הגדרה תמיכה פקידותית

בכל משרד, יש משימות שצריך להשלים על מנת לשמור על העסק לנוע קדימה. משימות אלה, הנמצאות תחת המטריה של עבודת הכמורה, הן בדרך כלל פשוט למדי וקל לאדון, והם בדרך כלל מוקצים לעובדים ברמה בסיסית. על אף שמשימות פקידותיות כמו הקלדה והגשה הן בסיסיות יחסית, הן לוקחות זמן - ובמקרים רבים, מנהלים ועובדים בינוניים מתמקדים בקדימויות אחרות ואינם מסוגלים לעמוד בכל מה שצריך לעשות. מסיבה זו, חברות רבות להעסיק אנשי תמיכה בכירים אשר טעון במיוחד הטיפול במשימות אלה.

$config[code] not found

פעילויות פקידותיות שכיחות

הכותרת של עובד תמיכה פקידות מתייחס ליחידים התומכים או עוזרים לעמיתים לעבודה עם מגוון רחב של משימות. חלק מן העבודות הנפוצות ביותר שייכות לקטגוריה זו כוללות הקלדת מסמכים, תיוק, מענה לטלפונים, ניהול דיוור, הזנת נתונים, צילום, שליחת פקסים ומיון והעברת דואר נכנס. מומחי תמיכה בכירים עשויים גם להיות אחראים לתחזוקת הזמנות ולטיפול בהם, ולטיפול במשימות אחרות כפי שהוקצו, כגון הזמנת מזון לפגישות. על ידי לקיחת אחריות אלה ולקחת אותם של צלחות של אחרים, הם עוזרים לשמור על המשרד פועל בצורה חלקה ולהבטיח כי הכל נשאר מאורגן.

למרות תמיכה כללית פקידותית מתמקדת משימות כלליות אלה, בחלק עסקים או מחלקות תמיכה פקידותית יכול להיות ממוקד על פעילויות ספציפיות או דורשים ידע יותר מקצועי. לדוגמה, פעילויות פקידות במחלקת כספים יכולות לכלול משימות הנהלת חשבונות, ניהול חשבונות לתשלום וחשבונות חייבים, סיוע בשכר, או מיון ואימות דוחות הוצאות. אם אתה עובד במשרד ממשלתי, אתה עלול להיות אחראי על הגשת היתרים או ניהול דיוורים. ללא קשר להגדרה, עם זאת, רוב התמיכה הפקידותית כוללת משימות חוזרות, מוגדרות, ולא עבודה אסטרטגית או מבצעית.

מיומנויות וחינוך

רוב תפקידי התמיכה הפקידותיים הם ברמת הכניסה, ולכן בדרך כלל דורשים תעודה תיכונית או שווה ערך. יש אנשים להשלים הכשרה נוספת במינהל המשרד באמצעות חינוך מבוגרים או תוכנית המכללה הקהילתית, בעוד אחרים לעבור לתפקידים אלה עם תואר ראשון כאמצעי להשיג את רגלם בדלת עבור תפקיד עם אחריות גדולה יותר לשלם יותר.

היכרות עם משימות משרדיות בסיסיות היא ההסמכה החשובה ביותר לתפקידי תמיכה בכירים. בעוד שחברות יספקו הכשרה בזמן העבודה בתהליכים ובנהלים ספציפיים, הם מצפים מעובדי פקידות לקבל עבודה עם מיומנות כללית.מיומנויות אלה כוללות ידע כיצד להשתמש במכונות משרד בסיסיות (פקס, מכונת צילום וכו '); מיומנויות מחשב כללי, כולל היכולת להקליד 60 מילים לדקה או מהר יותר, כמו גם עיבוד תמלילים בסיסיים ותוכנות גיליון אלקטרוני; יכולת הגשה; מיומנויות הזנת נתונים; ואת היכולת להשתמש בטלפון וללמוד את מערכת הטלפון של החברה.

עבודות תמיכה פקידותיות דורשות גם מספר מיומנויות רכות. התנהגות מקצועית היא חובה, כמו גם מיומנויות ארגוניות יוצאת דופן. כישורי שירות לקוחות חשובים, במיוחד אם אתה תהיה אינטראקציה עם הציבור, וזה חיוני כדי להיות פרט אוריינטציה. בענפים מסוימים, כגון שירותי בריאות וכספים, גם עובדי התמיכה הפקידותיים יכירו את תקנות התעשייה בנוגע לאבטחת מידע ונתונים אישיים, ולנהל את עבודתם בהתאם.

