצה לוודא שכולם תורמים? קח את זה בחזרה לבית הספר היסודי ולקבל את הצוות שלך לעסוק קצת חשיבה פופקורן. התחל משפט, לקחת אותו במעגל יש כל חבר צוות לסיים את המשפט על מנת להפוך את הרעיונות שלהם ידוע. לא רק זה יהיה לשמור על אנשים עוסקים, אבל זה יאלץ עובדים לחשוב מחוץ לקופסה כדי לתרום.
תנקוט עמדה
אם אתה מוצא את הצוות שלך מבזבז שעות מנסה לעשות החלטות קבוצתיות פשוטות לכאורה, לנסות לקבל אותם מן הרגליים שלהם פשוטו כמשמעו לנקוט עמדה על מנת להגיע להחלטה. לצייר קו באמצע החדר, ולבקש כל עובד לעמוד בצד המתאים עם דעתם. לאחר מכן, להשתמש בו כמו קרש קפיצה מהירה כדי לאלץ את כולם כדי לתרץ את הבחירה שלהם להתקדם.
תן לכולם עבודה
דרך נוספת להבטיח דברים לעשות במהירות בכל פגישה הוא נותן לכל משתתף עבודה לבצע באותו מפגש. לדוגמה, לשאול אדם אחד כדי לרשום, אחד כדי לשמור על זמן ואחד להביא חטיפים. על ידי מתן כל אדם את חובתו לבצע, הפגישה צריכה לפעול בצורה חלקה יותר אנשים יהיו ממוקדים יותר.
עבור וירטואלי
האם אתה מבלה המון זמן נסיעה בין משרדים ומקומות להיפגש עם צוותים? הפסק לפעול ממקום למקום והתחל להשתמש בכלים כמו סקייפ, Google Hangouts או FaceTime. בדרך זו, העובדים יכולים לקבל את תמצית מה שאתה אחרי ומה יש להם לעשות בלי לעזוב אפילו את תחנות העבודה שלהם.
תפסיק לדבר
אם אתה מרגיש כמו יותר מדי הפגישות שלך מתברר להיות מונולוגים חסרי תועלת, זה כנראה בגלל הפגישות שלך הם מונולוגים חסרי תועלת. תגיד מה שאתה צריך להגיד, ואז לחתוך את עצמך ולשאול את כולם מה הם חושבים. לא רק זה יכול לקצץ בחזרה את הזמן שאתה מבלה בפגישות, אבל זה יהיה גם לתת לאחרים הזדמנות להשמיע את המחשבות שלהם ולהביא רעיונות חדשים לשולחן.
ניסוי וטעייה
בסופו של דבר, אין שתי חברות דומות. מה עובד עבור הפגישות שלך לא יכול לעבוד עבור חברות אחרות, ולכן אתה הולך צריך לעשות קצת ניסוי וטעייה כדי לברר איזה סוג של פגישות לעבוד הכי טוב בשבילך ועל הצוות שלך. רק תזכרו להיות סבלניים וממוקדים לגלות את הדרכים המושלמות להפוך את הפגישות שלך מהר יותר וכואב פחות.
צילום פגישה באמצעות Shutterstock
1 הערה ▼
