רשימת כישורים פקידותיים

משימות פקידותיות, כגון הקלדה, תיוק ומענה לטלפונים משרדיים, הועברו פעם למזכירות, לעוזרי מנהלים ולעובדים מינהליים. אבל עם יותר משרות הדורשות מיומנויות טכנולוגיה, זה לא ציפייה נדירה עבור אנשי מקצוע (כולל עורכי דין, רופאים, מורים, וכו ') להשתמש מיומנויות פקידות לבצע את המשימות היומיומיות שלהם. מכיוון שעובדים רבים משתמשים במחשבים, עבודת הפקידות הפכה לחלק חיוני כמעט בכל עבודה וכיבוש. תרומת GoodTemps Carissa Doshi דנה מדוע שש כישורי הכתיבה האלה חיוניים לעובדי המשרד: הקלדה, תיוק, הזנת נתונים, שימוש בטלפון ומיומנות ב- Microsoft Word ו- Excel.

$config[code] not found

מיומנויות משרד אופייניות

לא משנה אם אתה החלת להיות עוזר בכיר או עורך דין צוות, אתה צריך כמה כישורים פקידותיים. בהתאם לתפקיד שלך, ייתכן שלא מתייחסים מיומנויות אלה כמו פקידותית לחלוטין - המתאר אותם כמו כישורי המשרד עשוי להיות מדויק יותר.לדוגמה, עוזר אדמיניסטרטיבי יבלה באופן טבעי את רוב שעות העבודה שלו בביצוע משימות פקידותיות. עם זאת, עורכי דין, אחיות ואנשי מקצוע אחרים גם להסתמך על הקלדה שלהם ואת הכישורים הטכנולוגיים הקשורים בניסוח מכתבים לקוח, כתיבת סיכומי ביקור רפואי, כתיבת משפטי משפטי או הערות על המחשב הנייד במהלך המשפט. העוזר האדמיניסטרטיבי עשוי להתייחס ל"מיומנותו הכיתתית "כאשר הוא מתאר את כישוריו, בעוד פרקליט הסגל יכול פשוט להשתמש במונח" כישורים משרדיים "כדי להסביר שהיא יודעת את דרכה סביב מקלדת. אתה חייב את השימוש נרחב ופונקציונלי של כישורים משרדית טיפוסית למשרד למחשבים, מחשבים ניידים, טבליות וטלפונים חכמים.

לשפר את היכולת שלך הקלדה,

הבנת המיקום של אותיות על המקלדת ואת האותיות שבו אתה מניח את האצבעות הוא המפתח (לא משחק מלים המיועד) מהירה הקלדה מדויקת. לפני שתגיש את הבקשה שלך לעבודה המבקשת להקליד כמו ההסמכה הנדרשת, לקחת מבחן ההקלדה באינטרנט כמו זה הציע על LiveChat. מבחן הקלדה מקוון יהיה למדוד את המהירות שלך (מילים לדקה, או WPM) ודיוק. מעסיקים רבים מעריכים דיוק על מהירות. לדוגמה, אם אתה מקליד 100 מילים לדקה והדיוק שלך הוא רק 60 אחוז, אתה מבלה זמן לתקן את הטעויות שלך. אתה יכול גם שואפים להקליד 50 WPM ב 100 אחוז דיוק. יש הרבה מדריכים מקוונים כדי לעזור לך לשפר את כישורי ההקלדה שלך.

