יש אחריות בעלי עסקים קטנים ביותר היה כנראה רוצה לשכוח. אבל זה הכרחי עבור כל מי שמפעיל משהו גדול יותר מאשר הבעלות הבלעדית. זוהי האחריות שלך לשמור רשומות על העובדים שלך. אמנם זה לא יכול להיות החלק המרגש ביותר של ניהול עסק, זה חשוב.
דרישות שימור של העובד
ממשלות הפדרלי, המדינה והממשל המקומי יש כל דרישות שונות כשמדובר שמירה תיעוד מדויק על שכירת פונקציות HR אחרים כדי להגן על העובדים והעסקים כאחד. כעסק, אי יכולת לשמור את הרשומות האלה על היד יכול להשאיר אותך פתוח חליפות סיום פסולה או השלכות דומות ללא כל הניירת כדי להגן על עצמך. הנה כמה הדרישות העסק שלך אולי צריך לספק כאשר מדובר שמירה רשומות העובדים.
$config[code] not foundשמור על שיאים עבור שנה
כאשר אתה עובדים עבור עמדה חדשה, חוקים פדרליים כמו האמריקאים עם מוגבלויות חוק ו כותרת השביעי דורשים ממך להיות לא מפלה בתהליך ההעסקה שלך. אז אתה צריך לשמור את כל היישומים, קורות חיים ותיעוד אחר מתהליך גיוס לפחות שנה לאחר העבודה היה מלא במקרה אחד הצדדים שלא קיבלו את העבודה להחליט להגיש תביעה.
שמור רשומות שכר במשך שלוש שנים
רשומות שכר הם הכרחיים כדי לוודא עובדים הם די פיצוי על שעות הם עבדו ולוודא העסק שלך עומד בכל שעות נוספות ודרישות שכר המינימום. החוק מחייב אותך לשמור על רישומים אלה עבור עובדים שאינם פטורים במשך שלוש שנים. עם זאת, עובדים יכולים גם לבחור להגיש תביעות אם הם מרגישים שהם חייבים לשלם בחזרה עבור כל שעות נוספות עבד. אז זה יכול להיות מועיל לך לשמור אותם על היד במשך עד חמש שנים לאחר סיום.
שמור I-9 טפסים לשנה לאחר סיום
I-9 טפסים נדרשים עבור עסקים כדי להראות שהם אישרו עובד זכאי לעבודה בארצות הברית. על פי חוק, אתה נדרש לשמור על טפסים אלה במשך שלוש שנים לאחר שכירת עובד או שנה אחת לאחר סיום העובד, לפי תאריך מגיע מאוחר יותר. כמו כן, אתה נדרש לאחסן טפסים אלה בנפרד מרשומות אחרות.
שמור ניירת ההפרדה במשך חמש שנים לאחר סיום
שמירה על ניירת הקשורה לסיום או הפרדה חיונית גם במקרה אתה מתמודד עם בעיות סיום פסולה. שמור מכתבי התפטרות ולצאת הניירת ראיון על ידו במשך שלוש שנים לאחר העובד עוזב ניירת ההפרדה במשך חמש שנים.
שמור FMLA השאירו דוחות במשך שלוש שנים לאחר סיום
המשפחה לעזוב את החוק חוק יש שם כדי להבטיח עובדים זכאים לקבל חופשה שלא שולמו במקום העבודה שלהם מוגן במקרה של בעיה רפואית או משפחתית. אם עובד שולח בקשה לחופשת FMLA, עליך לשמור מידע זה ברשומות שלך למשך שלוש שנים לפחות לאחר שהעובד עובד בדרכים עם העסק שלך, ללא קשר לשאלה אם החופשה ניתנה או לא.
שמור על הטבות פרישה טפסים במשך שש שנים
אם אתה מספק הטבות פרישה לעובדים, אתה צריך לשמור את המידע על היד לפחות שש שנים לאחר העובד עוזב או מסתיים, על פי חוק העובד פרישה הכנסה אבטחת חוק. בנוסף, קבע בית המשפט כי באחריות החברה להוכיח כי הם סיפקו כיסוי והטבות נאותים במידה ותובע העובד, ולא אחריותו של העובד להוכיח את הכיסוי לא הייתה מספקת.
שמור רשומות סמים הבדיקה במשך חמש שנים
במקרים מסוימים, בדיקת רקע ומידע בדיקות סמים יכול ליפול תחת תקן של מידע גיוס אחרים. עם זאת, אם העבודה קשורה תחבורה, אז אתה נדרש לשמור תיעוד של בדיקות סמים שבוצעו במשך חמש שנים במסגרת תקנות הבטיחות של משרד התחבורה.
שמור רשומות מס עובד במשך ארבע שנים
כאשר מדובר מסים הקשורים לעובדים, ה- IRS ממליץ לשמור רשומות על ידו במשך ארבע שנים במקרה של ביקורת. זה צריך לכלול את כל השכר, תשלומי פנסיה, מידע עצה, W-2 ו- W-4 טפסים, וכל מידע אחר הקשור.
לשמור על בריאות העובד רשומות בטיחות במשך 5 שנים
בטיחות תעסוקתית ובריאות חוק מחייב אותך לקחת ולשמור תיעוד של כל פציעות עובדים ומחלות שהושגו במקום העבודה, עם תיאור קצר וכל מידע רלוונטי אחר. זה כדי להבטיח כי העובדים מסופקים עם סביבת עבודה בטוחה כי כל הנושאים מטופלים בהתאם.
לשמור על אבטלה ביטוח מידע עד שבע שנים
דרישות ביטוח אבטלה משתנות בהתאם למדינה. עם זאת, במקרים מסוימים, ייתכן שתידרש לשמור את הרשומות האלה בין ארבע לשבע שנים. באופן ספציפי, וושינגטון ד דורש עסקים לשמור רשומות אלה במשך שבע שנים.
שמור על חוזים עד חמש שנים
אם אתה עובד עם קבלנים עצמאיים או צדדים שלישיים, ייתכן שתצטרך גם לעמוד בדרישות שמירת רשומות המדינה. בווירג'יניה, עסקים נדרשים לשמור על חוזים על היד במשך חמש שנים לאחר הסכם. וכמה מדינות אחרות יש גם דרישות דומות של בין שלוש לארבע שנים.
תמונה דרך Shutterstock
2 תגובות ▼
