אחד האתגרים הגדולים ביותר חברות רבות כאשר מנסים להישאר תואם לתקנות ממשלתיות מסוימות היא כראוי יישום זמן מעקב תוכנה. עם שפע של אפשרויות, כולל הן Low-Tech ו- high-tech, זה יכול להיות אתגר כדי לקבוע את הזכות תוכנה, את הזכות שיטות ושיטות מומלצות ליישם את החברה כולה.
הנה מבט על כמה שיטות עבודה מומלצות גליון הכוללים כמה שיטות בסיסיות וחשובות ביותר למציאת הזמן הנכון תוכנת מעקב עבור הארגון שלך.
$config[code] not foundיישום זמן מעקב מ למעלה, למטה
שום דבר לא יכול לדכא עובדים יותר מאשר להרגיש שיש תקן כפול, במיוחד כשמדובר במעקב אחר הזמן שלהם. כאשר הבוס לא רק מקדם מעקב זמן, אבל משתמש בו, זה עוזר להדגיש לעובדים את החשיבות של מעקב אחר זמן עבור כל המעורבים.
ישנן דרכים יצירתיות רבות להחזיק את הארגון כולו באחריות. סוכנות המודעות Colle + McVoy יישמה לא רק מערכת גליון זמנים, אלא פתרון תוכנה המאפשר למקרר בירה של החברה לפתוח כל יום שישי, בתנאי שכל גליונות העובדים מוגשים בזמן.
לדברי Adweek:
"Colle + McVoy בנתה מכונה מופלאה בשם TapServer -" מערכת רב בירה חבית בירה "המשתמשת RFID וכתב תוכנה מותאמת אישית כדי לוודא אם הפסק להיות git עצלן, סיים את גליונות הזמנים שלך הרוויח את פינט חינם שלך.
במיוחד עם משהו לא פופולרי כמו מעקב אחר זמן, לדעת את הבוס ערכים זה מספיק כדי לעשות את זה בעצמם וליישם את הכללים אותו החברה כולה יכול להיות מוטיבציה חזקה עבור כל אחד אחר לעשות את החלק שלהם.
הצע את ההכרח ההכרחי
תקשורת היא הכל. ביצוע בטוח שכולם מבינים מה מעורב בזמן מעקב מדויק יכול לשנות את הדרך שבה העובדים שלך מגיבים למדיניות הגלישה החדשה שלך בקפיצות. למרות כוונות טובות של העובד, אם הם לא מבינים מה הוא מעורב, זה יכול להוביל שגיאות וחסר מידע על גליונות זמנים.
זה חשוב במיוחד עבור חברות שעובדות עם סוכנויות ממשלתיות, יש מדי שעה או שכר סוגי עובדים, או כל ארגונים אחרים שיש להם זמן מעקב דרישות מחמירות. אימון נכון יכול לעתים קרובות אומר את ההבדל בין תואם תואם לאבד חוזה בעל ערך לחלוטין.
להפוך את התהליך כולו
חדשות DCAA הוא ארגון המספק מידע עבור קבלנים המעוניינים להפוך חוזים ממשלתיים תואמי DCAA ומאובטח. מאז שמירה על תאימות DCAA דורש מעקב זמן מדויק, כדאי לציין אחת ההמלצות DCAA חדשות עושה:
"… דלג על כל צורה של הנהלת חשבונות ידני; להפוך את החיים שלך קל עם מערכת תוכנה אוטומטית כי הוא תואם DCAA. חבילות תוכנה אלה יכולים ליידע מה הנתונים צריך להיות במעקב, יכול להפוך אישורים, יכול לאפשר לעובדים להיכנס או לצאת מכל מקום, יוצר חשבוניות, מאפשר הורדות לתוך QuickBooks, מסלולים לעזוב את הזמן, יכול ליצור דוחות אד הוק מפורט ביותר, מספק סיסמה הגנה וכן הלאה. חבילות תוכנה אלה יכולים לאפשר למנהלים למנהלים על משימות מוחשיות יותר בעת ובעונה אחת להיות מסוגל להציג נתוני גליון מדויק. "
לא רק יהיה אוטומציה התהליכים העסקיים שלך לשמור אותך תואם הממשלה, אבל זה יהיה גם מסיבית לעזור לשמור על הנתונים של החברה שלך מאובטח. על פי מחקר של יבמ, "95% מכל האירועים הביטחוניים כרוכים בשגיאה אנושית" גבוה בטירוף.
אוטומציה של התהליכים שלך לא רק להקטין את הסיכון הנתונים, אבל גם יעזור לך לשמור על תאימות, וכל עוד אתה כראוי אימון הצוות שלך כדי לעקוב אחר מערכות חדשות אלה, הארגון שלך יוכל להפיק את המרב של מערכת גליון שלך.
עבור לשעה עובדים
בעוד עובדים שכירים אולי נשמע טוב בתיאוריה, בפועל, ההסדר לעתים רחוקות עובד עבור המעסיק או עובד. זה הרבה יותר מדי קל עבור העובד כדי לנצל את המשכורת לא מכוונת תוצאות, בעוד מעסיקים רבים מנסים להשיג יותר מאשר הכסף שלהם שווה מהעובד. התוצאה היא לעתים קרובות מאבק של משיכת מלחמה שבו התפוקה היא הנפילה האולטימטיבית.
אפריל דייקמן, שכתב עבור Rich Rich מתאר באיטיות אתגרים אלה:
"בתפקיד אחר נאמר לי שעבודה במשכורת פירושה ש'אם נסגור את המשרד מוקדם, עדיין תקבל תשלום." אבל סגרנו את המשרד אולי שתיים או שלוש אחר הצהריים מחוץ לשנה, והיו הרבה, אירועים רבים שנדרשו 8 + שעות ימים. פעם הכנסתי יום של 22 שעות לאירוע גדול במיוחד ".
פתרון הרבה יותר טוב הוא להעביר את כל העובדים לשעה לפי שעה, כאשר כל צד מבין בבירור מה צפוי ויש הרבה פחות מקום אחד לנצל את השני.
הקלט את הזמן שלך מדי יום
אחת הטעויות הגדולות ביותר לעשות הוא הקלטת גיליונות הזמן בסוף השבוע. רבים מאיתנו בקושי זוכרים מה היה לנו לארוחת הבוקר אתמול, שלא לדבר על לזכור וליצור מחדש את כל ימי העבודה לאחר מעשה. כדי לשמור על רשומות טובות ושיטות מומלצות, לוודא שכל אחד בחברה הוא הקלטת גליון שלהם לפחות פעם אחת ביום.
לעומת זאת, כדי לסייע להקל על זה, לוודא את תהליך ההקלטה גליון אינו כל כך מפותל כי זה מטלה גדולה לעשות זאת. הקלטת גליון זמנים צריכה להימשך לא יותר מכמה דקות בכל יום.
אמנם בהחלט לא ממצה, אלה גליון השיטות המומלצות הם חלק החשוב ביותר, ולמרבה הצער, התעלמו.
אם הארגון שלך יכול ליישם את זה בזמן מערכת גליון מיושם, והוא יכול להמשיך לתקשר בצורה ברורה ויעילה עם העובדים שלך - החברה שלך יפעלו טוב יותר עבור זה.
צילום סטופר דרך Shutterstock
7 תגובות ▼