וידאו של היום

הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתיל

משכורות תמיכה בכירים

בגלל תמיכה פקידות נחשב מיקום ברמת הכניסה, משכורות נמוכים יחסית. על פי PayScale.com, השיעור הממוצע לשעה עבור עמדות תמיכה פקידותיות הוא 12.87 $, למשכורת שנתית של כ -30,000 דולר. תשלום הוא בדרך כלל בקנה אחד עם ניסיון, אבל אפילו אנשי מקצוע מנוסה ביותר לעתים נדירות מרוויח יותר מ 40,000 $ בשנה. יש מקום לצמיחה בתחום זה, עם זאת, כמו אנשים רבים הולכים לתפקידי עוזר מינהלי או מנהל בכיר יותר, או לעבור לתפקידים שונים בתוך הארגון. על פי PayScale.com, זה גם נפוץ מאוד עבור ספק תמיכה פקידותי בתחום הרפואי לעבור על מנת להיות עוזר רפואי, אחות מוסמכת או אחות המתרגל.

התעשיות בעלות השכר הגבוה ביותר לתמיכה בכירים הן הממשלה והשירותים המקצועיים, המדעיים והטכניים. עם זאת, בריאות היא גם שדה משלם גבוה, ואת תעשיית אחד שבו יש צפוי להיות לפחות חלק הצמיחה בשנים הקרובות.

פקידות תמיכה בתעשייה מגמות

כמו בתעשיות רבות, הטכנולוגיה משנה את התמיכה הפקידותית ואת האופן שבו העבודה מטופלת. משימות רבות שנעשו בעבר באופן ידני יכולים כעת להיעשות באמצעות המחשב, חיסכון בזמן ולהגדיל את הצורך בהכשרה נוספת. בתוך תחום זה, יש שתי מגמות עיקריות לובשת צורה שמשנים את פני התמיכה של פקידים.

ראשית, המעבר למשרדים נטולי נייר משנה את פני - ובמקרים מסוימים, ומבטל את הצורך בתמיכה פקידותית. חברות הולכים ללא נייר, או לפחות באמצעות פחות נייר, ממספר סיבות, כולל שיפור הקיימות, ארגון טוב יותר ועלויות מופחתות. למעשה, מחקר שנערך בשנת 2014 על ידי גרטנר מצא כי העלות לעסקים בארה"ב הקשורים לאחסון ואחזור של מסמכי נייר היא אי שם בשכונה של 25 $ עד 35 מיליארד דולר בשנה. באמצעות שירותים דיגיטליים כדי ליצור, לאחסן ולארגן מסמכים, עסקים יכולים לחסוך כסף ולהיות יעיל יותר.

במונחים של תמיכה פקידותית, זה גם אומר כי הצורך עבור מישהו פיזית להגיש מסמכים - או הקלד אותיות להדפיס, לעקוב אחר מסמכים, וכו '- מצטמצם. בעוד כמה חברות הם עושים משם עם תפקידים הפקידותית (הלשכה לסטטיסטיקה העבודה פרויקטים מעט ללא צמיחה בתחום על ידי 2026, בשל חלק גדול הטכנולוגיה) אחרים משנים את הכישורים עבור עמדות כאלה הדורשים מיומנויות מחשב מתקדמות וניסיון ניהול אלקטרוניים מסמכים.

מגמה נוספת המשפיעה על תחום התמיכה הממלכתית היא עליית העוזר הווירטואלי. עוזרי וירטואלי, הידוע גם בשם VAs, הם עוזרים או אנשי תמיכה שעובדים מרחוק לספק רבים של שירותים כמו עוזר במשרד. רבים VAs לעבוד עבור יזמים או בעלי עסקים קטנים הזקוקים לתמיכה, אבל לא יכול להרשות לעצמו או לא צריך את החלל או ציוד לשכור מישהו לעבוד במשרה מלאה במשרד. שוב, הטכנולוגיה היא המפתח בתעשייה זו, כמו עוזרי וירטואלי לעבוד באמצעות האינטרנט, באמצעות דוא"ל, שיתוף מסמכים וטכנולוגיה אחרים כדי להתמודד עם משימות עבור המעסיקים שלהם. בעוד כמה VAs הם מומחים ומטפל משימות כמו מדיה חברתית וניהול האתר, יזמים מסוימים פשוט צריך מישהו לנהל את הדוא"ל שלהם ולהגיב על שאלות הלקוחות.

כי עוזרי וירטואלי הם בדרך כלל עצמאיים או לעבוד על בסיס עצמאי, הם יכולים לעתים קרובות הפקודה שיעור שכר גבוה יותר מאשר אלה העובדים במשרדים. כמה VAs גם לעבוד עבור לקוחות מרובים בבת אחת, להגדיל את פוטנציאל הרווחים שלהם. בממוצע, VA מרוויח בין $ 10 ל $ 25 לשעה.

הנחת עבודה תמיכה פקידותית

בעוד עבודות תמיכה פקידותיות לא יכול להיות כמו שפע כפי שהיו פעם, הם עדיין זמינים. רוב הפתחים נוצרים על ידי מחזור עוזרים עוזבים הזדמנויות אחרות.

