מדריך עסקים קטנים חשבונית מקבל תשלום

אחד הזמנים מלחיץ ביותר עבור רוב בעלי עסקים קטנים היא כאשר תזרים מזומנים הופך הדוק בגלל התשלומים לא מגיעים מלקוחות. לא בהכרח כי העסק שלך לא נע לאורך חלקה, אלא בגלל הלקוחות שלך לא משלמים במועד.

במדריך זה לחיוב ולהשלמת תשלום, ברצוננו לשתף איתך כמה שיטות מומלצות לביצוע חשבונית ללקוחות שלך. בנוסף, אנו רוצים לשתף דרכים להבטיח שתקבל תשלום בזמן (או קרוב ככל האפשר), כך שלא תצטרך לדאוג לתזרים מזומנים.

$config[code] not found

השתמש בתוכנת חשבונית

באמצעות תוכנת חשבונית כמו Hiveage יש יתרונות שונים עבור העסק שלך. בתור התחלה, זה מראה ללקוחות שלך כי תהליך החשבונאות שלך הוא מקצועי ומאורגן. הם גם יודעים שהם לא יוכלו לחמוק דרך סדקים להחמיץ תשלום.

בסופו של דבר, תוכל בקלות לעקוב אחר מבצעים מיוחדים המוצעים ללקוחות ספציפיים, כמה מהר או לאט לקוחות נוטים לשלם, אילו חשבוניות עברו, ועוד.

תוכל גם להפעיל דוחות מפורטים שיעזרו לך כאשר הלקוחות מעוניינים בחשבונית שלהם לעומת היסטוריית התשלומים. תוכל גם להפעיל דוחות אלה כאשר לקוחות מחו על כמות המוצרים או השירותים שקיבלו ביחס לסכומים שחויבו על חשבונם.

לדון פרטים חשבונית ב התחלה

כאשר אתה מתחיל לעבוד עם לקוח חדש, כדאי לקבל את פרטי החשבונית שאושרו מוקדם ככל האפשר. חלק מהלקוחות יתעכב על תשלום חשבונית פשוט כי דבר אחד, כגון מספר הזמנת רכש, חסר. הנה מה שאתה צריך להקים ממש מההתחלה כדי להבטיח עתיד מוצלח של חשבונית.

1. לדעת מה המידע שאתה צריך לספק ללקוחות.

האם הלקוח שלך צריך W-9 שלך בתחילת העבודה יחד? האם הלקוח שלך רוצה שם פרויקט ספציפי או מספר הזמנת רכש על כל חשבונית? האם הלקוח שלך יש כתובות עסקיות מרובות צריך מסוים על חשבונית עבור ניתוב תקין? מצא את הדברים האלה, כך שאין להם תירוץ לגיטימי לעכב תשלומים.

1. לדעת איך הלקוח רוצה להיות חשבונית.

רוב הלקוחות הם בסדר עם להיות חשבונית באינטרנט באמצעות דוא"ל. אבל כמה עדיין רוצה לקבל את העותק הזה לבוא בדואר. הקפד לשלוח את החשבונית בהתאם.

1. לדעת מי צריך לקבל את החשבונית (ומי צריך להעתיק).

ללקוחות שונים יש כללים שונים בכל הקשור לחשבוניות. כמה חשבוניות חייב ללכת הבעלים של החברה לאישור, ולאחר מכן יהיה לטפטף עד חשבונאות. אחרים חייבים ללכת עם חשבונאות CC כדי מנהל הפרויקט אתה עובד עם כך שהם יכולים לשלוח אישור שלהם חשבונאות.

מדי פעם, יהיה לך לקוח שבו יש לשלוח את החשבונית כקובץ PDF לאדם אחד לאישור. אז זה חייב להישלח לאדם אחר לאישור. לבסוף, יש לשלוח אותו למחלקת הנהלת חשבונות חיצונית באופן אלקטרוני.

גלה מה התהליך עבור הלקוח שלך ופעל לפי זה בהתאם.

ברור להגדיר את התנאים שלך

באופן מפתיע, אנשים מסוימים אינם מציינים תנאי תשלום. הם פשוט לעזוב את ברירת המחדל עם קבלת על החשבונית. אם תנאי התשלום שלך אינם צפויים עם קבלתם, עליך לשנות אותם בחשבונית בהתאם. אחרת, אנשים יניחו שלא שינית את תנאי התשלום מהגדרת ברירת המחדל ומרכיבים את תנאי התשלום שלהם.

