נראה שהעולם העסקי מסתובב על ציר פגישות - אבל לא כל המפגשים הם פרודוקטיביים. להשקיע זמן בתכנון הפגישה פרודוקטיבי כדי לוודא פגישות שלך לעשות את העבודה. תן מחשבה זהירה על מה שאתה צריך להשיג ומי צריך להשתתף.
קביעת יעד וקהל
הגדר יעד לפגישה, ולהפוך אותו קצר וברור כאמור. לדוגמה, צור רשימה קצרה של נקודות תבליט המתארות יעדים ספציפיים. מטרת הפגישה שלך היא להעביר מידע חשוב, לקבל החלטות, לפתור בעיות או לבצע פעולות. מטרה תמציתית ועד נקודתית מסייעת למארגן הפגישה לקבוע מי צריך להשתתף בפגישה. לבנות רשימה של מוזמנים על ידי יישור כל המטרה עם חברי צוות שנוכחותם תאפשר למעשה לעמוד במטרה.
$config[code] not foundהגדר את סדר היום
הגדר את סדר היום של הפגישה על בסיס כל מטרה המטרה. אם המטרה היא לתקשר את תחילתו של פרוייקט, להגדיר פריט סדר יום שמזהה מי יציג את המידע וכיצד המידע ישותף, כגון על ידי מצגת PowerPoint. אם המטרה היא להקצות פעולות, הגדר פריט סדר יום המתאר כיצד ייערכו הקצאות. כל יעד צריך להיות אחד או יותר פריטים בסדר מיושר ישירות עם זה.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילבחר את התאריך והשעה
בחר תאריך ושעה של פגישה בהתאם לזמינות של מנהל הפגישה והמזמינים הקריטיים ביותר. ככל שהמוזמנים גדולים יותר, כך קשה יותר למצוא יום ושעה שבהם כולם זמינים. קבל זמן שמתאים כמו לוחות זמנים רבים ככל האפשר. לפני הגדרת הזמן, לתת מחשבה על אזורי זמן. אם חלק מהמוזמנים ישתתפו בטלפון או באינטרנט, שקול את שעות העבודה שלהם, כמו גם את עצמך. 13:00 הפגישה במזרח סטנדרטי שעה הוא מפגש צהריים ארוחת שעה ב רגיל זמן רגיל. אותה פגישה היא בשעה 2 בבוקר בטוקיו.
בחר את המיקום
מצא חדר ישיבות אשר יאפשר להשיג את כל הפריטים בסדר היום. בחר חדר גדול או קטן מספיק כדי להתאים בנוחות את מספר האנשים הצפוי להשתתף. חדר המושבים 40 הוא בחירה גרועה לפגישה עם 10 אנשים. כמו כן, אתה לא רוצה קהל דוחס כל כך חזק יש צורך להביא כיסאות נוספים.
סידור חומרים וחריגות
אם מצפים צפויים, ודא כי החדר מצויד עם מקרן. אם לא, לעשות סידורים להביא איתך מקרן - גם לוודא שיש לך משהו על הפרויקט, כגון מסך או קיר לבן. אל תשכח לשקול את הזמינות של מקרים אחרים, כגון לוחות לבנים עם סמנים למחוק יבש, תרשימי Flip וטלפונים הדובר עבור המשתתפים מחוץ לאתר. עבור פגישות מרובות שעות, לארגן מזון ומשקאות כך המשתתפים להישאר ממוקדים בנושא ולא הבטן שלהם.
הודע למוזמנים
ליידע את המוזמנים של מטרות הפגישה, תאריך, זמן ומיקום מספיק טוב מראש כדי שיוכלו להתכונן כראוי. ברוב המקרים, לפחות הודעה של שבוע עדיף. השתמש בתוכנת היומן של מקום העבודה כדי לשלוח פגישה לפגישה לכל המוזמנים. תוכניות רבות יזעיקו את המוזמנים מספר דקות או מספר ימים לפני הפגישה, או התאימו אישית את ההתראות לצרכיך.
