רכזי הכנס, או מתכנני הפגישה, בדרך כלל מעורבים בכל היבט של הוועידה, מ מקבל את החוזים הראשונים חתום על ניקוי ביום האחרון של האירוע. בין לבין יש מגוון רחב של חובות שאתה יכול לצפות לפגוש. מאז שנת 2014, היו הזדמנויות רבות בתחום, שצפויות להימשך לפחות עד 2024, שכן הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה מעריכה כי עלייה במספר המועסקים בוועידה תעמוד על כ -10%.
$config[code] not foundתכנון מראש
בתור רכז, זה באחריותך כדי לוודא את כל הפרטים הדרושים על ידי הלקוחות שלך בכתב בכתב בחוזה לפני שתתחיל בהכנות לקראת הוועידה. תוכלו להיפגש עם הארגון להוביל את הוועידה כדי לברר פרטים כגון כמה צפויים להשתתף, מה ארוחות וחטיפים נחוצים, מי קהל היעד מורכב, מה מטרת הכנס הוא ואיזה תקציב רסן את הלקוח תחת. בנוסף, תצטרך לנהל משא ומתן עם ספקים, מתקנים וספקי שירות אחרים ולרשום את סך כל עלויות האירוע. בדרך כלל יש לך תקציב כי אתה חייב לעבוד בתוך.
ארגן את האירוע
לאחר שתסיים את כל הפרטים של האירוע שבו יתרחש האירוע ומי יספק את השירותים, אתה תהיה אחראי על ארגון הפרטים האלה לתוך פעולה זורמת חלקה. תצטרך להבין אילו חדרים הדוברים השונים ישתמשו תלוי כמה פופולרי הסדנה צפוי להיות וכמה אורחים צפויים לרכוש כרטיסים לארוחה. עם הלקוח שלך, אתה תהיה אחראי על בחירת התפריט, סידורי שולחן הבידור ועושה סידורים עבור מיקרופונים וצרכים אורקולי של הדוברים. אם הנוכחים נשארים בבתי מלון אחרים מאשר איפה אתה מחזיק את הכנס, ייתכן שיהיה עליך לארגן תחבורה עבורם. עד האירוע, אתה צריך ליצור לוח זמנים מפורט רשימה של אנשי קשר עבור כל שירות.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילצג האירוע
במהלך הכנס, אתה תהיה צפוי להיות על מנת להתקשר כדי לטפל בדקות של הרגע האחרון ולוודא כי הספקים הם המקום שבו הם אמורים להיות. מוקדם ביום הראשון, תוכלו לעשות סיור במתקן כדי לוודא דוכן התערוכה מוגדרים כראוי, כי המלון מוכן לאורחים להגיע כי שילוט נאותה. אתה יכול לשאת מכשיר קשר או להיות מוכן בטלפון הסלולרי שלך להגיב באופן מיידי לבקשות הלקוח. בנוסף לצפייה בהתקדמות הוועידה בזמן שהיא מתרחשת, האחריות שלך היא בעיקר לפתור בעיות ולפתור בעיות ככל שהן מתעוררות.
מעקב
מתאם כנסים יעיל מספק מעקב עם הלקוחות כדי לברר אם האירוע נחשב מוצלח. אתה גם צריך לאסוף תשלום מיד לאחר האירוע ולשלם את הספקים. צור סקר עבור המשתתפים כדי למלא לפני שעזב את האירוע ולשתף את התוצאות עם הלקוח שלך. נפגשים עם מארגני ההובלה מהחברה שקיימה את הכנס למשוב. מכיוון שמרכזי כנסים רבים מעורבים גם במכירת השירותים שלהם, ייתכן שתחייב אותך לבקש את התפקיד של תיאום המפגש הבא או הכנס הבא כאשר אתה עושה את זה מעקב.