אירועים בלתי נשכחים לא פשוט לקרות. ארגון והחזקת אירוע לוקח תכנון. בין אם זה כנס, סמינר או יום הערכת לקוחות, ואם יש לך שלושה שבועות לתכנן או שנה שלמה, ההצלחה של האירוע שלך הוא בפרטים. אספנו 42 טיפים עסקיים קטנים תכנון האירוע מן המומחים, כולל כמה מארגני השנתי קטן עסקים השפעת פרסים.
$config[code] not foundתכנון אירועים עסקיים קטנים: מה לעשות קודם
1. להחליט על קהל היעד שלך לפני כל דבר אחר. הצעד הראשון - לפני שאתה עושה משהו אחר - צריך להיות ברור להגדיר מי קהל היעד שלך. מכאן כל ההחלטות האחרות ייכנסו לתוקף במונחים של פורמט, תוכן, מחירים, מיקום וכו '. גישה מובנית זו גם תעזור לכם להישאר ממוקדים בהשגת מטרות ספציפיות ולא לאפשר להיקף להיות רחב מדי או להשקות.
2. ערכו רשימה של פרטים - הכול כולל תאורה ותחבורה ציבורית, לתוכן וכיבוד. כאשר אתה מחליט לקיים אירוע, הכל חשוב. מ תוכן תוכן תאורה לתחבורה וחניה - הכל נחשב. והקהל שלך יייחס לך הכל ו … המותג שלך. ביצוע רשימה יבטיח לך לא להתעלם דברים.
3. יש מטרה עסקית ברורה לקיום האירוע. לפני שאתה יכול להתחיל לתכנן אירוע מוצלח, להיות ברור למה אתה עושה את זה מלכתחילה, כי כל החלטה אחרי זה צריך לתמוך המטרה העיקרית שלך. האם זה דור להוביל? האם זה כדי ליצור מודעות של החברה שלך או מוצר מסוים? האם הוא לפתח נאמנות לקוחות? או שאתה פשוט רוצה להרוויח כסף (וזה בסדר גם)? וודא הצוות מודע למטרה, כך שאין לך "זחילה היקף".
4. תיזהר לאירועים בתעשייה אחרים בעת תזמון. בדוק את היומן. ודא שאתה לא לתזמן את האירוע על או קרוב מדי לחגים או פעמים נופש פופולרי. זה בדיוק כמו חשוב לבדוק אירועים אחרים כי המשתתפים היעד שלך אולי הולך.
5. להיות גמישים עם שינויים בגודל, מיקום ופרטים אחרים. כאשר אתה נכנס לתהליך תכנון האירוע, אתה עשוי לגלות שהאירוע שלך משתנה בגודל, במיקום ובדרכים רבות אחרות ממה שחשבת במקור. זה טבעי בסדר גמור, כל עוד אתה לא לאבד את הסיבה של הסיבה שאתה עושה את כל העבודה הזאת מלכתחילה. נדרשת גמישות מסוימת.
6. דע את המגבלות שלך. כולנו יודעים שהמטרה היא לזרוק אירוע חי. לשם כך, אנחנו גם צריכים להיות מודעים למה שאנחנו יכולים או לא יכולים באמת לעשות - זה היה תקציב … או זמן חכם. אם תחליט לזרוק אירוע בשידור חי בעוד שבוע, תכנן רומן אינטימי יותר. אם זה אירוע גדול, להכין כמה חודשים קדימה. אם התקציב הוא קטן, ייתכן שיהיה צורך לאזן עם יצירתיות והרבה לעשות זאת בעצמך עבודה.
7. יצירת מטרות SMART. תמיד להתחיל עם אסטרטגיה. בדיוק כמו בניית כל עסק, אירועים גדולים מתחילים עם אסטרטגיה חזקה, מתחשב למדידה. אירועים חיים הם דרך מדהימה לשתף את המותג שלך, להתחבר עם שוק היעד שלך, לקבל משוב על המוצר שלך (ועוד!), אבל אתה צריך לדעת מה אתה מנסה להשיג. מקל עם מטרות SMART ו מתאר מה אתה מכוון. לאחר מכן ודא כי אתה ממשיך בתור עם להגיע למטרות אלה.
