פרוטוקול הפגישה הוא תיעוד חשוב של מה שהתרחש באסיפה, כולל פריטים שנדונו, החלטות שנעשו, משימות שהושלמו ואצלו וצוואות להשלמה שנקבעו. באופן אידיאלי, דקות הפגישה משמשות את שני המשתתפים בפגישה ואת מי החמיץ את הפגישה כנקודת התייחסות לפעולות שיש לנקוט. דקות משמשות גם בעתיד כמשאב צריך מישהו רוצה לחזור ולהתייחס זמן מסוים או פרויקט. האוצר הערות הפגישה צריך להיות מפורט במיוחד ספציפי כפי שהם עוסקים מספרים חשובים וסטטיסטיקות. אם אתה האחראי על לקיחת הערות ועדת הכספים, להיות בטוח ההערות שלך לעקוב אחר פרוטוקול החברה לדבוק בהנחיות בסיסיות עבור קבלת יעיל פגישה הערות יעיל.
$config[code] not foundהערה שם החברה, התאריך והשעה בחלק העליון של המסמך. כמו כן, כל מידע רלוונטי אחר, כגון מחלקה או שם צוות ספציפי או כל סיבה ספציפית שנקראה לפגישה.
שיא המשתתפים. משתתפי ישיבת ועדת הכספים כוללים, בדרך כלל, יו"ר דירקטוריון, דירקטורים ועובדים הקשורים ישירות לחברה, כגון רואה חשבון או מנהל כספים. אם מדובר בפגישת מימון ממשלתית, מנהל העיר ואפילו ראש העיר עשויים להיות נוכחים. בנוסף, חברות חיצוניות עשויות להיות מיוצגות באסיפה אם יש דיון על פרויקט מסוים. הקפד לציין כותרות של אנשים. אם אתה צריך, לעבור סביב גיליון נוכחות אז אתה לוודא לקבל את השמות הנכונים של המשתתפים. אתה יכול גם להקליט את שמות המשתתפים שלא יכלו להיות נוכחים אבל אולי צריך עותק של דקות.
אם יש אג'נדה, לרשום את ההערות שלך על ידי כל נושא כמו הנושא הוא דנו. נושאים בוועדה של ועדת כספים כוללים לעתים קרובות תקציב, דוחות כספיים מיוחדים, דוחות כספיים או כספיים, הקצאות עתידיות או שינויים או עדכונים בלוח התקציב. לכלול נקודות עיקריות של דיון ותת נקודות בפרוזה או כדור הטופס בהתאם פרוטוקול החברה. שים לב מי מדבר, כל השמות או המספרים המוזכרים, כמו גם כל מי שאליו המשימה מיועד ואת תאריך היעד עבור המשימה.
להקליט "עסקים אחרים". לאחר הפריטים על סדר היום כבר מכוסה, ליצור סעיף חדש בשם עסקים אחרים. כאן תוכלו לרשום את כל הפריטים החדשים כי הם העלו לדיון. שוב, לציין את הדובר, כל תאריכים או מספרים דנו וכל המשימות שהוקצו ותאריכי היעד.
הגהה ועיבוד מידע חסר. לפני הגשת הערות הפגישה שלך לוודא שהם קריא נכונה מבחינה דקדוקית, כי אין שגיאות הקלדה ושמות היו מאויתים כהלכה. אם קיים מידע חסר שידוע כי דנו בו, נסה לאתר את המידע החסר. נסו לכתוב את הפרוטוקול מיד לאחר הפגישה ככל האפשר, בעוד אתה עדיין זוכר מה נדון.