כישורים פקידותיים כיום הם בדרך כלל שם נרדף ליכולת להשתמש ביישומי פרודוקטיביות - כגון Microsoft Word, Excel ולעתים קרובות PowerPoint ו- Access - במחשב. המיומנות שלך עם Microsoft Word, Excel ויישומי תוכנה אחרים תלוי, בין השאר, על כישורי ההקלדה שלך. אותו הדבר עם הזנת נתונים. כאשר אתה מחבר מכתבים, דוחות או חומרים כתובים אחרים בפורמט נרטיבי, סביר להניח שתשתמש ב- Microsoft Word. הגיליונות האלקטרוניים שתיצור יחייבו מיומנויות הזנת נתונים וידע של Microsoft Excel - שתיהן מחייבות דיוק, ובמקרים מסוימים, מהירות, תלוי במהירות שבה אתה צריך לייצר את העבודה שלך. המונח "הזנת נתונים" מתייחס בדרך כלל לכישורי המקלדת (כלומר, הקלדה) הכוללת מספרים, יחד עם רמת הנוחות שלך עם הצד הימני של המקלדת, הדומה למכונת הוספת 10 מקשים.

וידאו של היום

הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתיל

טלפון ומשרד תקשורת

מזכירים, עוזרי אדמיניסטרטיבי וקבלנים נדרשים בדרך כלל לענות לטלפונים משרדיים, אשר יכולים לנוע בין קו טלפון אחד לקו טלפון עסקי רב-קווי או למרכזיית Voice Over Internet Protocol (VOIP).

ללא תלות במספר קווי הטלפון שעליך לענות עליהם, כללי התנהגות נאותים בטלפון הם תחום חשוב של עבודת פקידות. תפקידי הטלפון הרגיל של עובד המשרד כוללים מענה בצורה ברורה ומקצועית למתקשרים, כמו גם לדעת איך לכוון כראוי ולהפנות שיחות. גם אם אתה לא פקידת הקבלה, אתה צריך לדעת את הדרך הנכונה להגיב למתקשרים במקרה שאתה מקבל שיחת misdirected. אם אתה פונה למשרה לא אדמיניסטרטיבית, אל תכניס רשימה של כישורי טלפון בקורות החיים שלך - פשוט התייחס למיומנויות התקשורת הכתובות והמילוליות שלך, מכיוון שאין זה סביר שתקבל תפקיד בטלפון. מצד שני, אם אתה מעוניין בעמדה nonadministrative ואתה גיבוי הקבלה או אם אתה מנהל את צוות הפקידות, לציין את הידע שלך מורכבים של הטלפון או מרכזיות מערכות כך ברור שאתה מכיר את הציוד.

תיאור יכולות הכמורה שלך

איך אתה מתאר את כישורי הכישורים שלך ואת היכולות עשוי לסמוך על המיקום שבו אתה החלת. אם העבודה מפרסם במפורש כי חובות פקידות הם חלק מהתפקיד, אז בכל האמצעים קורות החיים שלך היישום צריך לכלול סעיף עבור "כישורים פקידותיים". בסעיף זה, ציין את יישומי התוכנה שאתה בקיאים בהם; אם אתה משתמש מתקדם, ציין את זה בתיאור שלך. אם יש לך הכשרה או הסמכה ביישומים אלה, אתה יכול גם לכלול את זה בתיאור של הכישורים שלך או בקטע אחר של קורות החיים שלך עבור הכשרה ואישורים. בנוסף, אם יש לך מספר משמעותי של שנים של ניסיון באמצעות יישומים מסוימים, ברשימה כי גם.

לדוגמה, קורות החיים שלך עשויים לציין: "Microsoft Word - 10 שנות ניסיון, כולל מיומנות חזקה ביצירת דוחות מורכבים, כתיבת התכתבות ושימוש בפונקציות מיזוג דואר לטיפול יעיל בדואר המוני Microsoft Excel - 8 שנות ניסיון, כולל 3 שנים באמצעות פונקציות כגון יצירת נוסחאות התייחסות רב, שולחנות ציר VLOOKUP. "

