משרד מאורגן היטב חוסך זמן ועושה מאושר יותר לך - ועמיתים לעבודה.
מאחר שנאלצתי לדלג בין ערימות של ניירות, מגירות מעורפלות, חוטים סבוכים וקופסאות של דברים יושבים סביב, אולי לא נראה כמו עניין גדול, אבל זה נטל פיזי אמיתי כאשר אתה מחשיב את הזמן בילה בחיפוש אחר דברים שצריכים להיות קל למצוא, אבל לא. קבצים אלקטרוניים מבולבל ובלבול הם פשוט כמו בעיה גדולה.
$config[code] not foundאז יש את הנטל הנפשי. בין אם אתה מודע לכך או לא, העומס עשוי להדגיש את כולם החוצה.
להלן 21 דרכים לארגן את חללי העבודה הפיזיים והאלקטרוניים.
תוציא את זה מהרצפה
עבור אנכית עם כונניות יחידות מדפים. לעתים קרובות אנו נגמרים של שטח שולחן העבודה או שטח הרצפה. אחסון אנכי עושה שימוש יעיל יותר של שטח ומניח יותר בגובה העיניים.
צור "מרכזי פעילות"
שים את כל מה שאתה צריך כדי להשלים פעילות באזור אחד, במיוחד אם אתה עושה פעילות באופן קבוע. תוכלו להימנע מבזבז זמן מחפש ולהרכיב את מה שאתה צריך. לדוגמה, חומרי אריזה ומשלוח צריכים להיות באזור אחד. או ליצור מדף עבור פריטים שאתה לוקח איתך בעת נסיעה, כגון תיק הנסיעות שלך, שרוולים נייופרן מטענים ניידים.
קובץ זה, לסרוק את זה, לגרוס את זה
אל תשתמש בשולחן העבודה שלך בתור תיבת הדואר הנכנס שלך, כמו נייר קריטי (כמו בדיקות!) יכול ללכת לאיבוד. חוזים חתומים ופריטים אחרים שברצונך לשמור על טופס נייר יש להגיש משם מיד. סרוק כל דבר אחר לתוך טופס דיגיטלי. גזור והשליך או מחק את הנייר.
תיקיה לכל דבר
יש לך תיקייה עבור כל מסמכי הנייר. תיקיות תלויים Pendaflex, יחד עם תיקיות פנימיות מנילה, הם פתרון זול. תווית את שניהם. תיקיות Pendaflex הן מצייני המיקום שלך בארון התיקים, ויש להשאיר אותן בכל עת. התיקיה הפנימית מנילה הוא אחד שאתה מושך לפי הצורך. אז זה קל refile את התיקייה manila לתוך pendaflex שלה כאשר נעשה.
גלישת חוטי מחשב
יש כבלים למחשב וחוטי חשמל בבלגן מסובך? אתה לא היחיד. למרבה המזל, קשרים מיוחדים טוויסט מכסה כבל יכול לשמור על הדברים מסודרים. תווית את מיתרי, כך שתוכל למצוא את הזכות כאשר יש לך להתנתק או להעביר משהו.
השתמש Corkboards כדי לשמור על "בראש סדר העדיפויות" פריטים מולך
אם אתה צריך להתייחס רשימת משימות עבור משימה, או איזושהי תזכורת, להצמיד אותו על הזכות corkboard ליד השולחן שלך. זה טוב לכל תהליך חדש עד שהוא הופך הרגל מושרשת. פשוט לפתוח את הפריט כאשר אתה כבר לא צריך להתייחס אליו.
אחסן את כל המדריכים במקום אחד
האם יש צורך להתייחס למדריך ההפעלה של המדפסת שלך? או למצוא את העלון הקטן שהגיע עם אוזניית Bluetooth שלך? אם אתה שם את כל המדריכים במגירה ייעודי, ארגז פלסטיק, או תיקייה - אתה לא צריך לחפש אותם.
יצירת מגירות מחולק
אם המגירות שלך אין מחיצות מובנית, לקנות מתכת זולה או מחיצות עץ - או יותר טוב, פלסטיק ממוחזר. ארגן את מטעני המכשיר; עטים; מהדקי נייר; פנקסים ופנקסים דביקים; מספריים ופריטים אחרים. לא רק מגירה מאורגנת לחסוך זמן, אתה תרגיש פחות לחוץ אם אתה לא צריך לצלול לתוך בלגן מעורבב כמה פעמים ביום.
השתמש Labeler לשמור מדפים מאורגן
זה לא רק קבצים שצריכים תוויות. מדפים ומגירות יכולים להפיק תועלת מתוויות. ככה כולם במשרד יודעים את המקום הנכון להחזיר דברים.
שמור "לעשות" רשימה
העומס הנפשי הוא נושא רב כמו העומס הפיזי. אחת הנקודות העיקריות במערכת Getting Things Done היא להוציא פריטים מהראש שלך אל הנייר (או רשימה אלקטרונית). בדרך זו, אתה יכול להתמקד במשימה בהישג יד. רק לשמור את רשימת מטלות קצר ולא מסודר.
