האם אתה שומר על דרישות שמירת העובדים? אתה עלול להיות מופתע

האם ידעת כי מעסיקים שאינם להגיש את הנדרש טיפול Affordable Act (Obamacare) דיווח טפסים עם מס הכנסה עשוי להיות כפוף עונש מקסימלי של 3 מיליון דולר? זה מספיק כדי לשמור אותך בלילה! וזה רק דרישה משפטית אחת.

המעסיקים עומדים כיום בפני מגוון רחב של דרישות שמירת רשומות של עובדים, כפי שמבהיר את האינפוגרפיקה של ComplyRight, חברה המוקדשת לשחרור בעלי עסקים קטנים של עומס ציות. ודרישות אלה נראה לגדול מדי שנה.

$config[code] not found

ניירת והעמסת התקליטים יכולה ליפול יותר על עסקים קטנים כי ישויות קטנות יותר יש פחות צוות לנהל פונקציות HR, או אולי לא משאבי HR ייעודי בכלל. אבל החדשות הטובות הן כי הטכנולוגיה יכולה לעזור לך להישאר על גבי דרישות ציות לתקנות כמו מעסיק.

הנה כמה דרישות שיא של העובד שעשויות להפתיע אותך (או לזעזע) אותך:

פרסומי מודעות

כאשר מעסיקים לפרסם פרסומות עבור משרות חדשות, הם חייבים לשמור על שיא במשך שנה אחת על פי גיל אפליה בתעסוקה חוק (ADEA).

יישומי עבודה

מעסיקים מכוסים תחת ADEA, אמריקאים עם מוגבלויות Act (ADA) ו / או כותרת VII של חוק זכויות האזרח (כותרת VII) חייב לשמור את כל בקשות העבודה בקובץ לפחות שנה אחת. הדרישה לשנה אחת חלה גם על עובדים עונתיים וזמניים.

קורות חיים

קורות חיים מתבקשים יש לשמור על קובץ במשך שנה אחת, לפי ADEA ו ADA. עם זאת, אין חובה לשמור על קורות חיים לא רצויות.

שיאי סיום

ה- ADA ו- VII מחייבים שכל רשומות הסיום יישמרו למשך שנה אחת לאחר תאריך הסיום של העובד.

תוכניות הטבה

ADEA דורש תוכניות תועלת להישמר על שיא במשך שנה אחת לאחר סיום התוכנית תחת ADEA. בנוסף, חוק הכנסה פרישה עובד (ERISA) דורש רשומות תוכנית תועלת להישמר על הקובץ במשך שש שנים.

הערכות ביצועים

תקן העבודה ההוגן חוק (FLSA) דורש הערכות ביצועים להישמר במשך שנתיים.

רשומות מס אבטלה

על פי חוק מס אבטלה הפדרלי (FUTA), עליך לשמור רשומות מס אבטלה במשך ארבע שנים מיום מס או תשלום, לפי המאוחר.

I-9 טפסים

טופסי I-9 ומידע אימות נוסף המאמת כי העובדים רשאים לעבוד בארה"ב חייבים להישמר במשך שלוש שנים מיום השכר או שנה לאחר תאריך הסיום, לפי המאוחר. החוק החל הוא חוק ההגירה והבקרה (IRCA).

חוזי עבודה

אם יש לך חוזי העסקה עם העובדים, אתה נדרש לשמור את כל החוזים במשך שלוש שנים לכל FLSA.

צורות OSHA עבור פגיעה ומחלות

מעסיקים עם 11 עובדים או יותר חייבים לשמור על כל צורות הדיווח על פגיעה או מחלה למשך חמש שנים לפחות לאחר תום השנה הקלנדרית.

נוף צובע מסחרר

כפי שמציין הרשימה לעיל, המעסיקים כפופים לטלאי הולך וגדל של חוקי רישום העובדים.

זה לא רק את מספר הדרישות החוקיות שהופך את האתגר מאתגר. עובדה היא שהחוקים משתנים ומשתנים.

הלכות לעתים קרובות מלאים ניואנסים, חריגים והגדרות מפורטות. דרישות שמירת יכול לכסות כמה מעסיקים על פי גודל שלהם או בתעשייה, אבל לא אחרים.

החוקים גם משתנים לעתים קרובות, ומתווספים חוקים ותקנות חדשים. אם אתה נתפס לא מודע לשינוי או חוק חדש, החברה שלך יכול בסופו של דבר לשלם קנסות חסון. זכור, חוסר ידע הוא בדרך כלל לא הגנה.

טכנולוגיה: קרן חיונית לציות למעסיקים

רישום עובדים הוא אחד מאותם תחומים שבהם הטכנולוגיה רמות המגרש עבור עסקים קטנים.

יישום טוב שיא רשומות יכול לעזור לך טוב יותר לעמוד בדרישות החוק החלות על העסק שלך - זה נתון.

אבל היום הטוב ביותר של גזע תוכנת רישום יכול להוסיף ערך הרבה יותר.

את היישומים הטובים ביותר לסייע הפרודוקטיביות על ידי סיוע לעסקים קטנים צוותים לעבוד חכם יותר, לא קשה יותר. עצה: חפש תוכנה מהירה להתחיל, אינטואיטיבי וקל לשימוש. חפש גם תכונות כגון הודעות אוטומטיות ותזכורות ליעילות נוספת.

עובד טוב recordkeeping App יכול לחסוך כסף על ידי ניהול סיכונים. אתה מרוויח שקט נפשי לישון טוב יותר בידיעה לעסק הקטן שלך יש את הכלים כדי לעמוד בדרישות ניהול רשומות מורכבות, בדיוק כמו תאגידים גדולים.

הנה עוד יתרון עצום של הטכנולוגיה: רשומות אלקטרוניות במקום נייר. שמירה על עותקים קשיחים של רשומות עובד לא רק דורש כמות גדולה של שטח פיזי, אלא גם דורש ארגון קיצוני. העובד הממוצע מבזבז 400 שעות בשנה בחיפוש אחר מסמכי נייר.

תיעוד אלקטרוני הוא צובר המתיחה על הנייר, על פי ComplyRight. זה לא מפתיע למה. כאשר רשומות מאוחסנות באופן אלקטרוני, המידע מאוחד במקום אחד וניתן לחיפוש בקלות. הצוות יכול לאחזר נתוני עובדים במספר קליקים.

וככל שהחברה שלך גדלה, ורשומות מתרבים, מערכות תיעוד אלקטרוניות מקלות על ארגון ואחזור של כמויות גדולות של נתונים. ללא גרור של נייר יעיל, אתה יכול להרחיב את העסק שלך מהר יותר, יותר מדי.

היכן למצוא את העובד

כדי לראות רשימה מקיפה של דרישות שמירת רשומות של העובד ולזהות את אלה החלות על העסק שלך, הורד את ההנחיות החינמיות לשמירת רשומות של עובד למעסיקים ולמנהלי משאבי אנוש "" מתוך ComplyRight.

ולבדוק את הרשומות עובד App מ HRDirect. זה בחינם ומהיר להתחיל - וזה מפשט את ניהול רשומות העובדים.

מנהל צילום באמצעות Shutterstock

עוד ב: Sponsored 3 תגובות ▼