חוק זכויות האזרח משנת 1964 מחייב את בקשות התעסוקה להישמר בתיק לפחות שנה. אם אתה יודע כי המבקש הוא מעל גיל 40, הבקשה שלו צריכה להיות מוחזקת במשך שנתיים, על פי גיל אפליה בתעסוקה חוק. חוקי המדינה יכול לדרוש אפילו תקופה ארוכה יותר להחזיק רשומות המבקש עבודה. בגלל המדינה תקנות פדרליות, מדויק רישום ושמירת מערכת הגשת מועמדים לעבודה הוא חלק חשוב של העסק. ייתכן אפילו צריך לבדוק שוב עם המועמדים האלה אם העובד שכרת לא עובד.
$config[code] not foundהשתמש בתוכנה לניהול אלקטרוני כדי ליצור ולאחסן יישומים עבודה. כמה תוכניות מקוונות לאפשר למשתמשים ליצור טפסים אלקטרוניים כגון יישומים עבודה. טופסי העסקה אלה נשלחים ונשמרים בצורה אלקטרונית ומאפשרים אחסון ללא נייר. מאחר שרוב היישומים מגיעים בדוא"ל, זוהי דרך קלה לאחסן חומר בקבצים שאינם תופסים שטח פיזי כלשהו. שימוש בזרימת עבודה אלקטרונית המאוחסנת במערכת ניהול המסמכים של החברה שלך דורשת אבטחה, לכן קובצי התעסוקה לא ייפרצו או ייראו על ידי אנשי צוות לא מורשים. הגדר את המחשב שלך באופן אוטומטי כדי לשלוח לך התראות כדי להזכיר לך כאשר קבצים צריכים להיות נמחקים או נבדקו.
הגדרת קבצים של אנשי יישום של יישומים בתיקיות נייר. לתכנן מערכת תיוק יעיל באמצעות תיקיות קבצים מקודדים בצבע נשמרים במגירות, מדפים או ארונות קבצים. הדפס את קורות החיים ואת בקשות העבודה שהתקבלו בדוא"ל ותגיש אותם עם היישומים שמולאו באופן אישי או שנשלחו בדואר. ניתן להגיש מועמדים לפי שם או מספר תעודת זהות בקטעים שנקבעו לפי סוג העבודה. לדוגמה, עבודות מכירה יירשמו בתיקיה שכותרתה "מכירות" והמועמדים יוכנסו לפי שם משפחה או מספרי על ידי מספרי זיהוי. לאבטח את הקבצים בארון נעול או בחדר.
שמור תיעוד לפחות ארבע שנים אם המבקש עבודה תובעת אותך על שכירת אפליה. ועדת שוויון הזדמנויות עבודה בדרך כלל מחייב אותך לשמור על בקשות בקשה לפחות שנה, אבל אם אתה עומד בפני פעולה משפטית, EEOC ממליץ לך לשמור על בקשות עבודה במשך ארבע שנים לפחות. אם לא תאחסן את היישומים שלך כראוי, EEOC יכול לחייב אותך עם נוהלי העסקה מפלה או הפרת הרשומות.
להרוס יישומי עבודה לאחר התקופה המשפטית להחזיק אותם מסתיים. להקים מערכת עם תזכורות לעשות את זה. צור קשר עם מחלקת ה- IT שלך כדי להסיר את הקבצים האלקטרוניים שלך כראוי לגרוס כל יישומי עבודה נייר. דבר זה חשוב משום שקובצי יישומי עבודה מכילים מידע אישי כגון מספרי ביטוח לאומי ונתוני תעסוקה שיש לשמור עליהם בסודיות מוחלטת.
