אחת מחובותיהם של אנשי צוות העובדים ברמות שונות של הממשלה היא כתיבת תזכירים לקובעי מדיניות, המשתמשים במזכרים כדי לחנך את עצמם בנושאים ולהדריך אותם ביצירת פרוטוקולים, נהלים וחוקים. תזכיר תדרוך הוא סיכום תמציתי של נושא או מקרה המציג קריאה לפעולה לקורא. תזכיר מוצלח משכנע את הקורא לפעול על ידי מתן ראיות קונקרטיות שקל להבין ולהעריך.
$config[code] not foundהתחל את התזכיר על ידי כתיבת "אל:" ו "מאת:" הכנס את שם השולח ואת הנמען לאחר המוטות. בשורה הבאה, רשום את התאריך שבו כתבת את התזכיר. סיים סעיף זה על ידי כתיבת "נושא:" ואחריו את הנושא כי מזכר הפניות.
ציין את הפעולה שברצונך להעביר לקורא במשפט או בפסקה הראשונה של התזכיר.
לשמור על תשומת הלב של הקורא באמצעות פסקאות קצרות, תמציתיות אשר לא יותר מ 5 משפטים ארוכה. כאשר מציינים את הסיבות לנקיטת פעולה, ציין כל סיבה בפסקה נפרדת.
השתמש בראיות אמפיריות כדי לשכנע את הקורא את הצורך בקורס הפעולה המוצע. לדוגמה, לצטט נתונים סטטיסטיים הכנסה נמוכה כאשר מחפשים שינוי במדיניות ייעוד נתון. הימנע הכללות כי אתה לא יכול לתמוך בעובדות.
מתאר את הקורסים האלטרנטיביים של פעולות או מדיניות, המתאר את היתרונות והחסרונות של כל אחד מהם.
הימנע מילולית מיותרת או ביטויים רשמיים, למשל "לפי הדיון שלנו", וז'רגון טכני כאשר אתה מצטט עובדות ומספרים. השתמש בשפה פשוטה, ישירה שכל קורא יכול להבין.
השתמש בקול הפעיל, בניגוד לפסיבי, לאורך כל התזכורת כדי לעודד פעולה. אם אתה מכיר את הנמען של התזכיר היטב, השתמש בכינויים בגוף ראשון כמו "אני" ו"אנחנו ", משום שאנשים נוטים יותר לעשות משהו עבור אלה שהם מרגישים שהם מכירים באופן אישי. דגש על קשרים אישיים נוספים באמצעות צירים, כגון "אני".
לחזור על הצורך בפעולה בסוף התזכיר. הקפד לציין אם יש תאריך יעד לפעולה שיש לעמוד בו.
אזהרה
תזכיר תדרוך העולה על שני עמודים באורך הופך לדו"ח, אשר הקורא לא סביר לקרוא מיד עם קבלתו.
