פונקציות המזכירה יכולות לכלול תפקידים פקידותיים שונים כגון מענה לטלפונים, הקלדה, תיוק, פתיחת דואר וקבלת קפה. למזכירה המשמשת כעוזרת למנהל יש תפקידים דומים. עם זאת, זה סוג של מזכיר דוחות ישירות למנהל (בניגוד לכל האחרים בחברה) ומסייע למנהל בדרכים שונות כדי להקל על עבודתו, כמו גם לשמור על המשרד מאורגן.
$config[code] not foundפונקציות תקשורת
כמזכיר המנהל, אתה תהיה לעתים קרובות האדם הראשון של המגע עבור אלה המנסים להגיע הבוס שלך בתוך ומחוץ לחברה. שלא כמו פקידת קבלה או מזכירה כללית שעונה לטלפון עבור כל הצוות, ייתכן שתהיה אחראי למענה לשיחות נכנסות למנהל בלבד. יהיה עליך לבצע שיחות כדי לקבוע אם אתה יכול לעזור למתקשר או אם הבוס שלך זמין לקחת את השיחה. סיוע למנהל כולל ברכת אורחים המגיעים למשרד המנהל ומכוונים אותם לפי הוראות המנהל. פונקציות מזכיר עבור המנהל שלך עשוי לכלול גם חיבור עם אנשי מקצוע אחרים מטעמה באמצעות התכתבות בכתב, ביצוע שיחות טלפון ושליחת הודעות דוא"ל.
פונקציות הארגון
מנהלים מצפים לקבל את מזכיריהם. אתה תהיה אחראי על מנת להבטיח קבצי Office נשמרים מסודרים וכל מסמכים סודיים ממוקמים באזור מאובטח. ייתכן שיהיה עליך למיין דואר נכנס כדי לקבוע מה ניתן למנהל שלך, להגיש או להשליך. סיוע המנהל לעיתים קרובות כולל שמירה על לוח הזמנים שלו. הוא מצפה לך לעקוב אחר הפגישות שלו, פגישות לוח הזמנים לעשות סידורי הנסיעה שלהם בעת הצורך. פונקציות נוספות יכולות לכלול הגדרת שיחות ועידה, השתתפות בפגישות וכן מתן סדר יום ולקיחת דקות.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילפונקציות ניהוליות
למרות שאתה מזכיר של מנהל, חלק האחריות שלך עשויים לכלול ניהול. סיוע למנהל יכול לפעמים להתנהג כמנהל בעצמך. הבוס שלך עשוי לתת לך את המשימה של פיקוח על פרויקטים מסוימים כמו ניהול מסד נתונים או יצירת ועדכון דוחות. אם ישנם אנשי צוות פקידים אחרים במשרד, אתה עלול להיות אחראי לניהול אותם הקצאת משימות היומיום שלהם. הם עשויים לדווח לך ישירות במקום על המנהל שלך, ואתה יכול לשמש כמפקח המיידי שלהם. אתה יכול גם להיות נקרא על מנת להכשיר עובדים אחרים ואפילו להנחות את המפקח על עניינים כגון ללמד אותם כיצד להפעיל מכונות למשרד או לנצל את חבילות התוכנה.
