מה אתה חושב: האם אנחנו כל underestimating את החשיבות של הדוא"ל? אולי בגלל שהוא הולך לאיבוד בדואר זבל, או בגלל ערוצים חלופיים בטוויטר, LinkedIn ופייסבוק? אדם חכם הזכיר לי לאחרונה כי הדוא"ל הוא עמוד השדרה של מדיה חברתית.
וגם פוסט לאחרונה על נימוסים עסקיים בפורום American Express OPEN, מומחה לעסקים קטנים סטיב שטראוס כתב:
"אימייל הוא עכשיו הדומיננטי צורה של תקשורת עסקית צריך להתייחס ככזה. מדיניות אחידה מסייעת לכולם להישאר על המסלול ".
$config[code] not found
אני אומר שגם עם ה"אי" שמולו, זה עדיין דואר. זוהי התקשורת העסקית שלך. זה לא רק מכירות. והיותנו שקועים בתקשורת טקסט מהירה ומהירה, אין פירוש הדבר שאיננו צריכים לשים לב לדוא"ל שלנו. ואם אתה הולך לעשות את זה - ואת זה בפנים, אתה - לעשות את זה נכון. אני חושב שהרשימה שלי כאן היא לא משהו שאנחנו כבר לא יודעים, אבל אולי נזדקק לתזכורות. אני מקווה שזה עוזר:
1. לשמור את זה קצר. כולנו עסוקים. רובנו הם skimming הדוא"ל שלנו, מחפש את נקודות המפתח, ומנסה להיכנס ולצאת מהם במהירות. מעולם לא כתבתי משהו שלא היה מועיל יותר כשחתכו אותו לחצי.
2. הפוך את שורת הנושא לסיכום. זה נראה ברור, אבל לסרוק את הודעות הדוא"ל שלך ותמצא את רוב שורות הנושא הם מקריים במקרה הטוב. יש לנו חוטים שצומחים כמו כדורי שלג הקשורים לנושא של ההודעה הראשונה, נושא שכבר השתנה מזמן. באנו על נושאים כמו כותרות, מנסים להערים עלינו בקריאה נוספת. לא נשמע כמו מפיץ דואר זבל. תאר את המסר שלך בשורת הנושא.
3. התחלה וסיום עם "אתה". זהו אחד היסודות של כתיבת מכתב עסקי: כתובת הקורא של עניין עצמי. התחל את הפיסקה הראשונה שלך עם המילה "אתה", וכולל משהו כמו "שאלת אותי …" או "רצית …" או "הזכרת" או "אתה צריך". התחל את הפסקה האחרונה שלך עם "אתה" שוב והדגש מה הקורא ייצא מכל מה שאתה מבקש.
4. רק נושא אחד לכל הודעה. תוכל למצוא את התוצאות בפועל של הודעות דוא"ל ללכת למעלה כאשר אתה שובר את הודעות הדוא"ל שלך לתוך הודעה אחת עבור כל נושא. הודעות נוספות אלה שתרצה לכלול הן בעלות סיכוי גבוה יותר לאיבוד. לשבור את ההודעות למעלה.
.5 השתמש בנימה המתאימה. היזהר ולהיות נכון עם הטון. סרקזם, פרודיה ואירוניה קשה להכניס טקסט שחור ולבן קשה. גוונים הם מאוד מובנת בקלות. אל תכתוב אי-פעם אי-מייל שעלול להתפרש באופן שגוי ולהעביר אותו למישהו מחוץ להקשר. לעולם אל תכתוב אימייל שיהיה מביך אם מצוטט.
.6 אל תשלח עותקים נוספים. זה מסר, לא ארכיון או קמרון. כולנו שונאים את העטיפות הנוספות האלה שמכסות את כל מי שנשלח אליך לכל מי שיום אחד עלול להאשים אותך שלא שלח משהו, לא טיפל במשהו או עקב אחריו. שלח את הדוא"ל שלך לאנשים שהוא מיועד אליהם, ואף אחד אחר.
7. לכבד איות ודקדוק. השתמש בודק איות לפחות, אבל אתה מבין כמו שאתה עושה את זה איותים לא לתפוס הרבה שגיאות רע בשוגג. באמצעות "שם" עבור "שלהם", למשל, או בלבול נפוץ מאוד של אפוסטרופים ורבים, כאילו כל מילה רבים זקוקים לגרש. נסה את זה החיפוש של Google או האהוב האישי שלי, 10 שגיאות כתיב נפוצות ב oatmeal.com. שגיאות אלה לעשות לתקשורת שלך מה חתיכה גדולה של תרד שנתפס בשיניים עושה לחיוך שלך.
8. זכור שזה לא פרטי. כתובת הדוא"ל של החברה שלך שייכת לחברה, והודעת האימייל האישית שלך יכולה להתקשר לבית המשפט. אנשים שרוצים לדעת איך אפשר לחטט בדוא"ל. לעולם אל תכתוב באימייל כל דבר שמביך אותך או את הנמען שלך, לא הולם, מקופח, לא חוקי או מטומטם.
9. אימייל אינו עבור ארגומנטים. מילים כועסות אינן מתכלות. לעולם אל תתווכח בדוא"ל. ללכת במסדרון או לעלות על הטלפון. למדתי זאת בעצמי בדרך הקשה, וחשבתי שהשימוש המבריק שלי בשפה האנגלית יוכל איכשהו להצביע על משהו טוב יותר משיכולתי לדבר בשיחה מיושנת. זה אף פעם לא. אימייל כמעט אף פעם לא מנצח נקודה או מפסיק ויכוח. זה כמעט תמיד עושה דברים יותר גרוע, לא יותר טוב.
10. המוח אלה הנושאים. רוב תוכנות הדוא"ל שלנו בונה הודעות דוא"ל ארוכות כמו ילדים לבנות כדורי שלג מתגלגלים במורד. כל אימייל חדש נאסף מתחת לשרשור. האם יש מישהו שם בחוץ, אשר לפחות לא הבין פעם אחת בבהלה, מאוחר מדי, כי אתה בטעות בדוא"ל פתיל ארוך שכלל יותר מדי מידע או איזו הערה מביכה על מישהו לאורך הדרך. אתה לא שונא את זה כשזה קורה? ואז, מלבד בעיה זו, יש רק את הבשר פשוט של מידע חסר תועלת כמו כל דוא"ל חדש חוט כולל את כל הודעות הדוא"ל הקודמות. תחשוב על כמה בוצה אנחנו שולחים דרך צינור. האם כל אחד צריך להזכיר בכל דוא"ל על כל מה שנאמר בכל הודעות הדוא"ל הקשורות?