$config[code] not found
תקציב: כיצד לשלם עבור האירוע שלך
8. לפתח "תוכנית מימון" לאירוע שלך, ולהעריך את המספרים. לדעת איך אתה הולך לשלם עבור האירוע. רוב האירועים ממומנים על ידי חסויות, מכירת כרטיסים, תקציבי שיווק פנימיים - או שילוב של כל השלושה. כאשר אתה יוצר את התקציב עבור האירוע, תצטרך להעריך כמה כסף אתה יכול להעלות באופן ריאלי מכל אזור. לפני שאתה מזמין מקום או לחתום על כל החוזים, זה רעיון טוב להתחיל חתימת החסות הראשון, או למכור כרטיסים מראש כדי לוודא שיש מספיק עניין הרעיון שלך לממן אותו.
9. יצירת תקציב הוצאה - וגם לחסוך כסף דרך "in-kind" חסות תרומות. אירועים נוטים לעלות יותר מאשר בעל העסק הממוצע הממוצע חושב - בעיקר בכל הנוגע למקום ומזון ומשקאות. זכור מחיר את כל היתרים ורשיונות תצטרך גם. (זה המקום שבו מתכנן האירוע יכול לעזור לך למנוע כאבי ראש.) לעשות רשימה מקיפה של כל ההוצאות ולאחר מכן להדגיש אזורים שבהם אתה חושב נותני חסות יכול לשחק תפקיד להציע משהו "בעין" ככל שאתה עובד עם מותגים אחרים שותפים לארח את האירועים שלך, ככל שתוכל לשמור.
10. שקול קהל כמו אפשרות חדשה לגייס כסף לאירוע. אם זו הפעם הראשונה שלך פועל אירועים, להשתמש פלטפורמות crowdfunding כדי להקל על הסיכון. על ידי פרסום האירועים שלך על אלה פלטפורמות המשתתפים יצטרכו להתחייב כרטיסים לאירוע יתקיים. אם המספר המינימלי של המשתתפים הנדרשים לא יתקיים האירוע לא יתקיים.
שיווק: איך להגיע אנשים
11. תזדקק תוכנית שיווק מפורטת. צור תוכנית שיווקית לאירוע. ככל שאתה מאורגן יותר, מקצועי יותר את האירוע יהיה.
12. להיות בלתי נלאה המאמצים שלך או את האירוע שלך ייכשל. אם אתה לא רוצה להיות באירוע שלך לבד … ואז בשוק, בשוק, בשוק, בשוק … ו בשוק קצת יותר.
13. הגדר סיבה טובה עבור אנשים להופיע. מה הוא לצייר עבור המשתתפים? אתה צריך להגדיר מה אתה עושה במקרה זה יביא את המשתתפים היעד בדלת. עבור מוצר הצרכן זה יכול להיות צד עם בידור הדגמות המוצר ואת freebies. עבור קהל העסק זה יכול להיות תוכן חינוכי או דובר מרגש, ידועה מומחה. מה שזה לא יהיה, לא לאבד את הקשר עם למה אתה רוצה את זה קהל מסוים clamoring להיכנס.
14. לפרוס בכתב מדוע שוק היעד שלך צריך להשתתף - לא להניח את היתרונות ברורים. כאשר קידום אירוע הקפד לספר את קהל היעד שלך מה הם ילמדו, מי הם יפגשו ומדוע הם צריכים להיות שם. אל תניח את החברים שלך יספר לחברים שלהם. אם אתה משתמש ברמקולים, תן להם עותק פרסומי כדי שיוכלו לקדם את האירוע לקהלים שלהם.
15. למד כיצד לדבר עם התקשורת. עיתונאים הם עסוקים מאוד תמיד על המועד האחרון … אין להם זמן לשמוע נפילה המכירות. תן להם לדעת כי המידע קיים - לסיפורים עתידיים - כי אתה מומחה בתחום זה. כלול מידע זה כאשר אתה מושיט יד.