קורות חיים טובים לתמיכה פקידותית ידגיש מיומנויות הניהולית והטכנית שלך. להפגין למעסיקים כי אתה מאורגן, מפורט אוריינטציה, בעיה טובה פותר ויש להם כישורי תקשורת מעולה. הקפד להדגיש את הכישורים הטכניים שלך בצורה ניתנת לכימות; לציין כמה מהר אתה יכול להקליד מילים לדקה ולציין את התוכנה שאתה יודע איך להשתמש. כפי שאתה מפרט את החוויה שלך, להדגיש את המשימות ואת ההישגים לחשוף את כישורי הכמורה שלך, במיוחד אלה שיכולים להגדיר אותך מלבד מועמדים אחרים. מעל הכל, להיות קפדן עם דקדוק ואיות. כמו כל קורות חיים, שגיאות הקלדה והדקדוק המסכן משקפים בצורה גרועה את כישוריך, אך בשדה כמפורט בהכוונה לתמיכה פקידותית, עליך להיות מושלם. אף אחד לא הולך לשכור קלדנית אשר לא יכול לקבל קורות החיים שלו נכון.

עבודות פקידות ניתן למצוא בדרך כלל על לוחות עבודה או אתרי אינטרנט של החברה. סוכנויות זמניות גם מקום טוב למצוא את זה סוג של עבודה. עבודה בתור טמפ נותן לך את ההזדמנות לבנות את היכולות שלך במגוון של חברות. כמה סוכנויות יעשו מיקומים לטווח ארוך, או שאתה יכול להיות שכר במשרה מלאה לאחר עבודה כטמפ. התמחויות הם דרך נוספת לבנות את כישורי התמיכה במשרד. אמנם חברות רבות עם תוכניות התמחות פורמלית לאפשר למתמחים לעבוד על פרויקטים ספציפיים, המתמחים גם צפוי לעתים קרובות "לשלם את דמי החבר שלהם", על ידי לקיחת משימות פקידותיות. מצפה לבלות קצת זמן בהתמחות כלשהי עושה קצת הגשת, הזנת נתונים, ניהול דואר או לענות לטלפונים - אבל להסתכל על זה הוא הזדמנות לפתח מיומנויות שיכולות להוכיח שימושי מאוחר יותר.

עושה את עצמך הכרחי

רק בגלל העבודה הפקידותית היא בדרך כלל ברמת הכניסה, זה לא אומר שאתה לא יכול להיות חלק חשוב של הקבוצה. למעשה, מה שהופך את עצמך הכרחית הבוס שלך ועמיתים לעבודה יכול להגדיל את הסיכוי שלך לקבל מקודם, ובסופו של דבר נתקל צוות התמיכה שלך פקידותית. בתור התחלה, לקחת את העבודה שלך ברצינות ולעשות את המיטב עם כל משימה - לא משנה כמה משעמם או מייגע זה יכול להיות. כמו בכל עבודה, יהיו חלקים של העבודה שלך אתה אוהב חלקים שאתה שונא, אבל אתה צריך לטפל בשני חשוב ולעשות אותם היטב.

שנית, ללמוד לתעדף. רוב הסיכויים, אתה הולך להיות מספר פרויקטים ומשימות על הצלחת שלך בכל רגע נתון, במיוחד כאשר אתה מספק תמיכה צוות שלם או במשרד. למד לקבוע מהי העדיפות העליונה ומה יכול לחכות, ולפתח מערכות כדי להבטיח שכולם מקבלים את מה שהם צריכים כאשר הם צריכים את זה. ריבוי משימות וניהול זמן הם מיומנויות חיוניות עבור עובד תמיכה פקידותית, ועל ידי להכיר את החברה ואת מטרות חבר צוות סדרי עדיפויות, אתה יכול לספק את הרמה הגבוהה ביותר של תמיכה.

שלישית, להיות מוכנים ללכת עוד קילומטר. התפקיד שלך הוא לספק תמיכה, וזה יכול להיות לוקח על כמה משימות נוספות פה ושם. עוזרי חיוני תמיד מוכנים ללמוד, יעשה מה שנדרש כדי לא רק לעשות את העבודה, אלא גם לפתור בעיות ולמנוע משברים להתרחש. לדוגמה, אם אתה רואה שחבר שנשלח מעל תזכיר שמכיל שגיאה חמורה, אל תדפיס את המסמך ותפיץ אותו. אשר עם השותף שהמידע נכון - ובצע שינויים לפי הצורך.

לבסוף, להיות מקצועי ומנומס בכל עת. ייתכנו פעמים כאשר אחרים בארגון מתייחסים אליך בגסות או לא נותנים לך את הכבוד שמגיע לך, אבל לשמור על המקצועיות שלך בכל זאת. טיפול בכל אדם עם חסד וכבוד יגדיל את המניה שלך בחברה, במיוחד אם לפתח מוניטין של שיקול דעת ונכונות לעזור. במצב התמיכה הפקידותית שלך, סביר להניח שתהיה לך גישה למידע רב, אך תתנגד לפיתוי לרכל או לשתף את מה שאתה יודע. השגת אמון של הבוס שלך ועמיתים לעבודה יכול לעזור לקדם את הקריירה שלך, תוך כדי משרת רכילות המשרד יהיה להכתים את המוניטין שלך ואולי למנוע ממך להתקדם.