כתבתי בטור האחרון שלי על הקורא החדש אמזון קינדל ספר אלקטרוני ואמר:
$config[code] not found"כולנו חיכינו בדאגה להתממשות של" המשרד ללא נייר ", אך הבטחה זו נראית אשליה חמקמקה מתמיד".
אבל אולי המשרד נטול הנייר נראה לעין. כן, הקשבתי לאלה הממשיכים לומר כי המשרד ללא נייר הוא עדיין חלום. אבל אני חושב שהמפתח כאן הוא לשאוף ולהתקדם לקראת התקדמותם של העיתונים, לא שלמות בהשגת המטרה הסופית. מערכת ניהול הנתונים הנכונה יכולה לשלב את המעשיות של הנייר עם המהירות של מידע וטכנולוגיה חדשים.
כמו יזמים ובעלי עסקים קטנים, אנחנו רוצים לחסל את כמות הנייר אנו משתמשים כי זה פשוט דורש יותר מדי זמן (וכסף) כדי לייצר, לארגן, ולהחזיר. עושה זאת יכול פשוט להציל את החברה שלך הרבה כסף, ולעזור לך להרוויח יותר כסף גם כן.
עם ההתפשטות הנוכחית של מידע, אנחנו צריכים לעשות את המידע הזמין לעצמנו ולאחרים במהירות של העולם של היום.
תסתכל על הדרך נייר וקבצים מטופלים על העסק שלך.
אם אתה אוהב אותי, אני יהיה כל כך נועז להציע כי מה שאתה מוצא לא יעשה אותך מאושר.
אולי יש לך את המשרד המאורגן ביותר בעולם, אך הזמן שנדרש כדי systematize הרשומה שלך ולשמור על שיטה זו של הארגון מתרגם דולר אמיתי - שעות שניתן להוציא על מו"פ ושיווק.
האם אתה מעסיק "ערימות" מערכת הגשת, שמירה על דברים ערמות מסודר, כך שאתה יודע בדיוק איפה הכל? תחשוב על העומס הפיזי שנגרם לך, כמו גם על האשמה שאתה מרגיש כי אתה תמיד מרגיש את הצורך 'לעבור' ערימות אלה - כדי להבטיח, לכל הפחות, כי אתה לא שכח משהו.
אם קבצי נייר הם לקבור את המשרד שלך, "הולך paperless" עשוי להיות אפשרות טובה. אבל מה, בדיוק, עושה הולך ללא נייר עבור העסק שלך? זה כרוך קבלת ההחלטה לעשות את זה ולא לחזור אחורה. זה אומר מקבל את כל הקבצים האלה סרוקים לתוך המחשב, ואת צוות האימונים להשתמש בקבצים דיגיטליים.
עכשיו אלה ניירות שהיו פעם כדי להיות שנשלחו משייך אחד למשנהו או מהעסק שלך ללקוח או הלקוח פרספקטיבה ניתן לראות בכל מקום בו הם זקוקים. החברה שלך יכולה לחסוך שעות רבות ודולרים אינסופיים בפרודוקטיביות ויעילות בלבד.
המציאות היא כי המשרד שלך תמיד להשתמש בנייר. המונח "ללא נייר" הוא גבוה מדי של תקן להגיע. יש אנשים שצריך להדפיס דברים כדי לקרוא אותם. תוכלו להדפיס דברים כדי לשאת אתכם ולהראות לאנשים אחרים. לא כל מצגת יכול להיות מותאם ל- PowerPoint. אתה לא תהיה להיפטר מדפסות אלה.
אבל אתה תהיה להיפטר ארונות תיוק, או לפחות חלק מהם, כמו שאתה לסרוק קבצים למחשב וליצור קבצים חדשים במחשב, ואת הצורך לארגן את הקבצים האלה כל הזמן.
הנה 4 דברים לשקול כאשר הולך ללא נייר:
1. בעת סריקת קבצים, סורק מסמכים ייעודי הוא חיוני.
2. בעת שמירת קבצים, הדרך הטובה ביותר והמקובלת ביותר בעולם היא בפורמט PDF, או בפורמט מסמך נייד. זה פורמט יציב שמחזיק את הקובץ נראה בדיוק כפי שהוא נראה על הנייר. זה ניתן לקרוא באינטרנט או מודפס, לוקח מקום קטן, והוא קל ליצור עם תוכנה זמינה Adobe.
3. אם אתה digitizing הקבצים שלך, אתה הולך צריך כונן קשיח המוקדש מחזיק החדש שלך "ארון הקבצים", וכן נתונים טובים גיבוי המערכת. אנשי מקצוע טכניים מציעים שיש שני כוננים קשיחים ניידים. אתה מגבה אחד את השני כל שבוע, ולקחת את הגיבוי למיקום מחוץ לאתר כגון תיבת הבנק להפקיד.
4. אם אין לך את המחשבים שלך על רשת תקשורת מקומית (LAN), הם יצטרכו להיות מחוברים כך שכולם יוכלו לגשת לקבצים. הגדרת רשת אלחוטית עלויות על $ 25-50 לכל מחשב, בתוספת $ 75-100 דולר עבור "רכזת" או נתב מרכזי עבור ארבעה מחשבים.
רוב האנשים אין שום בעיה להציג קבצים דיגיטליים ושמירה עליהם. מה אתה ועובדים שלך עלול להיות בעיה עם מתרגל למערכת הרשומה החדשה וניהול מידע. קבל את כולם על הלוח במונחים של פרוטוקולי הקבצים. כיצד יש לסמן את הספריות? איך צריך להיות שם קבצים? זה חיוני כי כולם משתמשים באותם סטנדרטים. להחליט מה יהיו אלה ולהדפיס עותקים לכולם. צור עותק זמין ברשת החברה.
הולך ללא נייר הוא עניין של בחירה: זה אורח חיים מודע החלטה בסגנון עבודה. זה אחד, כאשר מחויבים לחלוטין, יכול להגדיל את הפרודוקטיביות שלך, יעילות, ויעילות, כמו גם להפחית את כמות הפסולת כי כל אחד מאיתנו לייצר.
האם החלטתם ללכת ללא נייר?
* * * * *
