אם שילבת את העסק שלך כתאגיד S או תאגיד C, רוב המדינות דורשות ממך לשמור תיעוד זהיר של פעילות החברה. בכל פעם שהדירקטוריון שלך עומד, החברה שלך צריכה לשמור תיעוד על קובץ למטרות ציות לתקנות.
יש רשימה ארוכה של העסקה האפשרית ואת ההחלטות כי ייתכן שיהיה עליך לשמור על הרשומה. זה יכול לכלול כל דבר החל:
$config[code] not found- מינוי קצין חדש.
- התפטרות דירקטור.
- רכישת ביטוח.
- מכירת מניות
- קבלת קו אשראי / כרטיס אשראי בשם החברה.
שמירה על רשומות יכול להיות הרבה כדי לשמור ישר, במיוחד עבור בעל העסק הקטן. עם זאת, דקות פגישה נאותה חיוניים לשמירת התאגיד שלך במצב טוב ושמירה על מגן האחריות האישית שלך. להלן כמה מן הדברים המרכזיים שאתה צריך לדעת כשמדובר שמירה על דקות של הפגישות שלך.
מה הם פגישה דקות?
פגישה מקיימת דיווח רשמי על מה שנעשה או דיברו עליו בישיבות רשמיות, כולל החלטות שהתקבלו או פעולות שבוצעו.
הם נלקחים במהלך ישיבה רשמית של הדירקטוריון או בעלי המניות של התאגיד, כגון פגישות ראשוניות ושנתיות. בדרך כלל, מועדי הפגישה נרשמים על ידי מזכיר התאגיד (או אדם אחר הממונה באסיפה).
מה צריך להיות כלול בפגישות?
דקות הפגישה שלך לא צריכות לכלול כל פרט קטן. אתה רק צריך לתעד את המידע המפתח וכל ההחלטות שנעשו או פעולות שננקטו. באופן כללי, הפרוטוקולים שלך צריכים להיות מפורטים מספיק כדי לשמש "זיכרון מוסדי" של התאגיד שלך.
הדקות הרגילות יכללו את הפרטים הבאים:
- מידע בסיסי על הפגישה: תאריך, שעה, מיקום.
- מי השתתף, יחד עם פתק מיוחד במקרים בהם המשתתפים הגיעו מאוחר או עזבו מוקדם.
- פריטים סדר יום עם תיאור קצר של כל פריט.
- פעולות הצבעה עם תיאור מפורט של איך כל אדם הצביע, יחד עם כל הימנעות.
- זמן הפגישה נדחה.
ברוב המקרים, אתה לא צריך ליצור דקות מאפס. אתה יכול למצוא תבניות חינם באינטרנט כדי לשמש כנקודת התחלה. בחר את סוג דקות / תיעוד, למלא את החסר, ולהדפיס את זה, ואתה תהיה נפגשו חובות שיא שלך.
מי נדרש כדי לשמור על פגישה דקות?
רוב המדינות דורשות הן S תאגידים ותאגידים C לתעד החלטות עסקיות מרכזיות ואת הפגישות הגדולות לך להחזיק.
כיום, המדינות הבאות אל דרוש דקות לשמירה:
- דלאוור
- קנזס
- נבאדה
- צפון דקוטה
- אוקלהומה
בנוסף, LLCs אינם נדרשים לשמור דקות.
מה עלי לעשות עם הדקות אחרי שהן נרשמות?
דקות לא צריך להיות מוגש עם המדינה, אבל יכול להיות במקום לשמור את שאר רשומות החברה, כגון מאמרים של התאגדויות, חוקי עזר, והחלטות.
כמו מסמכים אחרים, אתה צריך לשמור על דקות על היד לפחות שבע שנים. חברי התאגיד, כגון בעלי מניות, נושאי משרה ודירקטורים, רשאים לבחון את פרוטוקול הפגישה עם "בקשה סבירה" לתאגיד.
למרות שאתה לא צריך להגיש מסמכים אלה עם המדינה, הם עדיין צריכים להיחשב מסמכים חשובים והם חיוניים להגנה על מעמדו של התאגיד שלך ואת מצב אחריות מוגבלת.
16 תגובות ▼
