כבעל עסק קטן, אתה כבר לשמור על מעקב צמוד של המשאבים של החברה שלך, כולל הון, עובדים ומתקנים. אבל מה עם הזמן של העובדים? זמן קשה לכמת ולעקוב, וככזה, רבים בעלי עסקים קטנים בטעות להתייחס לזמן כאילו היה משאב בלתי מוגבל. עם זאת, זה לא יכול להיות רחוק יותר מן האמת.
מחקר שנערך לאחרונה על ידי מקינזי מצא כי רק 9% מהמנהלים היו "מרוצים מאוד" עם הזמן שהוקצה הזמן עובדים. בנוסף, כמעט מחצית מהמנהלים אמרו כי הקצאת הזמן הנוכחית שלהם אינה תואמת את מטרות החברה. ואת העובד הממוצע במשרד יכול להגיד לך הרבה יותר מדי זמן החברה הוא בילה על משימות טריוויאלי, כגון להגיב על הודעות דוא"ל ומפגשים שאינם חיוניים פגישות.
$config[code] not foundניהול זמן יעיל הוא קריטי הפרודוקטיביות ואת הרווחיות של העסק שלך. אז, איך עסקים יכולים לשפר את ניהול הזמן? זה לא קל כמו רק לספר לעובדים לנצל את זמנם בצורה יעילה יותר. במקום זאת, צוות המנהיגות צריך לבנות תרבות ארגונית התומכת באופן פעיל בניהול זמן יעיל בכל הארגון.
תרבות התומכת ביעילות ניהול זמן
פרטיות העובד
ריבוי משימות הוא buzzword הגדולות בעולם העסקים. העובדים צפויים להיות מסוגלים ביעילות ללהטט משימות מרובות בבת אחת. אז מנהלים למלא את שעות העבודה שלהם עם פרויקטים שונים, פגישות ופעילויות החברה.
עם זאת, מחקרים יותר ויותר להוכיח כי ריבוי משימות הוא לא יעיל. למעשה, חוקרים סטנפורד הוכיחו כי multitaskers יש כישורים ארגוניים גרועים, הם מוסחת בקלות ולעיתים קרובות חוסר להתמקד.
אם ריבוי המשימות הוא לא המפתח לניהול זמן יעיל, אז מה זה?
התשובה היא זרימה. כפי שהוגדר על ידי המחבר והפסיכולוג מיחלי Csikszentmihalyi, הזרימה מתרחשת כאשר אתה נכנס למצב של ריכוז אינטנסיבי ללא מאמץ על המשימה בהישג יד. זה נקרא לעתים קרובות "להיות באזור", והעובדים הם הרבה יותר פרודוקטיבי במצב זה מאשר בכל זמן אחר.
כדי לשפר את הפרודוקטיביות, המעסיקים צריכים לעשות כל שביכולתם כדי לשמור על העובדים במצב הזרימה. משמעות הדבר היא טיפוח הסביבה הארגונית של שתיקה ופרטיות. במידת האפשר, מנהלים צריכים להימנע מעומס העובדים שלהם עם משימות מרובות או להסיח את דעתם עם מיילים מיותרים ושיחות טלפון.
עובדים רבים נהנים גם ממשרדים פרטיים, במקום לעבוד בחדרים רועשים.
פחות פגישות יעילות יותר
אחד המכות הגדולות ביותר לניהול זמן יעיל הוא הפגישה הארגונית. הפגישה הממוצעת לוקחת זמן יקר וקטעת את זרימת העובד במצב, תוך יצירת מעט מאוד בדרך של תוצאות משמעותיות.
על פי סקר של מיקרוסופט, מפגשים לא יעיל הם בין wasters הזמן העליון בשבוע העבודה הממוצע. בנוסף, העובדים מבלים כמעט שש שעות כל שבוע בפגישות, ו -69% מהעובדים מרגישים כי המפגשים הללו אינם פרודוקטיביים.
כדי לנהל טוב יותר את זמן החברה, מנהלים צריכים רק לתזמן פגישות כי הם בהחלט הכרחי. מפגשים צריך להיות מטרה מסוימת: כדי לקבל החלטה או לפתור בעיה. צריך להיות סדר יום מפורט של נושאים שיידונו ובאיזה סדר, ואת משך הזמן המוקצב לכל.
אם פגישה מתוכננת רק להקניית מידע, שקול לשלוח דוא"ל במקום זאת. מפגשים רבים יכולים גם להיות אופציונליים, כך שאם עובד הוא במצב זרימה קריטי זה, הוא או היא יכולים לבטל את ההפרעה.
מעקב זמן
כל מנהל יודע כי על מנת שהחברה תתקדם, יש להגדיר קבוצה ברורה של יעדים ומטרות לעתיד. עם זאת, רק הנחת מטרות אלה אינו מספיק. לעתים קרובות מדי, מנהלים ועובדיהם הופכים למשימות יום-יומיות ולא מוצאים את הזמן לקדם מטרות לטווח ארוך. זה המקום שבו משולבת, מעקב אחר זמן אלקטרוני מגיע.
אפקטיבי מערכות מעקב זמן אלקטרוני צריך ללכוד עלויות, כמו גם את הזמן המושקע עבור כל עובד ופרויקט, ולאחר מכן לשלב את המידע הזה לתוך תצוגה מקיפה של הקצאת זמן החברה. בדרך זו, תוכל לקבוע אם הקצאת הזמן הנוכחית של החברה שלך תואמת את יעדי החברה שלך. כמו בכל משאב, הקצאת זמן נכונה תקטין את הפסולת ותאפשר צמיחה של החברה.
פיטר דרוקרס, יועץ הניהול האגדי, אמר פעם:
הזמן הוא המשאב הצורב, ואם הוא לא מנוהל, שום דבר אחר לא יכול להיות מנוהל.
בעולם העסקים, הזמן הוא יקר. זה האינטרס של המעסיק הטוב ביותר לקדם תרבות ארגונית אשר מודד, מנהל וערכים זה.
פגישה פגישה צילום דרך Shutterstock
11 תגובות ▼
