הגשת מסמכים מסורתיים הוחלפה במידה רבה או נעזרה על ידי אחסון קבצים במסדי נתונים של מחשבים. ישנם יתרונות וחסרונות הגשת המסורתית. למרות קבצי נייר נמצאים בהישג יד שלך נגיש בקלות, הם גם תופסים כמות גדולה של שטח נייר פסולת. קביעת אם מערכת הגשת המסורתית מתאימה לך תלוי בעסק שלך. חברות משפטיות וחברות המחזיקות ברשומות רפואיות עשויות לגלות כי הקבצים שלהם משתנים או גדלים במהירות כה רבה, עד כי הגשת המסמכים המסורתית היא הדרך היחידה להתעדכן בהתפתחויות היומיומיות.
$config[code] not foundקל לגישה
ארגון קבצים מסורתי קל לגישה. הקבצים נמצאים פיזית במיקום מרכזי. אם אתה לא יכול למצוא משהו, אתה יכול להשקיע כל עוד אתה צריך לעבור את כל הקבצים עד שתמצא בדיוק את מה שאתה מחפש. היכולת לראות, לגעת ולקרוא את הקבצים שלך בכל פעם שאתה צריך עשוי לעזור לך לחשוב על איך לחדש היבטים של העסק שלך.
קל להבנה
מערכות תיוק מסורתיות הן בדרך כלל קל להבין. קבצים ניתן לסדר במספר דרכים, כולל אלפביתי, לפי נושא או מיומנות קובע, מספרית, לפי תאריך, לפי מיקום או לפי סדר חשיבות. גם אם אתה לא בתחילה להבין את מערכת תיוק בשימוש, אתה יכול להבין את זה על ידי עובר את הקבצים ואת תשומת הלב כדי להגדיר את הגורמים.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילמיושן
מצד שני, קבצים מסורתיים נייר הוחלפו בארגונים רבים עם הגשת המחשב. יותר חברות סורקות ומורידות את הקבצים שלהן למחשבים משרדיים. בשיטה זו, העובדים יכולים למצוא קבצים ולהעלות אותם באופן מיידי עם תוכנת מסד נתונים לחיפוש, חיסכון בזמן והגדלת הפרודוקטיביות.
קשה להגן
קבצים מאורגנים באופן מסורתי קשה להגן עליהם. שריפות או אסונות טבע אחרים יכולים להרוס קבצים, אשר עלול לגרום לאיבוד העסק. גיבוי קבצים מסורתיים הוא זמן רב, ולוקח שעות של העתקה, תיוג מחדש הגשת.
היעדר מקום ויעילות
ארגון קבצים מסורתי יכול לצאת מכלל שליטה. מספר הקבצים לארגון גדל עם העסק שלך; זה יכול להיות כאב במסד הנתונים כדי למצוא מקום עבור כל הניירת. תיוק פריטים ביעילות יכול גם להיות אתגר.
