תפקידה של המזכירה כולל בדרך כלל ביצוע הסדרי נסיעה עבור הבוס שלה ו / או עובדים אחרים. מאז המזכירות הם בדרך כלל אחראי על שמירה על לוח הזמנים עבור מנהלים עסוקים, הם גם לדאוג תוכניות הנסיעה שלהם ולהבטיח את הסידורים מטופלים, כולל הזמנות מלון השכרת רכב.
תכנון לבצע הסדרי נסיעות
ברגע שמזכירה מגלה שהבוס שלה צריך לנסוע לעסקים, היא חייבת ללמוד את התאריכים המדויקים של הנסיעה הצפויה. אם אתה אחראי על ביצוע הסדרי נסיעה עבור כולם במחלקה או במשרד שלך, עליך לקבוע אם חברי צוות אחרים נוסעים באותו זמן גם כן. בהתאם לחברה אתה עובד, ייתכן שיהיה עליך לקבוע את התקציב עבור הוצאות נסיעה או לפנות למחלקת הנהלת חשבונות כדי לראות אם הכסף הוא בתקציב עבור הנסיעות. אתה חייב לגלות מה המלונות נמצאים באזור שבו הבוס שלך יהיה לנסוע, אם יש לה העדפות, ולקבל את העלויות ואת הזמינות של חדרים.
$config[code] not foundביצוע נסיעות הסדרים
עכשיו שיש לך אישרו את הימים ואת מספר האנשים הנוסעים, עליך לבצע את הסדרי הנסיעה בפועל. תפקידיה של מזכירה עשויים לכלול כניסה לאינטרנט ועריכת ההזמנות בעצמה או פנייה לסוכנות נסיעות עם כל הפרטים. לחברות גדולות יותר יש מחלקת נסיעות שבה המזכיר רק צריך לספק את המסלול המוצע ואת צוות הנסיעות יש את האחריות למעשה לעשות את כל ההסדרים. האחריות שלך תכלול גם בדיקה של אישור ההסדרים והבטחת נכונותם. אתה חייב לדעת אם הבוס שלך יש העדפות ישיבה על המטוס, כמה חתיכות של המטען יילקחו אם בכלל יש לבדוק. הפגישה או הוועידה שהבוס שלך ישתתף בה יחייבו את הזמנת המושבים שלה ותהיה כנראה אחראית לשליחת RSVP בשמה.
השלמת ההסדרים
חלק נוסף של ביצוע הסדרי הנסיעה כולל טיפול בצרכים נסיעות עבור הבוס שלך בזמן שהיא משם. אתה חייב לדעת אם הבוס שלך צריך תחבורה לשדה התעופה או אם היא תהיה החזר עבור עלות החניה המכונית שלה בשדה התעופה. אתה צריך לספק עותק מודפס של המסלול עבור הבוס שלך להשתמש כאשר היא מגיעה ליעדה כך שהיא תדע את לוח הזמנים היומי שלה לכלול את הכתובות של המלון ואת המיקום של הפגישה או הכנס. אתם יכולים להזמין מראש רכב שכור שיהיה זמין עם ההגעה או להסדיר את שירות ההסעות של המלון שייקח אותה למלון. תפקידי מזכירות בעת ביצוע הסדרי נסיעה כוללים הבטחת היבט של כל הטיול.
