כמנהיג, אתה רוצה צוות פרודוקטיבי, אז זה רק הגיוני כדי לחזק את הזמן ולעזור חברי הצוות להתרחק הרגלי עבודה רעים כמו סחבת.
דחיינות אוכלת ליד הפרודוקטיביות של האדם הדוחה. יותר מזה, זה מוסיף מתח - מתח על דחין כמו גם את שאר הצוות, אשר חייב להיאבק כדי לקחת את המרווח על מועדים החמיץ.
$config[code] not foundזה גם מוביל רגשות שליליים לשחוק עבודת צוות. דחיינית נושאת סביב עומס של אשמה על לא להיות בזמן, ואחרים על הצוות מרגיש טינה על הצורך לפצות על מישהו אחר להפיל את הכדור.
שלא לדבר, כמובן, זה יכול לפגוע בשורה התחתונה של העסק שלך. דחיינות יכולה להוביל לקוחות אומללים, קנסות על עיכובים, ואיבד את המכירות בעתיד.
התוכנה מספקת פתרון קל כדי לעזור לצוות שלך לשבור את הרגל סחבת. להלן 5 דרכים פשוטות להשתמש בתוכנה כדי להתרחק סחבת ולהפוך אותך ואת הצוות שלך יותר פרודוקטיבי.
השתמש לוחות שנה הפוטנציאל הגדול ביותר שלהם
לוחות שנה דיגיטליים מושלמים לשבור את מעגל הסחבת - אם אתה משתמש בהם בדרך הנכונה. עודד את הצוות שלך לנסות את טכניקות היומן האלה (והשתמש בהם בעצמך כדי להוביל בדוגמה):
- לחסום את פרק זמן מוגדר לעשות פרויקט חשוב או משימה על לוח השנה שלך. אם זה על לוח השנה שלך עם שעה או שתיים להפריש לעשות את זה, אתה צעד אחד קרוב יותר פשוט לשים את המשימה על רשימת מטלות.
- כאשר אתה מגדיר את הודעת לוח השנה, הוסף קישורים לכל המסמכים הדרושים למשימה, ישירות בהודעת לוח השנה. בדרך זו אתה לא לבזבז זמן בחיפוש מסמכים כדי להתחיל - או לקבל מוסחת.
- השתמש ביומנים משותפים בארגונים שלך, כדי להימנע מלעבור אחורה כדי לבדוק זמינות. בעזרת לוחות שנה משותפים, תוכל לראות מי נמצא בחינם. כמו כן, ללמוד את התכונות של לוח השנה שלך תוכנית למצוא פריצות קטנות שהופכות תזמון קל יותר. לדוגמה, לוחות שנה של Outlook יש משהו שנקרא עוזר תזמון שיכול להפוך את הגדרת הפגישה ללכת מהר יותר.
לשטוף ולחזור: תבניות, תבניות, תבניות
שום דבר לא מטפח דחיינות כמו להסתכל על מסך ריק תוהה היכן להתחיל עבור הפרויקט הבא. תבנית מקבלת את בלוק מהר יותר על משימות כמו כתיבת דוח, יצירת מצגת, או בניית סדר היום פגישה.
ישנם שני סוגים של תבניות. אחת מהן היא תבניות גנריות שניתן למצוא באינטרנט או אפילו בחבילת Office שבה אתה משתמש. Office 365, לדוגמה, כולל תבניות רבות ללא תשלום במודולים שונים כגון גיליונות אלקטרוניים ומצגות.
סוג אחר של תבנית הם אלה המותאמים במיוחד לעסק שלך. במהלך הזמן תוכלו לבנות תבניות עבור מצגות מכירות, דוחות ועוד. המפתח הוא לוודא שכולם יכולים למצוא אותם כאשר הם זקוקים להם. יצירת ספריית תבנית מרכזית ולעודד את כולם להשתמש בו. עם תיקיות משותפות אחסון קבצים ענן זה סופר קל להגדיר את זה.
טיק Tock: השתמש זמן ניהול טיימרים
לפעמים סחבת נעזרת ומבוצעת על ידי מבלה יותר מדי זמן על משימות לא חשוב. עזור לצוות שלך להבין כיצד להקצות את הזמן שלהם טוב יותר, להוציא את זה על המשימות דחוף החשוב ביותר.