16. השתמש hashtags טוויטר. טוויטר הוא נהדר לקידום אירועים וליצירת תחושה של קהילה מקוונת סביב אירוע. הגדר hashtag ייחודי בשלב מוקדם. חפש את Twitter תחילה כדי לוודא שהוא כבר לא בשימוש. שים את hashtag הנכון באתר האירוע, ואם אתה משתמש בלחצן הצפצף לשיתוף באתר, לעבוד את hashtag הנכון לתוך veradeage presade. כאשר אנשים ציוץ, זה מקדם את האירוע באופן אוטומטי על טוויטר.
$config[code] not found17. השתמש באינטרנט מראש טרום אירועים לקדם את האירוע המרכזי. כדי לבנות עניין באירוע שלך, לנסות להחזיק ב- Hangout של Google או בצ'אט של Twitter כמה שבועות לפני האירוע המרכזי. הזמן כמה מהרמקולים שלך להשתתף באירוע החברתי המקוון. תן תצוגה מקדימה של מה לבוא באירוע המרכזי, על ידי עושה קצת דיון על מה הדוברים יכסה, או להדגיש את הפעילויות. זה יוצר ציפייה.
18. לקנות פרסום ברשתות חברתיות. רכישת פרסום על רשתות חברתיות הוא לעתים קרובות overlooked על ידי אירועים קטנים. פלטפורמות פרסום חברתיות (Facebook, LinkedIn ו- Twitter מעל לכל) מציעות אפשרויות מיקוד עומק שיכולות לעזור באופן משמעותי להגיע לקהל היעד שלנו במיקום הגיאוגרפי שלנו. החדשות הטובות הן כי אין תקציבים גדולים נדרשים ומכירת כרטיסים ניתן למדוד בקלות.
19. השתמש ב- YouTube כדי לקדם את האירוע שלך. YouTube הוא מנוע החיפוש השני בעולם אחרי Google. העלאת קטעי וידאו מהאירועים הקודמים שלנו או ראיונות עם הדוברים / מבצעים שלנו היא דרך מצוינת לשכנע את המשתתפים הפוטנציאליים ללחוץ על לקנות. וידאו מספק רמזים חזותיים משמעותיים ובכך להשפיע בכבדות על תהליך קבלת ההחלטות שלנו. עם אירועים אנחנו תמיד מרגישים את הסיכון של לא יודע מה יקרה, וידאו מקל על המתח הזה.
20. יצירת מדהים מדהים תקציב וידאו. קצת יצירתיות עם כמה לוח כרזה, קליפ ללא תמלוגים, מצלמה טובה וידאו חכם תיצור וידאו כיף כדי לעזור לפרסם את מה שיבוא. הנה דוגמה טובה לווידאו, שעשתה זאת רק בתקציב שרוך, כדי לקדם אירוע עסקי קטן.
21. קבל בלוגרים מקומיים מעורבים. להיות חכם עם בלוגרים. מעורבות בלוגרים מקומיים להשתתף באירוע היא בדרך כלל אסטרטגיה נהדרת לצבור קהל לפני, במהלך ואחרי האירוע. בלוגרים בדרך כלל סומכים על טווח רחב ולא נוהגים בדרך כלל לעקוב אחר כללי התקשורת המסורתיים.
22. מינוף פלטפורמות רישום אירועים כמו Meetup. השתמש בפלטפורמות קיימות. אם זהו הניסיון הראשון שלך לנהל אירוע ואתה חסר את הכישורים כדי לקדם אותו, יש להסתכל על Meetup.com. מלבד להציע סוויטה לנהל את האירועים באינטרנט, Meetup הוא מפנה נהדר עבור הקהל הרלוונטי באזור שלך. זה גם תכונות רישום וניהול RSVP יכולות שאינן שימושיות במיוחד אם אתה מנוסה.
23. השתמש רישום מקוון. הדרך הקלה יותר להפחיד אנשים משם היא על ידי רישום אנלוגי (פקסים, טיוטה בנקאית או בדלת בלבד). הצעה הרשמה מקוון כדי להבטיח כמו משתתפים רבים בהקדם האפשרי, אשר יסייעו לחיזוי מספרים לשחרר תקציב בקרוב.
