מערכות תיוק קובעות נהלי משרד המארגנים מידע על פי כללי עקביות המקלים על איתור מידע. מערכות תיוק מארגנות מסמכים שאנשים אחרים וארגונים שולחים לחברה, רשומות של הפעילות הפנימית של החברה ורשומות של מידע שהחברה שולחת לחברות ויחידים אחרים.
דואר נכנס ותיבת דואר יוצא
תיבת הדואר היוצא מחזיקה מסמכים יוצאים לפני שהם מופצים. מסמכים יוצאים כוללים דואר יוצא, פקסים או מסמכים לסריקה ושליחה בדוא"ל לגופים מחוץ לארגון. תיבת הדואר הנכנס מחזיקה מסמכים נכנסים לפני שהם מוגשים או מופצים באופן פנימי. מסמכים אלה כוללים מזכרים; מסמכים המפרטים פרויקט חדש, יוזמה או לקוח; ומסמכים שמגיעים בדואר. בחלק מתיבות הדואר הנכנס יש שני מקטעים. סעיף אחד מכיל מסמכים בעלי קבצים קיימים וקטע נוסף מכיל מסמכים הזקוקים לקובץ חדש.
$config[code] not foundקבצים וקטגוריות
קבצים הם תיקיות המחזיקות מידע השייך יחד לפי שם, תאריך, נושא, מיקום, פרוייקט או נתונים אחרים. קבצים מרובים מקובצים לפי קטגוריות. לעתים קרובות קטגוריות אלה מוקצים צבע וקוד צבעוני תיקיות או מדבקות משמשים לעיון קל לקטגוריות אלה. מערכות תיוק קובעות את המיקום הלוגי של קבצים בודדים בקטגוריה. לדוגמה, למשרד של הרופא יש קטגוריות מקודדות בצבע שמתאימות לכל אות באלפבית עבור שמות משפחה של המטופל. מערכות תיוק אחרות מסדירות קבצים לפי נושאים, תפקידים מספריים, גיאוגרפיים וכרונולוגיים.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילהתכתבות
דואר נכנס מאוחסן בקבצים הנוגעים למידע על המסמכים. חברות מכניסות עותקים של תגובות לדואר הנכנס באותו קובץ כמו המסמכים הנכנסים המקוריים. חברות מסוימות חותמות עותקים של תגובות שהושלמו כדי להבדיל אותן מהתשובות שטרם נמסרו. כמו כן, עותקים של מסמכים יוצאים מאוחסנים בתיקים הנוגעים למידע על המסמכים, ומאוחסנים באותו קובץ כמו כל תגובה שהחברה מקבלת למסמכים אלה.
הפצה פנימית
תיבת הדואר הנכנס מחזיקה מסמכים המופצים בתוך ארגון, כולל דואר לעובדים, תזכירים ומסמכים פיזיים אחרים שהעובדים האישיים מקבלים. מסמכי תיבת דואר נכנס פנימית מופצים לעובדים על-ידי הצבת המסמכים בתיבות שחרור של עובדים, ולפעמים על-ידי סריקה או שליחת מסמך בפקס לעובדים מרוחקים.
מפתח תיוק
אם אין קובץ קיים שמתאים באופן הגיוני למסמך חדש, נוצר קובץ חדש לאחסון אותו. כמו כן, קטגוריה חדשה נוצרת עבור מסמך חדש אם אין קטגוריה קיימת המתאימה למסמך. מקשי קבצים מספקים אינדקס עבור מערכת תיוק. רשימת מפתחות קבצים לקודד את כל הקטגוריות במערכת תיוק, וכן לציין כיצד המידע מאורגן בתוך כל קטגוריה. בכל פעם שנוצרת קטגוריה חדשה, מפתח הקובץ מתעדכן ומופץ לשאר הצוות או מוצג בנקודת התייחסות מרכזית.