אם אתה פונה לעבודה שבה אתה לא חלק של צוות מנהלי או אם אתה לא פונים לקבלת עבודה פקידותית, שקול לתאר את כישורי הטכנולוגיה שלך באופן זה לא נראה כאילו אתה רואה חשבון מחפש מזכירות עמדה. לדוגמה, אם פרסום העבודה הוא עבור רואה חשבון עם ידע של יישומי תוכנה ופרודוקטיביות, לא לרשום "כישורים הפקידותית" על קורות החיים שלך. כלול תיאור קצר של המומחיות שלך עם יישומים ספציפיים, כגון Microsoft Excel, Access ו- PowerPoint - אלה הם לעתים קרובות את היישומים כי עובדים בתפקידים מקצועיים צריך להיות נוח להשתמש. שוב, אם אתה משתמש מתקדם Excel או קיבלו הדרכה או הסמכה ביישום כי רואי חשבון להשתמש, לכלול את זה על קורות החיים שלך. אתה יכול להשתמש בכותרת "פרודוקטיביות יישומים" או משהו דומה, כך שזה לא נראה כאילו אתה מתמקד יותר בהיבטים הכפריים של העבודה שאתה רוצה, ולא את הכישורים שאתה מביא לשולחן עבור מיקום ברמה גבוהה יותר.

עוזר אדמיניסטרטיבי דרושים מיומנויות פקידותיות

תפקידי עוזר אדמיניסטרטיבי דורשים מיומנויות פקידותיות, אם כי פרסומי העבודה אינם יכולים לציין במפורש "הנה כישורי הכתיבה שאתה צריך לתפקד בתפקיד זה". משימות התפקיד המפורטות הן דוגמאות למשימות הדורשות מיומנויות פקידותיות. הנה עבודה לדוגמה לדוגמה עבור עוזר עוזר אדמיניסטרטיבי הדורש מיומנות פקידותית ומשרדית:

מכון ABC לבריאות הציבור מבקש מעוזר אדמיניסטרטיבי לתמיכה במנהל המעבדה לבריאות הציבור ולסייע במשימות היום-יומיות של מעבדות בריאות הציבור. זה עוזר מנהל בכיר יהיה ממוקם בקומה השביעית של המכון כדי לברך מבקרים, סטודנטים, סגל וצוות. בנוסף לספק את רמת השירות הגבוהה ביותר ללקוח, אדם זה יספק תמיכה משרדית כללית לפקולטה ומעבדת מבוסס מעבדה, תוך סיוע למנהל המעבדה לבריאות הציבור ומנהל מכון בריאות הציבור עם מגוון פעילויות ניהוליות ומשימות קשורות.

העוזר האדמיניסטרטיבי המבצעת יהיה: ברוכים הבאים, לכוון ולהתייחס מבקרים; שיחות טלפון ישירות, העברת הודעות ותשובות לשאלות על המכון לבריאות הציבור ועל מעבדות בריאות הציבור; לסייע בהזמנה, קבלה, גרוס והפצה של ציוד משרדי, מעבדה והוראה; לסייע עם פקידים אחרים הקשורים פקידים כגון צילום, פקס ו הגשת, לפי הצורך; לפקח מחדש את ציוד משרדי על בסיס יומי, כולל אספקה ​​כגון נייר וטונר עבור מכונות צילום ומדפסות; לפקח על חדרי ישיבות באופן קבוע כדי להבטיח שהם מצויד כראוי עם ציוד משרדי וחומרים מצגת; לשמור על ניקיון ובטיחות של סביבת העבודה בסוויטה המרכזית של המשרד ובשטחים ציבוריים אחרים לאורך הקומה השביעית; לעקוב אחר נהלי האבטחה של העובדים ולדרוש עמידה בנוהלי אבטחה למבקרים בכל שטחי המשרד; הזמנות באמצעות תהליך הרכישה interoffice, ולשמור חשבונאות של הזמנות ואספקה ​​השימוש לאורך הקומה השביעית; חדרי ישיבות בקומה השביעית למכון לבריאות הציבור; משמשים כנקודת המגע העיקרית של סגל המעבדה ואנשי הצוות; להגיש בקשות תחזוקה לציוד משרדי וריהוט; לתאם איסוף ושליחה של שירותי דואר לילה ושירותי דואר אקספרס (לדוגמה, FedEx, UPS); ושימשו כנקודת מפגש ראשית לסגל, למבקרים ולסטודנטים.

