פגישה מזכירים את מטרת הפגישה, עובדות רלוונטיות וכיצד על מקבלי להגיב על המידע. שמור את תזכיר כמו ישירה ותמציתית ככל האפשר ולשלוח אותו אלקטרונית או למקם אותו בתיבות הדואר הפנימי של העובדים שלך. מפגש מוצק של פגישות עסקיות מסייע למנהלים, למנהיגי קבוצות ולעמיתים לשתף מידע עם העובדים על פגישות עתידיות באופן יעיל ויעיל.
$config[code] not foundפורמט תזכיר
בצע את ההליכים הרגילים עבור תקשורת עסקית כתובה בעת עיצוב תזכיר פגישה - שטח יחיד משמאל להצדיק את התוכן, לדלג על שורה בין פסקאות, לשים מקום אחד לאחר כל תקופה ולא הזחה כאשר אתה מתחיל סעיף חדש. השתמש כותרות ספציפיות, כגון "מה להביא לפגישה" כדי לסייע לנמענים לזהות מידע חשוב, ולספק רשימות ממוספרות נקודות תבליט, כך שהם יכולים לאתר במהירות את המידע הדרוש להם, ממליץ על אוניברסיטת פורדו Online הכתיבה מעבדה. השאר מרווח של 1.5 אינץ 'בראש - אלא אם אתה משתמש בנייר מכתבים ועליך להגדיל את השוליים - ולכתוב את המילה "MEMORANDUM" באותיות גדולות מודגשות בחלק העליון של הדף, ממליץ על אוניברסיטת לויולה בניו אורלינס.
פרטים וחומר נושא
לספק מידע ספציפי על הפגישה. אל תשתמש בפגישות של פגישות כדי לדון בנושאים אחרים שאינם רלוונטיים לפגישה, ממליץ על האוניברסיטה של אוניברסיטת מרילנד קולג '. כלול את התאריך, השעה והמיקום של הפגישה, הנושא הראשי ומי מנהל את הפגישה בכותרת. כתובת המזכר לעובדים בודדים, מחלקת שלם, צוות מסוים או צוות שלם, לפי הצורך. לספק סיכום קצר של מה יידונו בפגישה כוללים הוראות או קבצים מצורפים אם אתה רוצה עובדים לקרוא או להכין חומרים לפני תאריך הפגישה. שמור את התזכיר בדף אחד או פחות.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילטון מקצועי
השתמש בשפה המקצועית היומיומית הרגילה בתזכיר שלך והמנע סלנג, סרקזם או בדיחות. ברור מתי, איפה ולמה אתה מנהל את הפגישה, ואל תנסה להרשים את הנמענים עם מילים אוצר המילים frilly. להיות ישיר וספציפי עם פרטים הפגישה שלך והוראות, תוך שמירה על נימוסים מנומס ואדיב. הימנע רגש לדבוק עובדות בסיסיות על הפגישה, על פי אוניברסיטת לויולה. גם אם תדון בנושאים רגשיים טעונים רגש, קונפליקטים או דאגות של החברה במהלך הפגישה, תזכיר הפגישה שלך זקוק לטון רגוע וניטרלי.
דרכים לשליחת תזכיר פגישה
שלח תזכיר פגישה באותה הדרך שבה היית נוהג לתקשר עם עמיתים לעבודה ואנשי צוות. לדוגמה, מנהל בית ספר יסודי יכול לשים עותק קשיח של התזכיר בתיבת הדואר הפנימית של כל מורה. לחלופין, היא עשויה לשלוח תזכירים אלקטרונית לכתובות הדוא"ל של המורים. רק לשלוח תזכיר הודעת טקסט לעובדים שלך אם כבר הודיעו להם מראש כי אתה מתכוון להתכתב בדרך זו. תזכורות הן בדרך כלל זמן רב מדי לשלוח באמצעות הודעות טקסט, אלא אם כן אתה רק מספק את התאריך, השעה והמיקום. הימנע משימוש בחשבונות הדוא"ל האישיים של העובדים לעסקים, אך אל תהסס לשלוח תזכורות לפתיחת כתובות דוא"ל.