אם כבר מדברים על תנאי התשלום, דרך אחת כדי לוודא שאתה מקבל תשלום לפני שאתה עושה את העבודה או לשלוח את המוצר היא להציע הנחה על תשלום מראש. הלקוחות שלך יאהבו את ההזדמנות לשמור קצת, ואתה תאהב את העובדה שאתה לא צריך לדאוג מקבל נוקשה.

ברור להגדיר מתי לצפות חשבונית

תן ללקוחות שלך לדעת מראש כי אתה בדרך כלל חשבונית בסוף החודש, הראשון של החודש, באמצע החודש, שבועי, דו שבועי, או כאשר הפרויקט הוא סיים. בדרך זו, הם יודעים מתי הם יכולים לצפות לקבל את החשבונית שלך ואני מקווה להיות על המשמר את זה.

הצעה יותר מאשר דרך אחת לשלם

רק בגלל 90 אחוז מהלקוחות שלך להשתמש PayPal או לשלם באינטרנט לא אומר את 10 האחוזים האחרים יהיה. בכך שתאפשר ללקוחות לשלם באמצעות כרטיס אשראי או המחאה, תוכל להסיר את רוב מחסומי התשלומים עבור רוב הלקוחות שלך.

כדי להבטיח שהלקוחות שלך יוכלו לשלם את הסכום הרצוי להם, הוסף את כתובת הדואר שלך בחשבונית ואפשר אפשרויות תשלום נוספות עבורם לשלם באינטרנט מחוץ ל- PayPal.

טוב עיבוד כרטיס אשראי חלופות PayPal כוללים פס, בריינטרי, ו Authorize. כל שלוש יש תמחור דומה ב 2.9% + 0.30 $ לכל עסקה. עמלות נוספות כוללות:

• בריינטרי לא גובה דמי עסקה על 50k הראשון מעובד דרכם. הם גובים 1% נוספים עבור עסקאות במטבע הבינלאומי.
• Braintree ו Stripe לגבות תשלום chargeback 15 $.
• פס מגייס 2% נוספים עבור עסקאות במטבע הבינלאומי.
• אישור חיובים $ 49 דמי ההתקנה, $ 25 שער שער חודשי, 1.5% דמי הערכה עבור עסקאות בינלאומיות, ו 25 $ תשלום chargeback.

אז איך אתה בוחר? הנה כמה שאלות לשאול על העסק שלך.

• האם ברצונך לקבל תשלומים בטלפון או במכשיר הנייד שלך באופן אישי?
• האם אתה רק רוצה לקבל כרטיס אשראי רגיל תשלומים (ויזה, Mastercard, Discover, AMEX, וכו ') או שאתה גם רוצה לקבל שיטות תשלום חדש יותר כמו Apple Pay, Bitcoin, או Venmo?
• האם אתה זקוק לחיוב על מנוי? פיצול אפשרויות תשלום?
• האם יש לך לקוחות ברחבי העולם ובארצות שאינן יכולות להשתמש ב- PayPal?

ברגע שיש לך את התשובות לשאלות אלה, אתה אמור להיות מסוגל להתאים את התכונות של מעבדים התשלום עם הצרכים שלך כדי לקבוע איזה מהם מתאים לעסק שלך.

כמו כן, שים לב שאם יש לך לקוחות שאינם משלמים באמצעות PayPal כי יש להם משהו נגד PayPal, הם עשויים לא כמו בריינטרי גם מאז בריינטרי נרכשה על ידי PayPal.

אשר שהשלמת את החשבונית

אתה יודע שאתה יכול לסמוך על תוכנת החשבונית שלך. אז אתה לא בהכרח עושה את זה כי אתה לא מאמין בתוכנה שלך, אבל יותר כדי לקבל את התזכורת הראשונה כי כן, שלחת את החשבונית שלך.

לאחר שתשלח חשבונית ללקוח בפעם הראשונה, שלח הודעת אימייל לאדם שאמור לקבל את החשבונית ואת כל מי שנזקק להעתקה עליה, ששלחת זה עתה בחשבונית שלך. זה יכול להיכלל כמו אזכור מזדמן כי הולך עם עדכונים לפרויקט שלך.

