לא רק יצירת נייר ללא נייר לסייע לעסקים לחסוך כסף ולבלות פחות, אבל זה גם מעמיד אותם על הכביש כדי להיות יותר ידידותי לסביבה. אם אתה חושב על החלפת ארונות קבצים מתנפצת בהרי מסמכים עבור מערכת paperless, אבל הם לא בטוח איפה להתחיל, תסתכל על 10 שלבים הבאים ללכת paperless.
הולך ללא נייר בעבודה
שתף קבצים באופן דיגיטלי
במקום להסתמך על המדפסת להדפסת המוני מסמכים, לשתף קבצים עם עמיתים בשיטות דיגיטליות, כגון Google Docs. יתר על כן, כמו זה שירות חינם דרך Gmail שומר ברציפות, קבצי עבודה לעולם לא ללכת לאיבוד, בניגוד עם מכונת צילום!
$config[code] not foundניק Candito, מייסד ומנכ"ל Progressly, אמר עסקים קטנים מגמות של כמה דרכים מפתח הולך paperless מסייע לעסקים. אם כבר מדברים על "דבקות" וכיצד הדיגיטליזציה משפרת שיטות עבודה, אמר קנדיטו:
"אין ספק שהדיגיטציה משפרת את שיתוף הפעולה. כאשר כל אחד יכול לגשת למסמכים חיוניים ולאסוף בעקביות את המידע הנכון עבור האדם הנכון כאשר הוא נחוץ, אתה משמן את הגלגלים של מנוע התקשורת בתוך החברה שלך. "
חנות קבצים בענן
עסקים מכל הגדלים מסתמכים על הניירת, אשר בקרוב עולה למעלה כדי להפוך דרישות אחסון חסון. במקום לדחוס ניירת חשובה לארונות תיוק, לאחסן אותם בנוחות על מערכות מבוססות ענן, כגון Dropbox. אלה מערכות דיגיטליות paperless יחסוך לך כמויות מדהימות של שטח במשרד, שלא לדבר על יעזור לשמור על מסמכים חיוניים בטוח.
סרוק ופקס לא עוד
סריקת מסמכים ושליחתם בפקס מחייבת שימוש בנייר. עזור לעסק שלך להיות נטול נייר באמצעות יישום סורק בטלפון כדי לסרוק מסמכים. לאחר מכן ניתן להמיר את המסמכים שנשמרו למסמכי PDF ולשתף עמם בדוא"ל.
עודד תקשורת דיגיטלית
עודד את כוח העבודה שלך לאמץ תרבות של תקשורת דיגיטלית, לפיה שיטות תקשורת מבוססות נייר לשעבר, כגון חשבוניות דיוור ו payslips, מוחלפים בשיטות דיגיטליות כמו מיילים והודעות מיידיות.
בהסתמך על תקשורת דיגיטלית במקום הודעות מבוססות נייר, תסייע לשמור את זמן העסק שלך. הערות Candito, באמצעות דיגיטלי במקום זרימות עבודה נייר מאפשר ניהול "לפקח על העסק שלך בשיתוף פעולה מרכזי בזמן אמת עם מבט לניתוח צווארי בקבוק כדי לשפר אותם ולכן לשפר את התוצאות."
להחליף שטרות נייר דוחות עבור אלה דיגיטלי
בין אם זה חשבונות האנרגיה, דוחות הבנק או חשבוניות הקבלן, כל העסקים ליצור חשבונות הצהרות. אם החשבונות שלך עדיין נוצרים בצורה נייר, פשוט לבקש מהם להישלח דיגיטלית. באופן כללי, כמו של בנקים וארגונים אחרים מעדיפים לשלוח הודעות דיגיטליות ודואר, כפי שהוא חוסך על עלויות הדפסה ודואר.
יצירת כרטיסי ביקור דיגיטלי
כרטיסי ביקור, בעוד חיוני, דורשים כמויות ניכרות של נייר גוזלינג עץ. במקום bulking את הארנק עם צרור של כרטיסי ביקור, לספרת את כרטיס הביקור שלך. יש הרבה תוכנות ואפליקציות זמינות, כגון פרל סרוק ו CamCard, אשר סורק כרטיסי ביקור וממיר אותם למסמך דיגיטלי.
השתמש חתימות אלקטרוניות
אפילו חתימות שלנו ניתן לחתום אלקטרונית. במקום להדפיס מסמך, לחתום אותו פיזית עם עט ולשלוח אותו לנמען, חתימות ניתן לחתום אלקטרונית, כלומר אין צורך ניירת זמן רב יקר. ניתן להשתמש ב- Reader Reader כדי לחתום על מסמכים מבלי להדפיס דבר.
שיטות דיגיטליות כאלה יכולות לסייע בשיפור האבטחה של העסק. קנדיטו אומר, "עם תהליכים דיגיטליים, לזהות את בקרת הפיקוח ואת הגישה להבטיח רק את האנשים הנכונים יכולים לגשת מסמכים ומערכות מסוימות."
מנע ומיין את הניירת הקיימת
כדי ליצור בהצלחה משרד ללא נייר, תצטרך "רזה" חלק הניירת הקיימת שאולי ישבו במשרד במשך 20 או אפילו 30 שנים האחרונות. להקדיש בוקר, או יותר, כדי לנפות את הניירת הישנה ולקבוע מה ניתן להעביר דרך סככה. ביטול ניירת מיותרת מהמשרד תיצור יותר מקום, כמו גם להיות סיפוק להפליא!
לעשות פגישות ללא נייר
במקום לתת דפי מידע בפגישות, לעשות שימוש מקרנים וטכנולוגיה כי מעביר את המידע שאתה רוצה לשתף ממקור חזותי אחד.
רכבת צוות להיות יותר דיגיטלי מתמצא
עסק ללא נייר דורש קצת ידע דיגיטלי. ממשימות כמו שליחת מסמכים באמצעות דואר אלקטרוני באמצעות מערכות מבוססות ענן כדי לאחסן קבצים, אם כוח העבודה שלך חסרים דיגיטלית acumen, להשקיע את הזמן והכסף לתוך הכשרה אותם, צפוי להוכיח להיות השקעה ארוכת טווח, לא יסולא בפז.
קנדיטו אומר, להיות חופשי של נייר מסייע לייעל את הביצועים ואת השורה התחתונה של החברה, הקובע:
"בסופו של דבר, מה שאתה יורה על הולך נייר הוא שיפור חוויית הלקוח ולכן השורה התחתונה משופרת.
לזרוק נייר צילום באמצעות Shutterstock
2 תגובות ▼