זה המקום שבו משהו פשוט כמו טיימר יכול לעזור. אם למישהו בצוות שלך יש נטייה לבלות זמן רב מדי בקריאת הודעות אימייל חשובות, או לאפשר לפגישות לרוץ, אזי טיימר יכול לעזור לשמור דקות שמתווספות לשעות במהלך השבוע.
גיליתי להיות מודע יותר של זמן יש השפעות מדהימות. עד שהתחלתי לעקוב אחר, לא הבנתי כמה הזמן שלי היה להיות מבוזבז על משימות בעלות חשיבות נמוכה.
Windows 10 יש יישום טיימר חינם מובנה פנימה אתה יכול גם למצוא יישומים טיימר באינטרנט או פשוט להשתמש טיימר אזעקה על הטלפון החכם שלך.
שינויים מיידיים: שיתוף פעולה על מסמכים משותפים
נניח שיש לך הודעה לעיתונות אתה רוצה כמה הצוות שלך להסתכל לפני זה יוצא דרך האינטרנט. מנסה להשיג את כל מי צריך לתת קלט כדי לסקור אותו ולהגיב יכול לקחת זמן - במיוחד עבור המתמהמה בקרב הצוות שלך.
הנה, ענן בא להציל את זה בצורה של מסמכים ענן משותף.
האם ידעת שתוכל לשתף פעולה ב- Word באמצעות תכונה שמאפשרת לך להיות מחברת בזמן אמת? אתה יכול לעקוב אחר אופי עריכות לפי אופי כאשר מישהו אחר עובד על המסמך. בדרך זו, אתה יכול לקבל את כולם על שיחה יחד לאסוף את כל קלט במהירות בזמן אמת - הימנעות את הנטייה עבור חלק לדחות.
Microsoft Office 365 מציע גם את צוותי הפלטפורמה של וידאו ופלטפורמת אודיו בפורמט HD, כך שהקבוצה שלך תוכל לדון במספרים, במסעות פרסום ובפרויקטים ממיקומים שונים. אם יש לך לקוח שרוצה לתפור רעיונות למסע הפרסום האחרון שלהם ביחד, הדבר מעמיד את כולם באותו דף מקוון.
Planner נבנה במיוחד עבור Office 365. הוא פועל בכל המכשירים שלך. אתה יכול להוסיף קבצים, משימות ואפילו לדבר עם הצוות לא משנה איפה הם. הודעות אימייל מקלות על חברי הצוות לדעת מתי הם קיבלו משימה חדשה. Planner מעסיק את כולם ושומר אותם מעודכנים על כל ההתפתחויות.
Office 365 Video הוא אפשרות נוספת, כדי למנוע סחבת. העלאה ושיתוף של תוכן וידאו באמצעות החברה שלך מעמידה פנים ופעולה חיה לכתובות ולנחיות בכתב.
השתמש עוזר וירטואלי כמו Cortana
הנה עוד אחד דחיינות הימנעות גרזן: להשתמש עוזר וירטואלי לרשום ולעשות מחקר עבור הפרויקט הבא שלך. לדוגמה, ניתן להשתמש ב- Cortana כדי להכתיב כמה הערות עבור אותו דוח גדול ולשמור אותן ב- OneNote. לפעמים זה הרבה יותר קל להתחיל אם אתה מתחיל עם צעדים התינוק, כגון הכתבת כמה הערות של דברים לכלול בדוח.
אתה יכול גם להשתמש Cortana כדי לבצע שיחה באינטרנט מחקר עבור פרויקט. זה עושה את זה מרגיש פחות כמו עבודה מייגעת יותר כמו דיון פשוט, אם אתה משתמש משהו כמו קורטנה להסתכל על הדברים.
כמו דוגמאות אלה הראו, יש הרבה דרכים להשתמש בטכנולוגיה כדי להתחיל ולהימנע סחבת. אז למה אתה מחכה? התחל להשתמש בכמה כלים אלה!
בזמן כתיבת שורות אלה, אניטה Campbell משתתפת בתוכנית מיקרוסופט עסקים קטנים שגריר.
גבר על צילום נייד דרך
עוד ב: מיקרוסופט, ממומנים 1
