מפגשים הם עמוד התווך בעסקים - הם החלטות מיידיות ופעולות. המפגשים הפוריים ביותר לנהל פריטים פעולה מבלי לקחת זמן רחוק אחרים נושאים סדר היום. אם פעולות לא מנוהלות כראוי, זמן יקר יכול להיות מבוזבז דיון המשימות כי לא מקבלים הושלמה, לא מצליחים לעמוד ביעדים המיועדים או להביא ערך לארגון. ניהול יעיל של פריטי פעולה עד לסגירה מתחיל עם לכידת אותם במדויק את דקות הפגישה.
$config[code] not foundהגדרה
להגדיר משימות בבירור, מבלי להשאיר מקום לפרשנות שגויה. ערוך מחדש את הפעולה כפי שהיא מתועדת כדי לוודא שהמשתתפים בפגישה יסכימו ויבינו מה צפוי. הקצה את הפעולה למישהו שנכח בפגישה, וקבל את האיש הזה כדי להודות מילולית באחריות. פריט פעולה לא מוצהר שהוקצה למישהו שלא היה נוכח בעת העלאת הנושא יכול להישאר פתוח ללא הגבלת זמן.
הקלטה
השתמש בתבנית סטנדרטית להקלטת פגישות, עם סעיף שצוין במיוחד עבור רשימת פריטים פעולה. שמירה על פורמט עקבי מסייע להבטיח בעיות נלכדים כראוי כדי לאפשר מעקב יעיל. רשמו מה צריך לעשות, מי אחראי על כך שזה יקרה, תאריך ההנפקה הועלה או הפעולה הוקצה, ואת מועד הפעולה צפויה להסתיים. עבור כל משימה, יש הבעלים הראשי אדם גיבוי מוקצה - הגיבוי יכול לשמש משתף פעולה עבור הבעלים הראשי ולתמוך במשימה אם נקרא.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילהפצה
אל תחכו זמן רב מדי כדי להפיץ דקות מפגש. אם מישהו לוקח הערות אלקטרוניות במהלך הפגישה, דקות יכול להיות מוכן להפצה ברגע הפגישה נסגרת או זמן קצר לאחר מכן. עיכובים ממושכים עלולים לגרום למשתתפים לאבד את תחושת המיידיות. משימות פעולה עדכניות יותר יכולות לקבל עדיפות גבוהה יותר מאלו שהוצאו במהלך הפגישה.
מעקב
השתמש ברשימת פריטי הפעולה כדי לעקוב אחר הקצאות בהתבסס על תאריכי היעד שזוהו. אם הפגישה היתה חלק מסדרה מתוזמנת באופן קבוע, התחל את הפגישה הבאה עם סקירת פעולות פתוחות. ליידע את המשתתפים מראש כדי שיוכלו להכין את כל החומרים הדרושים להצגת הדיווח. אם המפגש היה מפגש ייחודי או עצמאי, מעקב עם בעלי פעולה בנפרד או בפגישה חדשה התמקדה אך ורק במעקב אחר פעולות לסגירה.
חשיפה
אם מועדי הפדיון מחמיצים או פעולות שדווחו אינן עומדות בציפיות, הפוך את העובדות הללו לעין לחברי הצוות. הפץ מחדש את רשימת הפריטים לפעולה, כולל הערות כתובות המסבירות בבירור מה גרם לעיכוב, מדוע הפעולה נחשבה לא מספיקה, ומה צריך לעשות כדי לחזור למסלול. אם יש צורך בהנהלת הסיכונים כדי להסיר מחסומים, לקבוע מועד עם חברי צוות הניהול המתאימים כדי לספק סיכום תמציתי של הבעיה ושל הפתרון המומלץ של הצוות.
סגירת מעגל
עם השלמת פעולה, עדכן את רשימת פריטי הפעולה על ידי זיהוי התאריך שבו נסגרה הבעיה. הפץ מחדש את הרשימה לחברי הצוות כדי שיוכלו לראות אילו פעולות נסגרו ומתי. לאחר שכולם ראו את הפריטים הסגורים, הסר אותם מהרשימה. פריטים סגורים ניתנים לארכיון או למחיקה, בהתאם לצורכי הצוות או לציפיות הניהול.
