לעתים קרובות נקרא עוזר אדמיניסטרטיבי, מזכירה עשויה לספק תמיכה לכל העובדים במשרד, קבוצה קטנה של מנהלים או מנהל אחד. מזכירה זוטרה בדרך כלל מדווחת או מזכירה ממזכירה בכירה. המטרה הכוללת של המזכירה היא להבטיח כי נהלי המשרד לפעול בצורה חלקה.
אחריות
בדרך כלל מזכירים זוטרים תומכים במפקידים בכירים בתפקידם, ומבצעים את המשימות שהפקיד להם המזכיר הבכיר. האחריות כוללת מתן סיוע מנהלי ופקודי לאנשי מקצוע, יצירת תזכירים, ברכות מבקרים, מענה לטלפונים, שמירה על לוחות זמנים, סידורי נסיעות וארגון אירועי חברה.
$config[code] not foundהאחריות של מזכירה להשתנות מחברה לחברה בדרך כלל תלויים על אופי העסק של החברה. במקרים מסוימים, מזכירות מועסקים במשרה חלקית.
כישורים
מועמדים למזכירות הצעירים חייבים להיות בעלי כישורי תקשורת חזקים בכתב ובעל פה, כמו גם רקע חזק בהקלדה. הידע של תוכניות Microsoft Office כולל Microsoft Word, Excel ו- PowerPoint חשוב, כמו היכרות עם מערכות טלפון שונות. המועמדים חייבים גם לעבוד היטב תחת לחץ, ריבוי משימות עם יעילות להרגיש בנוח ביצוע שיחות טלפון.
בהתאם לאופי העסק של החברה, מועמד מזכיר זוטר עשוי להזדקק ידע בתחום מסוים או תוכנית מחשב. פעמים רבות, המועמד הנכון יהיה מאומן בתחומים אלה.
במקרים מסוימים, נדרש תואר אקדמי. ברוב המקרים, הדרישות כוללות השכלה תיכונית או שווה ערך, כמו גם ניסיון קודם או ניסיון קשור.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילהדרכה
למרות שיש את הכישורים הנכונים, מזכירות תצטרך הכשרה כדי ללמוד מדיניות החברה ונהלים. לעתים קרובות אימונים אלה מבוצעים על ידי מזכיר בכיר שמייצג משימות. מזכירים חדשים שכירים יכולים לקבל חומר הדרכה כגון מדריכים או מדריכים. ההכשרה משתנה עם כל חברה ותעשייה.
חדר לצמיחה
לעתים קרובות, בהעדר או פרישה של מזכירה בכירה, יקודם מזכיר זוטר. מועמד חדש ימלא את הפוזיציה הפתוחה של מזכיר זוטר.
עבודה כמזכירה מאפשרת לאדם להפגין יכולות ולהכיר את ההיבטים השונים של החברה, ליצור קשרים עם אנשי מקצוע במחלקות השונות. במקרים רבים, מזכירה עשויה להיות מקודמת לתפקיד אחר בתוך החברה המאפשרת הזדמנות גדולה יותר לשלם גבוה יותר.
מידע על השכר
התמורה מבוססת על שנות ניסיון, שנים עם החברה והכישורים. על פי Salary.com, ההכנסה השנתית הממוצעת למזכירה היא 32,030 $ נכון לחודש נובמבר 2009, אך התמורה משתנה בכל חברה ובכל ענף.
