צוות הפקידות ממלא תפקיד חיוני בכל חברה. אנשי הצוות הם אלה אשר מבצעים את המטלות היומיומיות של משרד טיפוסי, ולעתים קרובות מתבקשים לבצע שורה של פונקציות אחרות עבור החברה גם כן. עם זאת, חובות וציפיות של צוות פקידות לא תמיד ברור למבקשים, צריך להיות מוגדר היטב על ידי החברה לפני גיוס.
שיחות טלפון
אנשי צוות פקידים אחראים על מענה, בימוי וביצוע שיחות טלפון. הם חייבים לנהל את השיחות האלה באופן מקצועי ולהיות מסוגלים להעביר שיחות מסלול המתקשרים לתיבה קולית נכונה אם האדם הוא לא שם או על שיחה אחרת. הם גם חייבים להכיר את התפקידים של כל עובד כך שיחות ניתן להעביר כראוי. הם גם חייבים להיות מודעים מה שיחות יש צורך להעביר, ומה שיחות, כגון טלמרקטינג, לקחת עדיפות נמוכה יותר.
$config[code] not foundדואר
צוות פקידות אחראי על הדואר הנכנס והיוצא. יש לסדר את הדואר הנכנס ולשלוח אותו לנמענים המיועדים, או שנפתח על ידי צוות הפקידות כדי לקבוע את אופיו של הדואר, כגון תלונה של לקוח, ולשלוח אותו למקום הנכון. יש לארגן את הדואר היוצא, לטפל בו ולהחתים אותו. בנוסף, צוות הפקידות יתאם עם שירותי הספנות כגון פדרל אקספרס לאספקה ואספקה.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילבקרת מסמכים
האחריות לניהול מסמכים פנימיים נופלת במידה רבה גם לצוות הפקידותי. אנשי צוות פקידים אחראים להקליד, לצלם, להפיץ ולהגיש או להרוס את כל המסמכים הפנימיים. הם שומרים על מערכת תיוק בסדר אלפביתי תקין, ולעקוב אחר מסמכים רגישים שיש להשמיד לאחר זמן מסוים. בנוסף, כל כמויות גדולות של צילום יועברו לחבר צוות.
תיאום אירועים
אנשי צוות פקידותיים צפויים לעיתים קרובות לתאם אירועי חברה. הם מסדרים את אספקת המזון בזמן הנכון, וכי כל העתקים יועתקו וזמינים. הם גם יעזרו לעצב מצגות PowerPoint או כל רכיבי מולטימדיה אחרים שיוצגו, ולוודא שחדר הישיבות עצמו נמצא בסדר הנכון לפני תחילת האירוע.
סדר אספקה וקופה זעירה
אנשי צוות פקידות הם לעתים קרובות אחראי על הזמנת ציוד משרדי לפי הצורך, וכן חלוקת כסף זעיר לחברים אחרים של המשרד עבור צרכים כגון נסיעה במכונית או אספקה דחוף צורך. צוות פקידות בדרך כלל לבצע הזמנת אספקה פעם בשבוע הזמנות אחרות כמו הצרכים לעלות.
