תאר לעצמך להיות נאלץ רובה דרך תיוק תיוק בחיפוש אחר תיקיה ישנה עם חתיכת מסמך חשוב כי אתה צריך לפתור חקירה הלקוח.
ובכן, מציאת מידע כזה שנערך בתוך מסמך המסמך שהוגש יכול להיות מס, מתסכל, וללא ספק להאט אותך. עם זאת, כאשר אתה סורק את המסמכים הישנים שלך ומאחסן אותם במסד נתונים אלקטרוני, זה יכול להפוך את ניהול המסמכים הרבה יותר פשוט ויעיל עבור העסק שלך.
$config[code] not foundמהו סריקת מסמכים?
סריקת מסמכים, הידועה גם בשם הדמיה של מסמכים, מוגדרת פשוט כתהליך של לכידת תמונה דיגיטלית של מסמך נייר (או מיקרופילם).
"כך מסמכי הנייר שלך מומרים לתמונות הניתנות לחיפוש אלקטרוני, דבר שיכול לסייע מאוד לתהליך העסקי שלך", אמר ניל מק'קיבר, מומחה להדמיה של מסמכים עם שירות ניהול המסמכים והסריקה של חברת קפרון בבריטניה.
כל התהליך של המרת מסמכים פיזיים לפורמט דיגיטלי כולל גם סריקה לכידת התמונה באמצעות תוכנת זיהוי תווים אופטי (OCR). OCR בתבונה מזהה את התמונות הדיגיטליות והופך אותם למסמכי טקסט כדי לאפשר חיפוש מילות מפתח בתוך מסמך.
"כאשר נעשה בצורה נכונה, סריקת מסמכים יכולה לשנות את הדרך שבה העסק שלך פועל לטובה, וגם לחסוך לך זמן וכסף", הוסיף מק'קיבר.
יתרונות עסקיים של סריקת מסמכים
לדברי McKeever, אשר תפקידו הוא לעזור ללקוחות קטנים וארגוניים ליישם ולתחזק את מערכת ניהול המידע שלהם בצורה היעילה ביותר בזמן, יש מספר סיבות סריקה מסמך (או הדמיה) יכול להיות בעל ערך עבור העסק שלך.
הוא מסביר שישה יתרונות עיקריים של סריקת מסמכים עבור עסקים:
1. סריקת מסמכים חוסך לך זמן וכסף
עם גישה קלה לכל הקבצים ומסמכים בלחיצת כפתור, אתה או הצוות שלך לא צריך לבזבז זמן בחיפוש באמצעות תיבות וקבצים בניסיון לאתר את המסמך שאתה צריך. אתה לא משלם צוות עבור משימה שיכולה לקחת שעות כאשר זה אמור להסתיים בתוך שניות.
2. סריקת מסמכים משפר את שירות הלקוחות שלך
עם הדמיה המסמך, אתה יכול לספרת כל חלק של קובץ ואינדקס אותו עם מגוון של metadata. כלומר, אם אתה דורש חתיכת מידע מסוים - כגון מספר חשבונית - אתה יכול למצוא את זה באופן מיידי. זה שימושי במיוחד אם אתה רוצה לענות על הצרכים של הלקוחות שלך מהר ככל האפשר.
3. סריקת מסמכים מפחיתה את שטח האחסון
על ידי המרת כל המסמכים הפיזיים שלך לקבצים דיגיטליים, לא תצטרך עוד לשמור אותם במקום שבו הם קרובים. הם יכולים להיות מוקסמת ונשלח לאבטח, אתרים ייעודיים, לפנות מקום במשרד שלך עבור דברים חשובים יותר ולצמצם את העלויות הכרוכות אחסון קובץ נייר.
4. סריקת מסמכים משפר את האבטחה
כפי שאתה לא צריך אותם קבצים נייר באתר, אתה יכול לשמור אותם במתקני אחסון ייעודי כי יש פרוטוקולי אבטחה מצטיינים. אתה לא צריך לדאוג אבטחה במשרד שלך או, כמו כל הקבצים הדיגיטליים ואת הגיבויים ניתן לאחסן מרחוק על שרתים מאובטחים מאוד.
5. סריקת מסמכים מאפשר לך לשתף ולשתף פעולה
יתרון גדול נוסף של קבצים דיגיטליים על נייר אלה הוא שיתוף מסמכים. עמיתים מרובים יכולים לגשת למסמך אותו בעת הצורך, צמצום הזמן מבוזבז שוב שבו קבצים נייר חייב להיות מועבר ממחלקה אחת לאחרת.
.6 סריקת מסמכים מסייעת לך לעמוד בתקנות הציות
לבסוף, ייתכן שתמצא כי נהלי תאימות בתעשייה שלך מחייבים אותך לשמור מסמכים מסוימים באופן דיגיטלי, כמו גם פיזית. הצבת מסמך הדמיה מאובטחת ויעילה המסמך במקום עכשיו יכול לחסוך לך זמן ומאמץ לאורך הקו.
סריקה צילום דרך Shutterstock
3 תגובות ▼
