ימי העוזרים המנהליים מלאים במספר משימות, כולל תזמון, שליחת הודעות דוא"ל וניהול פרויקטים. בנוסף, לפעמים יש צורך לקבל הודעה עבור הבוס שלך כאשר היא אינה זמינה. מסר לא ברור, כתוב גרוע יכול לתסכל את הבוס שלך. אם ברצונך להרשים אותה, ספק הודעה מפורטת המסכמת את אופי השיחה ואת התגובה המבוקשת. גם אם אינך מנהל אדמיניסטרטיבי, ייתכן שתצטרך לקבל מדי פעם הודעות עבור מנהל שאינו זמין.
$config[code] not foundבעוד בטלפון
שאל את המתקשר אם הוא רוצה להשאיר הודעה. אם התשובה היא "לא", לקחת רגע לעודד הודעה. תגיד לו כי הבוס שלך יהיה בפגישות כל היום, אז קורא בחזרה לא יכול להיות האפשרות הטובה ביותר.
בקש מהמתקשר למסור הודעה מפורטת. כמה מתקשרים יענה עם, "רק יש לה להתקשר אלי בחזרה." למרבה הצער, הבוס שלך לא יכול להסתפק מסר מעורפל כזה. במקרה זה, השב עם "דבר בטוח, מה אני יכול לספר לה על זה?"
בקש שם מלא מהמתקשר. שמות פרטיים עלולים לגרום לבלבול עבור הבוס שלך. כל שעליך לעשות הוא לשאול, "אני יכול לקבל את שמך המלא?" כאשר מורידים את ההודעה.
שאל את מספר הטלפון של המתקשר. למרות שזה אולי נראה מובן מאליו, קל לשכוח את המספר כאשר מתמקדים בהיבטים אחרים של השיחה. אם המתקשר מעדיף ליצור קשר עם דוא"ל, לכתוב את זה גם כן.
רשמו את כל המידע הזה על נייר גרוטאות כפי שאתה שואל את השאלות. רשום את התאריך והשעה של השיחה גם כן.
ממסר את ההודעה
ארגן את ההערות שלך לשיחה על פיסת נייר קטנה. כל הודעה צריכה למלא רק פיסת נייר אחת. הימנע מכתיבה של יותר מהודעה אחת על כל אחד מהם.
רשום את התאריך והשעה של השיחה, ולאחר מכן את השם הפרטי ושם המשפחה של המתקשר בראש הדף. אם היא גם נתנה את עמדתה או מערכת היחסים שלה עם הבוס, כגון רואה חשבון או ספק, כתוב כאן גם כן.
סכם את מטרת השיחה במשפט קצר אחד. כתוב את זה מתחת לשם המתקשר. להיות קצר ספציפי ולכן הבוס שלך לא צריך לתהות מה זה.
רשום את מספר הטלפון של המתקשר בתחתית ההודעה.
כתוב "דחוף" באותיות גדולות בפינה הימנית העליונה של הפתק אם השיחה היתה חשובה מאוד. רוב הודעות הטלפון לא ייפלו בקטגוריה זו. הודעות דחופות מתייחסות למצבי חירום משפחתיים או לבעיות עסקיות העלולות להשפיע לרעה על החברה.
להעביר את ההודעות שלך הבוס ברגע שהוא זמין. כפי שאתה למסור לו כל הודעה, לקרוא אותו בקול רם. בדרך זו אין סיכוי שהוא יחמיץ מסר חשוב.
עצה
לדעת מתי לדבר. אם הודעה היא באמת חירום, במיוחד עם המשפחה של הבוס, להפריע לה ולספר לה על המתקשר מיד. יש דברים בחיים חשובים יותר מפגישת עסקים.