24. קבל המפורטים באתרים קייטרינג לקבוצה שלך. ברגע שאתה יודע מי אתה רוצה להשתתף, השלב הבא הוא לשים את עצמך לפניהם. ישנם אתרי אינטרנט המתמחים ברישום אירועים ארציים (למשל, Meetup, Lanyrd) ובמקומות מקומיים מתחילים שם ומחקרים שהם המתאימים ביותר להצגתם.
25. הצע לשותפים המקומיים תמריצים לקידוםך. הודעות לעיתונות שנשלחו את כלי התקשורת הרלוונטיים יעזור ליצור באז חדשות ואתה יכול להסתכל על מקבל מדיה (מקוון או לא מקוון) כשותפים. הם מקבלים חשיפה באירוע שלך בתמורה לפרסום זה. אם הם לא רוצים להתערב ברמה זו, התקרב אליהם עם הרעיון של הפעלת תחרות עבור הקוראים שלהם כדי לזכות בכרטיסים.
26. להקל על הדוברים שלך כדי לפרסם את חסידיו. אם יש לך מומחים / רמקולים המשתתפים, לעודד אותם לפרסם את נוכחותם החברתית שלהם followers / מנויים דוא"ל.
27. תן תמריצים ציפור מוקדם. מוקדם ציפור הכרטיסים בקצב זול יותר הם דרך מצוינת לקבל עליות מוקדמות על ידי מתן אנשים תמריץ לפעול עכשיו ולא לחכות ולשכוח.
צוות: מי עומד לעזור?
28. האצלת האחריות. לא משנה את גודל העסק שלך, תמיד לנסות להאציל את האחריות. לאחר אדם אחד אחראי על כל פרט בדרך כלל לא עובד טוב. במידת האפשר, תן לאנשים להשתלט על האזורים שהם הכי נהנים. לדוגמה, תן foodie בחברה שלך להתמודד עם הפרטים קייטרינג. ככל שמישהו נהנה מחובותיו, כך סביר יותר שהם יבצעו אותם בהצלחה.
29. מעקב - ומעקב שוב. בדוק מוקדם ולעתים קרובות. אף אחד לא רוצה להיות micromanaged, ודא כי עובדים וספקים נמצאים על המסלול עם חובות האירוע שלהם. כל עוד אנשים יודעים שאתה מצפה עדכונים מעת לעת, הם נוטים פחות להיות מתוסכל כאשר אתה קורא או דוא"ל עבור אחד.
30. נותני חסות הם תמלוגים - ודא שהם מרגישים כמו זה. אם יש לך ספונסרים - לטפל בהם כמו מלכים. הם מממנים את האירוע שלך ומאפשרים לך לעשות זאת (אם זה המודל העסקי שלך). להיות מאוד ברור לפני האירוע מה הם יקבלו כמו נותני החסות.
31. תמיד לזלזל שיעור ההצבעה, עבור נותני החסות. אם אתה חושב שאתה יכול לקבל 100 משתתפים, בסיס המגרש חסות על הערכה נמוכה יותר - במיוחד אם זה האירוע הראשון שלך. מוטב לתת למפיצים הפתעה נעימה מאשר מאכזבת.
32. שאל אנשים מה הם חושבים, ולהיות מוכנים משוב טוב או רע. שאל ביקורות. אם עשית חצי עבודה הגונה, תקבל הרבה כבוד. תגיד תודה, אבל אז לבקש את CRITIQUE ולהיות מוכנים לזה.
33. יש צוות מיומן מדיה חברתית לכסות את האירוע שלך. אל תשכח צוות מדיה חברתית. אמנם לא הכרחי עבור כל אירוע או בתעשייה, יותר ויותר אירועים מתמקדים רתימת כוח ויראלי של הקהל שלהם. אם הקהל שלך הוא tweeting, Facebook ו לצלם על Instagram - אתה צריך לעשות את אותו הדבר ואתה צריך צוות מאומן לבצע.
34. חפש ספקים אשר משרתים את גומחה ומוכנים להסתבך. הספקים הטובים ביותר שאתה יכול לעבוד עם אלה הם מכירים את התרבות העסקית הקטנה. חפש ספקים שעובדים עם עסקים קטנים לעתים קרובות או מי היה להסתבך על רמה גדולה יותר מאשר תפקידם.