האם תחזוקה שבועית לנקות
בסוף כל שבוע עבודה, לשים את הדברים נעשה שימוש במהלך השבוע בחזרה למקומם. ערימות נייר או נייר. אם אתה לא נותן לבלגן לצבור זמן רב מדי, קל יותר להישאר מאורגן.
השתמש במיקום מרכזיות של ענן עבור מסמכי החברה
דרך נהדרת לחסוך זמן ולמנוע את הצורך של כולם להקים משלהם "וירטואלי תיוק" המערכת היא להשתמש במיקום אחד ענן מרכזי עבור מסמכי החברה. אפשרויות כגון כונן Google או OneDrive מאפשרות לך להגדיר תיקיות מרכזיות לפי נושא או לקוח, כדי לשתף מסמכים.
השתמש בניהול פרויקטים או במנהל המשימות תוכנה
מערכת ניהול פרויקטים שומרת על העובדים על המסלול עם פרויקטים. חשוב יותר, זה מבטל נייר מטלות רשימות והוראות דוא"ל, ובלבול הנובע מהם.
סריקה תקבולים חנות בענן
לאחר מכן תוכל להשליך קבלות נייר. עם יישומים ניידים חדשים אתה אפילו לא צריך סורק - אתה פשוט לצלם. עם יישומים מתקדמים אתה יכול לסנכרן קבלות עם רשומות חשבונאיות שלך או רשומות כרטיס אשראי באופן אוטומטי (הימנעות מפתוח ידני).
השתמש סימניות דפדפן עבור עיון מהיר
האם אתה מבלה זמן בחיפוש אחר קישורים לאתרי התייחסות חוזרת או למסכי כניסה? או לא זוכר איפה למצוא אותם? הפוך אותם לארגן סימניות לתוך תיקיות, כך שתוכל להגיע אליהם כמה קליקים.
שמור רשימות מועדפות עבור הזמנות חוזרות
עוד timesaver היא לשמור רשימות מועדפים על קמעונאים מקוונים אתה משתמש באופן קבוע. בדרך זו אתה לא צריך לחפש את אותו ציוד בכל פעם שאתה קונה. אתרים כמו Staples.com מאפשרים לך לשמור רשימות מועדפות, וזה סופר נוח.
ארכיון קבצים ישנים
אם לא השתמשת בקבצי מחשב (במיוחד הודעות דוא"ל!) בשנה האחרונה, העבר אותם לארכיון. עדיין יהיה לך אותם, אבל אתה לא צריך לדשדש דרכם למצוא פריטים הנוכחי. שקול להגדיר מדיניות למחיקת קבצים מאוחסנים בארכיון לאחר פרק זמן מסוים.
יש אנטי וירוס נאותה נגד תוכנות זדוניות
כמה דברים יכולים לגרום יותר הפרעה ובלבול מאשר קבצים אבודים, או זמן אבוד, עקב וירוסים וירוסים של תוכנות זדוניות. 'נאמר מספיק!
השתמש ביישום ארגונית הערה
הערה יישומים כמו Evernote, OneNote של Microsoft ו SimpleNote יכול לעזור לך לארגן ולאחסן מחקר אינטרנט ותווים אלקטרוניים.
טלפונים "חכמים" באמת שומרי זמן
טלפונים חכמים בשימוש בחוכמה לחסוך זמן יכול לגרום לנו מאושר. אולי נוכל להימלט מהמשרד לאירוע משפחתי ללא אשמה, כי אנחנו עדיין בקשר למקרה שמשהו קריטי יעלה. יש סמארטפונים חזקים עם מספיק זיכרון פנימי להפעלת יישומים הדרושים.
סנכרון אוטומטי עבור כל ההתקנים
אם כבר מדברים על טלפונים חכמים, בעלי עסקים ועובדים כאחד משתמשים בהתקנים מרובים - אולי מחשב שולחני, טאבלט וטלפון חכם לאדם, כולם באותו יום. אחסון קבצים בענן או לפחות היכולת לסנכרן קבצים באופן אוטומטי הוא חיוני כדי לחסוך זמן ולמנוע בלבול מלהיות הקובץ האחרון.
שדרוג מחשבים עבור זיכרון ומהירות
אתה אפילו לא יכול להבין כמה זמן מבוזבז כאשר כל מה שאתה עושה לוקח זמן רב יותר, או גרוע מזה, קופא או קורס באופן קבוע. זיכרון הולם ואת מהירות המעבד בשנה שעברה, לא יכול להיות עד למשימה השנה. אז לשדרג!
אלה הם 21 שלי אחסון משרדים ורעיונות הארגון. מה הם הטיפים הכי טוב שלך לארגון המשרד שלך אילוף disorganization ואת העומס החיה?
משרד צילום באמצעות Shutterstock
10 תגובות ▼