משרות מנהל חשבונות (לא - מינהלי) דרושות מיומנויות פקידותיות

כמו כן, ישנם תפקידים אחרים שאינם אדמיניסטרטיביים עוזר סוג תפקידים, אבל זה דורש כישורים פקידותיים דומים, כגון רואה חשבון צוות. עבודה זו מדגם פרסום עבור מנהל חשבונות יש מספר חובות הדורשות מיומנויות פקידותיות. עם זאת, הם אינם רשומים במפורש כפקידות משרדית או משרדית. לדוגמה:

מנהל חשבונות של XYZ תעשיות יהיה אחראי על הכנת ערכי יומן, סגירות חודשית וסוף שנה, פיוס בנקאי, תחזוקת נכס קבוע ופיוס ספר חשבונות ראשי. בנוסף, תשתתף בתאימות, תסקור לוחות זמנים לתהליכי הדיווח, ונעבוד לצד רואי החשבון המבקרים שלנו לבדיקות רבעוניות ולביקורות שנתיות. אחריות מרכזית - הכנה של תנועות יומן והתאמות חשבון, כולל אך לא רק, מזומנים, הוצאות מראש ושכר; לערוך סוף שבוע, תנועות יומן, ללא פיקוח; שמירה על פנקס נכסים קבועים, פחת ופיוס; לנתח הכנסות דוחות ומאזנים, ולהעביר ממצאים לניהול; להשתתף ביוזמות המחלקות; לסייע בתהליכי סגירה של סוף חודש, רבעוני וסוף שנה, כולל הכנה חודשית פיננסית צמודה; ליישם, לתחזק ולדבוק בבקרות פנימיות תחת SOX ונהלים חשבונאיים המבטיחים עמידה ב - GAAP; לדווח על נתונים כספיים ולהעבירם בצורה יעילה ומובנת; לנהל את החכירה ההון לוחות זמנים התשלום החודשי.

דרישות התפקיד כוללות: מיומנויות אנליטיות מוכחות, כגון זיהוי בעיות, איסוף נתונים רלוונטיים, הסקת מסקנות תקפות והמלצה על שיפור ופעולות מתקנות; ניסיון עם חיוב והיכרות עם התאמת החשבון; ניסיון מועדף חשבונות, כמו גם מיומנות עם Microsoft Excel; ידע בסיסי ביומני יומן וחשבונות בתשלום; מיומנויות תקשורת ארגוניות, כתובות ומילוליות; ואת היכולת לעבוד בתוך גיליונות אלקטרוניים ומסדי נתונים; מסירות והכישורים הדרושים כדי לעמוד במועדים עסקיים קריטיים.

לעולם אל תזלזלו ברלוונטיות של חוויות פקידותיות

בין אם אתה המבקש להיות עוזר אדמיניסטרטיבי או עורך דין ליטיגציה, לא לזלזל בחשיבות של כישורי פקידות או ניסיון פקידותי. לדעת את הדרך שלך סביב פעולות המשרד ואת כישורי הפקידות היא הסמכה שימושי בכל עבודה. היכרותך עם תהליכי המשרד וכיצד לנהל אותם היא, כמובן, חיונית בתפקיד מנהלי. אם אתה מבצע תפקיד שבו אתה צפוי לפקח על צוות פקידותי, אתה צריך כישורי ניהול, אבל הבנת החשיבות של מיומנויות המשרד גם הוא בעל ערך, כי זה אומר שאתה יכול לתאם את עומסי העבודה ולנהל את הציפיות עבודה של אחרים המדווחים לך. בנוסף, בתפקיד לא אדמיניסטרטיבי או לא -קלרי, גם מיומנויות משרדיות מצביעות על כך שאתה מסוגל להתנדב כחבר צוות כאשר העוזר או המזכירה המינהלית אינו זמין או עובד על סדרי עדיפויות אחרים.