שיא שמירה היא חלק חיוני של סוגים רבים של עסקים היום. בין אם אתה עובד במשרד רפואי, אוניברסיטה, משרד משפטי או מוסד אחר, ניהול טפסים לשמור על עסקים אלה פועל הוא לעתים קרובות עבודה במשרה מלאה בפני עצמה. לפעמים, את כמות הניירת שנוצר על ידי הארגון יכול להיראות מכריע. בעיות נפוצות העומדות בפני ניהול הרשומות עשויות להיות מושפלות על ידי מערכות שיש לטפל בהן.
$config[code] not foundאבודים רשומות
רשומות שאבדו יכול לנוע בין אי נוחות קלה לעסקים כדי טרחה עצומה שלוקח חודשים, או אפילו שנים, כדי לפתור. לדוגמה, אם לקוחות מבקשים מסמכים מהחברה על בסיס קבוע, ואתה לא יכול לספק להם במועד (או בכלל), אתה עלול לסכן את אובדן העסק שלהם בעתיד. אם יש צורך ברשומות חשובות עבור עניין משפטי, כגון הגנה על החברה נגד תביעה, לא לספק את המסמכים המתאימים יכול לעלות סכומי עתק של כסף, או אפילו מתכוון פירוק של העסק לחלוטין. אחת הדרכים להימנע מאובדן רשומות היא להיות ארגון מפורט ותהליך אחסון.
ארגון שיא
ארגון קובץ תקין הוא אחד מאבני היסוד של ניהול הרשומות טוב. בדרך כלל, חברות לארגן קבצים כרונולוגית לפי שנה ולאחר מכן לפי אלפביתי לפי שם הלקוח. בנוסף עותקים קשיחים של רשומות החברה שלך, אחסון אלקטרוניים היא אפשרות קיימא זה חוסך הן את המרחב ואת הזמן כי העסק שלך יכול לשים את השימושים האחרים. עם זאת, גם אם תבחר לשמור את רוב הקבצים החשובים במחשבי הארגון שלך, עותקים קשיחים יש להם מקום אחסון שיא הארגון. מסמכים מקוריים, כמו אלה עם חתימות נוטריוני, לעתים קרובות צריך להישמר במשך מספר מסוים של שנים או, לפעמים, ללא הגבלת זמן.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילשיא אחסון
בהתאם לסוג העסק שעבורו אתה שומר רשומות, כמו גם כמה זמן החברה פעלה, אתה עלול למצוא את עצמך פועל מחוץ לכל מקום עבור כל ארונות קבצים בשווי של טפסים עליך לשמור. פתרון אפשרי לבעיה זו הוא לא לשמור על רשומות זרות. שקול כמה זמן העסק שלך באמת צריך את הטפסים האלה על היד. למטרות מס פדרליות, רוב המסמכים ניתן להיפטר לאחר פרק זמן מסוים, בהתאם להוראות שירות מס הכנסה (IRS), בהתאם לסוג התשואה שהוגשה (עיין בסעיף משאבים). עסקים שונים, כגון משרדים משפטיים ורפואיים, נדרשים לשמור על מידע הלקוח רק למספר מסוים של שנים, בהתאם למצב שבו הם פועלים. פתרון נוסף הוא לאחסן רשומות במתקן נפרד, כגון יחידת אחסון להשכרה. בדרך זו, הם לא תופסים שטח יקר על הנחות של העסק שלך, כי אתה יכול להשתמש כדי להפעיל את הארגון. עם זאת, זכור כי יחידות כאלה יכולות להיות יקרות בהתאם למספר הרשומות שעליך לאחסן.
