עוזר צוות עוזר לשאת את עומס העבודה על ידי ביצוע משימות ניהוליות כדי לשחרר את חברי צוות המשרד עבור תפקידים אחרים. הם צעד צעד קדימה כדי לעזור עם פרויקטים הנוכחי, כך שחברים מנוסים יותר יכולים להתמקד בדרכים לשפר את הפרויקט, לפתור בעיות או כתובת דרישות הלקוח. הסיוע המינהלי הנוסף הוא חיוני לצורך עמידה בלוחות זמנים ובהשלמת פרויקטים בזמן. מסייעים לעבוד תחת פיקוח ישיר של ראשי צוותים.
$config[code] not foundחובות ניהוליות
עוזרי צוות לסייע עם משימות ניהוליות הדורשות מעט פיקוח. הם לוח הזמנים פגישות עם לקוחות ולוודא ללקוחות לקבל מסמכים וחייבים בזמן. הם מארגנים פגישות צוות פנימיות ומכינים מסלולים על מנת להבטיח שכל העובדים נמצאים באותו דף. תחומי אחריות נוספים כוללים: מיון הודעות דוא"ל לפי חשיבות, התראה של חברי צוות למועדים קרובים, העתקת מסמכים, סידורים, הכנת מסמכים וארגון קבצים אלקטרוניים. מהירות, מיומנויות תקשורת אפקטיביות ותשומת לב לפרטים הם דרישות התפקיד הגבוהות ביותר.
נתונים ותוצרים
לעתים קרובות, צוותי עבודה זקוקים לתמיכה ניהולית נוספת כדי לסייע בשמירת רשומות, ניהול נתונים ותוצרי פרויקטים. עוזרי צוות לרשום הערות במהלך פגישות ולעבד את ההערות הללו לתוך תזכירים הפרויקט. הם לאסוף נתונים קלט קבצים אלקטרוניים, כך חברי הצוות יש רשומות כדי לנתח את הניתוחים שלהם ואת תוצאות הפרויקט. מסייעים בהכנת פרויקטי פרוייקט על ידי הוספת מספרי עמודים, כריכות אטרקטיביות, רשימות מונחים ותוכן עניינים לדו"חות כתובים. מיומנויות מחשב, מיומנויות כניסה לנתונים וחוזק הגהה מסייעים למועמדים להתבלט כמועמדים מתאימים לעבודה.
ארוחות והסדרי נסיעה
עוזרי הפרויקט מרכזים ארוחות צהריים וארוחות משרד עם חברי צוות. הם להזמין ולאסוף ארוחות עבור עובדים שעובדים שעות ארוכות כדי לעמוד במועדי. הם עושים סידורי נסיעות, כולל טיסות, לינה ומכוניות שכירות. על ידי חקר המסלולים של הכנס והודעות לחברי צוות של פרטי סמינר, הם מפנים זמן רב יותר לחברים מנוסים להתמקד בפרויקטים נרחבים וגוזלים זמן.
אחריות פיננסית
וודא כי הצוות נשאר במסגרת התקציב שלו הוא תפקיד חיוני. צוות עוזרי לעקוב אחר הוצאות הפרויקט ואת קבלות הרכישה, והם להתחבר אלה מספרים בתוכנות חשבונאות וגליונות אלקטרוניים. הם אינם מקבלים החלטות רכש של מנהלים, אך הם מודיעים למנהיגים בצוותים כאשר התקציבים נראים כאילו הם עלולים להיכנס לאדום. עוזרים להזמין מוצרים ומוצרים כאשר המלאי מקבל נמוך. תקצוב והבנה בסיסית של סיוע חשבונאי עוזרי הפרויקט לשמור על היעדים הפיננסיים המוצעים.