יום האירוע: משיכתו
35. קבע את הציפיות בזהירות - לאחר מכן העבר. ודא שלקהל יש ניסיון נהדר (לא טוב); וכי אתה נותן להם את מה שהם ציפו מ להשתתף.
36. היחס מדבק. האורחים שלך בחלק גדול ישחק את הגישה שלך ואת הדינמיקה במהלך האירוע. להוביל על ידי דוגמה ויש לי זמן טוב.
37. תן תגובה הקהל להיות ברומטר שלך. קרא את הקהל במהלך האירוע. שאל אנשים איך הם עושים. אם הדברים הולכים נהדר, ואם הם לא, אתה תדע.
38. תמיד שאל את עצמך: איך זה רלוונטי למשתתפים? ודא שאתה מציע תוכן שרלוונטי ליותר מ -80% מהקהל. הקהל צריך ללכת עם טקטיקות מוחשיות כדי לשפר את העסק שלהם ואת הקריירה … והם חייבים להרגיש את האנרגיה של הדובר. אם כבר מדברים על העסק שלך ומה שאתה עושה - בלי להציע את הקהל מה שהם צריכים - הוא בזבוז של זמן וכסף לכל.
39. כמאסטר של טקסים או נואם. אתה מכיר את העסק שלך, אבל לא מניח שאתה יודע איך לשים על מצגת. תרגול מתן המצגת שלך, לענות על שאלות וטיפול קשה ועימותי חברי הקהל. ככל שאתה מוכן יותר.
$config[code] not found40. תראה את המיטב. תראו את החלק … להיות נוח אבל אופנה קדימה. גם אם אתה רואה חשבון או עורך דין, בחר את החליפה הייחודית ביותר או עניבה. אנשים זוכרים כמה נוח אתה בעור שלך.
תוכנית חירום: מה לעשות כאשר הדברים משתבשים
41. תארו לעצמכם את האירוע, צעד אחר צעד, ולעשות רשימה של 2 עמודות: מה יכול להשתבש בעמודה אחת, ואת תוכנית המגירה שלך השני. להיות מוכנים לא צפוי. אולי מערכת הקול נכשלת. אולי את המציג הראשי bails. אתה יכול להתמודד ולהמשיך הלאה?
42. להיות מוכן לתת יד למלא כל הפערים. למרות התכנון קדימה היא נוסחה מצוינת להצלחה, זה אף פעם לא מספיק. משהו בלתי צפוי תמיד עולה. לכן, זה משלם לשים קצת תוספת מרפק שומן עבור נסיבות מקילות. זה חל על הסדרי קייטרינג, דרישות הדפסה, התאמות אורחים, תחזיות מזג אוויר, בידור ועוד.
תודה גדולה על המומחים התורמים לעסקים קטנים לעיל תכנון אירועים האירוע:
- מאט Telfer, מנהל שיווק עבור Internet Internet בלוגר ב שיווק Nerd טיפים 1, 24, 25, 26, 27
- בית סילבר, מנכ"ל, ייעוץ Doubet טיפים 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- לורה לייטס, Event Planner ובעלים, L2 אירוע הפקה טיפים 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, שיווק באינטרנט ומנהל תוכנית שותפים, יום 2 יום הדפסה טיפים 6, 28, 29, 36, 42
- ליז קינג, מנכ"ל, מומחה אירוע ראשי, Liz אירועים המלך טיפים 7, 9, 33, 34
- יוליוס Solaris, אירוע בתעשייה דובר ועורך של אירוע מנהל בלוג טיפים 10, 18, 19, 21, 22, 23
- רמון ריי, טכנולוגיה מטיף עורך של ביז טכנולוגיה קטנה טיפים 12, 30, 32, 35, 37, 41
- אניטה Campbell, מייסד ומנכ"ל מגמות עסקים קטנים טיפים 16, 17, 20
Shutterstock: תוכנית, תקציב, ריק, מסיבות, צוות, מבוכה
109 הערות ▼
