הזמן הוא אחד הנכסים היקרים ביותר לבעלי עסקים. אבל עם כל כך הרבה זמן לבזבז משימות על רשימת מטלות שלך, אתה צריך להשתלט על העבודה שלך או שזה ייקח את השליטה עלייך. למרבה המזל, הטכנולוגיה יכולה לעזור.
$config[code] not foundהנה 10 פעמים נפוצות לבזבז משימות כדי להפוך את הזמן לפנוי:
מיון הודעות דוא"ל
לפני שאתה מסתובב כדי להגיב על הודעות דוא"ל, זה עוזר לארגן אותם. אחד המהלכים היעילות הטובה ביותר שאתה יכול לעשות הוא להשתמש בתווית, תג ו / או פונקציות התיקייה בתוכנית הדוא"ל שלך. בדרך זו, אתה יכול להתמודד עם הודעות דוא"ל חשובות הראשון, ופחות אלה מאוחר יותר (או אולי אף פעם). זה גם עוזר לך "אצווה" מיילים ליעילות.
לדוגמה, הודעות מסוימות עשויות לדרוש תגובה מיידית בעוד שאחרים יוכלו לחכות. לחלופין, ייתכן שתרצה להתמקד בדוא"ל הקשור לפרויקט ספציפי אחד בכל פעם. מצבים אלה מושלמים עבור תיקיות שכותרתו.
פלטפורמות דוא"ל כמו Gmail יכולות למיין באופן אוטומטי הודעות דוא"ל לתיקיות, בהתאם לכללים שאתה מייעד. לדוגמה, עלונים שבועיים יכולים להיכנס לתיקיה אחת. הודעות דוא"ל מלקוחות ניתן לשלוח לתיקיית עדיפות או שכותרתו "חשוב".
מענה לדוא"ל
ברגע שהגיע הזמן להגיב על הודעות דוא"ל, יש כנראה כמה תגובות שיהיו זהות או לפחות דומה. לדוגמה, תוכל לשלוח תגובות דומות לפניות של לקוחות פוטנציאליים או של הציבור הרחב.
במקרים אלו, תוכל לחסוך זמן רב באמצעות תגובות משומרות ב- Gmail או בתבניות דוא"ל ב- Outlook.
פרסום מדיה חברתית
עיסוק אישי בתקשורת חברתית הוא חשוב - ואתה לא צריך לדלג על זה. זה לא אומר שאתה צריך לעשות כל דבר באופן ידני, אם כי.
בעת פרסום עדכונים כלליים, קישורים או תוכן דומה, תזמון יישומים כמו Buffer ו- Hootsuite יכול לעזור לך לחסוך זמן על ידי תזמון הודעות ללכת לחיות במהלך השבוע. במקום לעבור הלוך ושוב בין אתרים ואפליקציות, אתה מנהל הכל ממרכז שליטה אחד.
פלטפורמות בלוגים כמו וורדפרס אתרי מסחר אלקטרוני כמו Etsy גם מציעים אפשרויות לפרסם באופן אוטומטי קישורים חדשים או מוצרים באתרי מדיה חברתית.
לבסוף, אם אתה מעדיף לאצור תוכן של צד שלישי לעוקבים שלך, שירות כמו מקורות חברתיים בסך $ 99 ופוסטים תוכן לחשבונות החברתיים שלך, לפי ההנחיות שלך. זה ישחרר אותך לעבוד על אסטרטגיה חברתית, ולא על פרטי הביצוע.
תזמון פגישות
האם אי פעם הלך הלוך ושוב לתזמן פגישות עם כמה אנשים עסוקים - נאבקים כדי למצוא תאריך ושעה שעובדת של כולם לוחות שנה? זה יכול להיות מתסכל.
אם לתזמן הרבה פגישות, אתה יכול לבלות שעות בכל שנה על זה בזבוז זמן המשימה. במקום זאת, מדוע לא ליישם App תזמון מקוון כמו ScheduleOnce?
אתה פשוט לחבר את היומן הקיים שלך לאפליקציה. אפליקציית תזמון טובה תשתלב עם לוחות שנה פופולריים כגון Outlook ו- Google יומנים. לאחר מכן, הזמן צד שלישי כדי לגשת לאינטרנט כדי לראות מה זמין על לוח הזמנים שלך, ובחר תאריכים וזמנים נוח להם.
כמה אנשים חכמים אפילו לכלול קישור ללוח השנה המקוון שלהם ישירות חתימות הדוא"ל שלהם - חיתוך עוד צעד אחד נוסף של התהליך.
תוכל למנוע בזבוז זמן השדה והשוואה של הודעות דוא"ל. תזמון פגישות מעולם לא היה כל כך קל כמו עם תזמון App.
שליחת חשבוניות חוזרות
אם אתה מחייבת לקוחות או לקוחות עבור אותה כמות בכל חודש, קל להפוך את זה לאוטומטי. כמה תוכנות חשבונאיות כגון Xero ניתן להגדיר כדי ליצור ולשלוח את החשבוניות הרגילות חוזרות. חלק מהמערכות גם שולחות תזכורות מעקב אם החשבונית אינה משולמת בזמן.
או אולי יש לך לקוחות על הסדרי החיוב חוזרת כרטיס אשראי, כגון עבור מנויים. במקרה זה, להשתמש משהו כמו Freshbooks או PayPal לחייב את כרטיס הלקוח בכל חודש.
