מזכירים בכירים מועסקים בדרך כלל במשרדים ומבצעים תפקידים ניהוליים מרכזיים על מנת להבטיח תהליכים עסקיים יומיומיים לפעול ביעילות. מזכיר בכיר יכול לעבוד תחת מנהל אחד או יותר והוא צפוי לשמור תיעוד מדויק של כל התכתובת מפתח בתוך העסק. מזכירים בכירים מועסקים במגוון רחב של עסקים במגזר הציבורי והפרטי.
תפקיד תמיכה
תפקידו העיקרי של מזכיר בכיר הוא לפנות זמן למפקחים על ידי ביצוע תפקידי ניהול עיקריים. מזכירים בכירים ממלאים תפקיד מרכזי בהבטחת התקשורת מועברים לצדדים הנדרשים באופן מדויק ובזמן קצר מזכירה בכירה בדרך כלל תכתיב מכתבים מהנהלה הבכירה, תכתוב את השורות במכתב או בתבנית הדיווח ותפיץ את המידע למקבלי היעד, כפי שצוין באתר האינטרנט של מחוז שאמפיין. מזכירה בכירה צריכה אפוא להבין היטב את כללי הדקדוק ואת סימני הפיסוק ולהיות מיומנים בשימוש בתוכנות בסיסיות של תוכנות משרדיות כדי להציג נתונים סטטיסטיים או להשתמש בתבניות מכתבים. גם מזכירה בכירה צפויה לשמור על לוח זמנים מדויק למפקח שלה ולאשר הסדרים לפגישות עסקיות עם כל המשתתפים הצפויים. היא עשויה גם להיות משימה עם ביצוע הסדרי נסיעה והזמנת לינה הסידורים מחוץ לאתר כנסים.
תפקיד תקשורת
מזכירה בכירה תתבקש לעתים לתאם ולפקח על עבודות מפתח הניתנות לצוות פקידותי על מנת להבטיח את השלמתן ביעילות ובתזמון. מזכירים בכירים צפויים גם להכשיר צוות חדש לסגל מחדש את הצוות הקיים כאשר כל השינויים בפועל עסקים נורמליים מותאמים. מזכירה בכירה יכולה גם לבצע שיחות טלפון ממקורות פנימיים וחיצוניים, העברת מסרים בין מחלקות ושיחות מסך שמבצעים המנהלים על מנת להבטיח את כל המידע הרלוונטי. היא עשויה גם להיות משימה עם השדה פניות המבקר על דלפק הקבלה, כמתואר באתר סה"כ משרות.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילחובות נוספות
מזכיר בכיר יכול גם לקחת דקות בפגישות והוא בדרך כלל המוטל על הגשת מדויק של התכתבות ממקורות פנימיים וחיצוניים. מזכירה בכירה אחראית גם על מעקב אחר ציוד משרדי מרכזי ועריכת הזמנות חדשות לחידושן. הוא יכול גם לסייע בהכנת ועיבוד של אומדני תקציב ומכירות חשבוניות ולעיתים קרובות לסייע עם ניהול שכר בכיר מזכירות לעתים קרובות לבצע מחקר וליצור דוחות על רמות הביצועים העסקיים, נתוני המכירות ואת עלויות הרכש, כמתואר באתר מונטריי קאונטי.
