הדקות העסקיות משמשות מסמך רשמי של פגישת החברה. פרוטוקול שמור כהלכה מציע סיכום אובייקטיבי של הליכי הדירקטוריון והוועדה, תוך מתן עדות לקיום חובות רגולטוריות ונאמנות.
מלאו פרטים בסיסיים תחילה
הקלט עובדות חיוניות בפסקה הראשונה. שימו לב מתי ואיפה התכנסה הפגישה, וכמה זמן נמשכה, וכן נוכחות או היעדר מנין חוקי. זהה את כל המשתתפים, החל מחברי מועצת המנהלים ומדירקטורים. ציין אם הם נעדרים. רשום שמות של אנשי צוות או אורחים בשורה נפרדת. כמו כן, ציין אם האירוע היה מפגש קבוע או מיוחד.
$config[code] not foundזיהוי פעולות מפתח
הקדישו פסקה אחת לכל תנועה, החל מאישור פרוטוקול הפגישה האחרונה. לזהות מי עשה את ההצעה, ואת התוצאה, אבל אל תדאג על שם אלה מי seconded את ההצעה. אם ההצבעה היא מסדר, לציין את שמו של כל אדם. הקפד להקליט תנועות מילה במילה.
עצה
אם אתה לא בטוח מי עשה תנועה, לא לפחד לשאול. עם זאת, אם אתה לא מבין נקודה מסוימת, להדגיש את זה על סטדוס כרית - או הערות גסות על המחשב הנייד שלך - אז אתה יכול לשאול את יו"ר על זה מאוחר יותר.
לסכם נקודות חיוניות
לעורר דיונים ארוכים. כיצד חברי מועצת המנהלים מחליטים שהנושא רלוונטי יותר מהשיטות שבהן השתמשו כדי להגיע להסכמה על כך. אם מחויבויות רגולטוריות או נאמנות מחייבות שתקליט מידע מסוים, רק רשמים גורמים שהשפיעו על הצבעה מסוימת, כגון דיון על היתרונות והחסרונות של הצעה.
עצה
השתמש במילות מפתח, בכל מקום אפשרי, כדי לעזור לך לרשום הערות. כתוב מילות מפתח בצד שמאל של פנקס סטנו שלך, אם אתה משתמש אחד. רשום הערות לגבי כל מילת מפתח בצד ימין.
שיא הרשעות והימנעות
זהה אירועים כגון מחלוקות או הימנעות כאשר חברי מועצת המנהלים או המנהלים רוצים אלה תצוגות ציין את הרשומה, או כללים פרוצדורליים דורשים את זה. לדוגמה, חבר לא יוכל להצביע בנושא בגלל ניגודי אינטרסים אמיתיים או נתפסים. במקרה זה, אתה תכתוב, "חבר מועצת המנהלים של X היה פטור מלדון או להצביע על Motion Y".
עצה
הימנע מפורט הערה לקיחת הפעלות המבצעת, אם הלוח קורא אחד. פשוט שים לב המשתתפים, כמו גם את התאריך, השעה, מקום ומשך.
סקור את עבודתך
הגה ותקן את טיוטת הדקות שלך, רצוי לאחר הפגישה, ולאחר מכן להגיש אותם ליו"ר לסקור. אל תעודד עריכה מרכזית מפני שהיא עלולה לפגוע בדיוק העבודה שלך. הירשם ותאריך דקות לאחר שהמועצה אישרה אותם. צרף אותם לכל העותקים המקוריים של דוחות הוועדה, התכתבות ודוחות כתובים. הזן את העותק הרשמי בספר דקות של הארגון.
עצה
ברגע שחברי הדירקטוריון והמנהלים יקבלו את הפרוטוקול, אין צורך לכלול את הקבצים המצורפים. במקום זאת, לסכם אותם בדקות שלך.
אזהרה
הימנע משימוש בשפה רגשית או שיפוטית בדקות שלך. שמור על עמדתך כצופה ניטרלי.