אתה בדרך כלל רק צריך לעשות את זה עם לקוחות או לקוחות בפעם הראשונה כי הם מאוחרים באופן שגרתי עם תשלומים. עם לקוחות בפעם הראשונה, הוא מאפשר לך לוודא שחשבוניות חשבוניות נכונות.

שלח תזכורות עדינות

לא כולם ישלמו 100% בזמן. כמה אנשים יהיו לגיטימי להיות עסוק כל כך שהם בכוונה לשכוח את החשבונית שלך. בהתחלה, אתה רוצה להניח כי החשבונית שלך נשכח בטעות ואת המסגרת תזכורות בהתאם.

בעת שליחת חשבונית חוזרת, כמה דרכים נהדרות לגשת לתזכורת בחשבונית כוללות את הפרטים הבאים, כולל כמה ניסוחים למצבים מיוחדים.

• שמתי לב שטרם בחרת את החשבונית שלי. רק למקרה שזה לא בא נכון, אני מחדש את זה. אני גם לצרף עותק באמצעות PDF בדוא"ל נפרד. אתה אף פעם לא יודע עם מסנני דואר זבל דוא"ל בימים אלה.
• אני יודע שאתה עסוק עם השקת הפרויקט החדש לאחרונה. רק למקרה שהוא נקבר בתיבת הדואר הנכנס שלך, הנה החשבונית שלי לעבודה של החודש שעבר.
• אני מקווה שהיה לך טיול טוב! אני יודע שאתה כנראה יש הרבה תופס לעשות, אז רציתי לוודא שזה היה בראש הרשימה מאז זה כבר 30 יום.
• זוהי רק תזכורת ידידותית לגבי החשבונית שלי מהחודש שעבר. הזמן טס, אבל מאז זה היה 30 יום, חשבתי ליידע אותך.

על פי רוב, זה צריך לפתור את הבעיה ואתה צריך לקבל תשובה - ותשלום. אם אתה לא מקבל תגובה מאדם אחד, אתה תמיד יכול לשלוח תזכורת עדינה למישהו אחר. תן לאותו אדם לדעת שלא שמעת על החשבונית שלך ושהיית רוצה לוודא שהיא הגיעה אליהם.

אם אין לך תזכורות מותאמות אישית, זה בסדר. אתה יכול לבחור לשלוח תזכורות אוטומטיות במקום!

שים את הרגל שלך למטה

אם תזכורות לעיל ללכת מעיניהם, אז ייתכן שיהיה עליך לקבל קצת יותר אגרסיבי. זה חשוב במיוחד אם החשבונית הפכה להיות קשה עקב בעבר. יש כמה דברים לשקול לפני שאתה לוקח את הכביש הזה.

• האם אתה רוצה שהחברה תישאר כלקוח? אם אתה עושה, להיות אוהד עם איטי תשלום עשוי להרוויח לך את נאמנותם בעתיד.
• האם אתה יכול להפסיק את המסירה או את השירותים עקב אי תשלום? שוב, בחירה זו עשויה לרדת אם אתה רוצה את החברה הזו כדי להישאר לקוח.

עם תשובות אלה בחשבון, לפעול בהתאם. התחל לשלוח שוב את החשבונית שלך, הן מבחינה דיגיטלית והן בדואר. התקשר אל הלקוח שלך ותן להם לדעת שאתה מבין שהדברים עשויים להיות קשים, אך השלמת את השירותים המוסכמים או שלחת את תוצרי המוצר. לפיכך, התשלום הנוכחי הוא מיד.

כן, זה יכול להיות לא נוח. אבל זה גם עסק. אתה כנראה לא הספק היחיד כי הלקוח שלך הוא מאוחר ביצוע תשלומים, כך שאתה לא תהיה רק ​​אחד אוכף את הבעיה. אבל אם אתה היחיד להפעיל לחץ עליהם, סביר להניח שאתה מקבל תשלום הראשון. או לפחות הראשון לאחר שירות חיוני, שכר דירה, ושאר החשבונות משולמים.

התמדה בנושא יכול להיות מתסכל גם לך וגם ללקוח שלך, אבל זה יכול להיות המפתח מקבל תשלום. כמה בעלי עסקים קטנים דיווחו שישולם מאוחר ככל שנתיים לאחר הצעת החוק היה אמור להיות. אמנם מאוחר הוא אף פעם לא טוב, זה יותר טוב מאשר לעולם.

תמונה חשבונית באמצעות Shutterstock

עוד ב: מאמרים פופולריים 9 תגובות ▼