תקשורת במקום העבודה הממוענת אל "קובץ" חייבת לדבוק בתהליך ובבניית רשומות התעסוקה, כמו גם בפורמט בסיסי לתכתובת עסקית. תזכירים של קבצים נועדו לתעד פעולות כגון שינויי איוש או החלטות תעסוקה. כמו כן, הם משמרים את העובדות ואת הנסיבות הקשורות לפעילות משאבי אנוש חקירות במקום העבודה.
הנמען
למרות שהתזכיר שלך נועד לתעד את הקובץ, עדיין עשויים להיות נמענים שצריכים לקבל ישירות עותק של התקשורת. לדוגמה, אם אתה מתעד קובץ של עובד על שיקול שלה לקידום, מומלץ לכלול את המנחה הנוכחי שלה ואת הממונה שאליו היא תדווח בתפקיד החדש. בנוסף, לספק לעובד עותק של התזכיר.
$config[code] not foundמידע רגיש
תזכורות במקום העבודה על מידע רגיש יש להתייחס רק לאלה שיש להם צורך לדעת את תזכירים צריך להיות מסומן בבירור "חסוי" אם הם מכילים מידע זה לא חייב להיות נדון בקרב HR ומפקח של העובד. בחלק מהמקרים, התזכירים שיוגשו על נושאים רגישים לא יועברו כלל לקובץ של עובד. לדוגמה, במקרים של חקירות במקום העבודה, כגון הטרדה מינית, תזכיר לקובץ נכנס לקובץ החקירה ולא לקובץ העובדים של העובד.מזכרים להגיש למטרות חקירה נשארים חסויים ונגישים רק לצוות עם צורך לדעת, כגון צוות משאבי אנוש, מנהלי החברה ובעלי, או ייעוץ משפטי.
תוכן תזכיר
אלא אם תזכיר זה הוא חלק מהתכתבות מתמשכת, ייתכן שיהיה עליך לתאר את הנסיבות או להסביר את הסיבה לתיעוד שלך. אם זה עניין של כוח אדם - למעט חקירה - להתחיל את התזכיר עם שם העובד, המחלקה, המיקום ואורך העבודה. לדוגמה, אם אתה מסכם בקשה של עובד להעברה, הפסקה הראשונה שלך צריכה להכיל מידע רלוונטי, כגון מיקום העובד והמיקום או המחלקה שאליה ביקשה העברה. התזכיר יכלול גם פרטים על השאלה אם בקשת ההעברה שלה הוענקה, נחשבה או נדחתה.
הפצה וארכיונים
אם אתה כותב לקובץ של עובד, עותק של התזכיר צריך להיכנס לקובץ ההתכתבות הכללית של HR כחלק מרשימת התפוצה. בנוסף, העובד מקבל עותק וכך גם צדדים אחרים שעשויים להיות שותפים למידע העובד, אלא אם התזכיר הוא חלק מחקירה סודית במקום העבודה. במקרה זה, רק HR ואת הצוות העובדים על החקירה צריך לגשת מזכר. כאשר הקובץ המכיל את התזכיר נשלח לארכיון שלך, מחלקת משאבי אנוש שומרת על עותק של התזכיר הנמצא בתיק ההתכתבות הכללי של המחלקה.