עסקים קטנים רבים מתרעמים בצער על שליחת החוצה ומעקב אחר חשבוניות. אוטומציה חוסכת זמן, כמובן. זה גם עושה את זה פחות סביר כי משימה חשובה זו תיפול דרך סדקים.
אוטומציה של התנועה התנועה דוחות
אחת הדרכים הטובות ביותר ללמוד כיצד למשוך יותר תנועה באתר, היא להבין את התנועה הקיימת שלך טוב יותר. אתה צריך לדעת מה עובד היום - ומה לא. במילים אחרות, אתה צריך להתמודד טוב על מה המבקרים מחפשים, איך הם מגיעים לאתר שלך, ומה הם עושים ברגע שהם מגיעים לשם. חשוב לבדוק זאת מעת לעת כדי למדוד אם אתה מתקדם.
אבל סינון כמויות אדירות של נתוני Google Analytics לוקח זמן. ואתה עלול להתמהמה.
במקום זאת, קח את הזמן - פעם - כדי להגדיר דוחות של נתונים סטטיסטיים עיקריים. לאחר מכן יש לדווח (ים) בדוא"ל אליך ו / או אחרים על הצוות שלך פעם בשבוע. תוכל לשלוח אותם כקובץ PDF או כגיליון אלקטרוני של CSV.
דוחות תנועה חוזרים אלה של Google Analytics יחסכו זמן רב בטווח הארוך. במקום לבקר במרכז השליטה של Google Analytics ולבדוק את הנתונים באופן ידני (כשתזכור!), תקבל דוח מדי שבוע, שתוכל לעיין בו במהירות או לכסות פגישות צוות.
טיפול בתקשורת של תמיכת לקוחות
עסקים קטנים נוטים להגיע לנקודה שבה הטיפול בבעיות הלקוח באמצעות דוא"ל רגיל הופך מסורבל. אתה בסופו של דבר העתקה והדבקה של מידע מתוך הודעות דוא"ל לתוך מערכות תוכנה אחרות, כגון מערכת ההזמנות שלך או מסד הנתונים של אנשי הקשר.
גרוע מכך, תקשורת חשובה נקברת בתיבת הדואר הנכנס של עובד אחד. לאחרים בחברה אין חשיפה, אלא אם כן אתה זוכר באופן ידני דוא"ל עמיתים לעבודה כדי לשמור אותם לולאה.
עזרה דלפק תוכנה כגון Groove יכול להיות הצלה. מערכות דלפק העזרה או הכרטוס מקבלות את תקשורת הלקוחות למקום מרכזי אחד, ומודעות אוטומטית לכל חברי הצוות הנכונים.
ואז ללכת אחד טוב יותר - להשתמש בכלי כמו Zapier לשלב את תמיכת הלקוחות עם מערכות אחרות אתה משתמש. השתמש Zapier לשלוח תקשורת לתוכנה החשבונאית שלך (כגון כדי לעדכן את פרטי הקשר של הלקוח). או לשלוח אותו למערכת ניהול הפרויקטים שלך (כגון אם יש צורך בתחזוקה מיוחדת בחשבון).
על ידי שילוב עם מערכות אחרות, תוכל למנוע הזנת נתונים כפולים, או גרוע מזה, הזמן לבזבז את ההשפעות של בלבול וטעויות.
אוטומציה מעקב אחר הודעות דוא"ל שיווק
שיווק תוכניות אוטומציה כגון Infusionsoft יכול לסייע לצוותים קטנים להשיג מינוף. תוכל להגדיר מסעות פרסום שיווקיים עם סדרה של תקשורת עבור כל שלב.
לדוגמה, נניח הסיכוי מגיע לאתר שלך וממלא טופס להוריד את הטבלה החופשית שלך. אתה יכול לשלוח סדרה של תקשורת מעקב לטפח כי להוביל - ללא צורך יזום דוא"ל באופן ידני בכל פעם. זה מינוף!
מילוי טפסים מקוונים
בכל פעם שאתה מנסה להירשם לקבלת פלטפורמה חדשה, שירות מקוון, עלון או כל דבר הדורש רישום, אתה כנראה למלא טופס.מילוי טופס אחד כאן או לא עניין גדול. אבל יחד הם מסתכמים אחד הזמן בזבוז משימות בחיים שלך.
תוכנות כמו Roboform יכולות לאכלס את הטפסים האלה באופן אוטומטי. אתה לא צריך להזין את אותו מידע שוב ושוב.
גיבוי הנתונים שלך
הנתונים שלך הם אחד הנכסים החשובים ביותר שיש לעסק שלך. לכן גיבויים רגילים כל כך חשובים. אבל אנשים שוכחים או פשוט לא לקחת את הזמן כדי להשלים את המשימה באופן קבוע.
ענן שירותים מבוססי כמו Carbonite ו Dropbox מציעים פתרונות אשר באופן אוטומטי לגבות את הקבצים שלך לענן.
באמצעות Google Drive ו- Microsoft OneDrive, באפשרותך לציין שכל המסמכים שלך ישמשו כברירת מחדל לשמירה אוטומטית לענן. ואתה יכול גם להגדיר גיבויים אוטומטיים מקומית דרך Windows או Apple Time Machine.
להפוך את אלה 10 זמן לבזבז משימות, ולאחר מכן למצוא 10 יותר כדי להפוך. כמה דקות משוחררות פה ושם בסופו של דבר להוסיף עד שעות. אלה שעות אתה יכול להשתמש כדי לבעוט אחורה וליהנות מהחיים.
נמאס בעבודה צילום דרך Shutterstock
5 תגובות ▼
