ניהול רשומות מאפשר לחברות לשמור ולשפר את ערך המידע על-ידי אחסנתו נכונה, הגנה על האתר והבטחת זמינותו ונגישותו בעתיד. מנהל הרשומות ממלא תפקיד משמעותי בהבטחת מידע כנכס בחברה הוא בטוח ומנוהל היטב. המועמדים דורשים מכללה גדולה במינהל הספרייה והארכיון, או בתחום הקשור זה לזה. העבודה דורשת גם חשיבה ביקורתית, כישורי פתרון בעיות ויכולת לנטר באופן פעיל ולרכז כמויות גדולות של מידע.
$config[code] not foundתכנון ויישום מערכות ניהול רשומות
החברות מייצרות הרבה מידע הקשור למכירות, שיווק, משאבי אנוש ומלאי. ללא מערכת ניהול נאותה, זיהוי, אחסון, מחזור וסילוק של רשומות יכול להיות אתגר קשה ומייגע. מנהלי תקליטים מפקחים על תכנון ויישום של מערכות ניהול רשומות אלקטרוניות, כגון אחסון קובצי עובדים בסדר אלפביתי. מנהל רשומות יכול גם לעצב מערכת התייחסות כדי לסייע למשתמשים לגשת לרשומות ולוודא כי העובדים לשמור רשומות הדפסה בפורמט אלקטרוני או מערכת גיבוי אחרים לפני השלכת אותם.
פיקוח על יישום המדיניות
מנהל רשומות מגדיר ומסווג רשומות בהתאם לנגישותן ורלוונטיות לבעלי העניין הפנימיים והחיצוניים. לדוגמה, בעלי המניות יכולים לקבל גישה לדוח הכספי השנתי של החברה, אך לא לנתוני העובדים. בארגונים ממשלתיים, המנהל מבטיח שהציבור יגיע למידע שאינו פוגע בביטחונה או בחידושה של המדינה. מנהל רשומות גם מתאר נהלים באמצעותם עובדים לשחרר רשומות לצדדים חיצוניים כגון רואי חשבון, סוכנויות פדרליות ובעלי המניות.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילהדרכה
מנהל תקליטים מעצב ומבצע תוכניות הכשרה ומודעות כדי להאיר את העובדים על אופן הטיפול ברשומות בהתאם למדיניות ולהנחיות של החברה. הוא רואה כי העובדים מבינים מדיניות ניהול הרשומות כגון סודיות, דיוק ואותנטיות. אי עמידה בכללים שנקבעו גורמת לתוצאות, אשר מנהל הרשומות מסביר לעובדים במחלקה שלו. כמו כן, באחריותו לקחת עובדים חדשים באמצעות אוריינטציה ולהגדיר את היקף עבודתם בתוך מחלקת התקליטים. מנהל התקליטים מזהה גם צרכים במיומנויות העובדים, כגון היכולת ליישם טכנולוגיות חדשות בניהול רשומות אלקטרוניות, ומארגן פתרונות הכשרה שמעדכנים את כישוריהם.
רשומות בטיחות ואחסון
אחריות משמעותית נוספת של מנהל רשומות היא להבטיח את האבטחה ואת הנגישות של רשומות. המנהל מפקח על אחסון בטוח של רשומות על ידי יישום מערכות אבטחה. לדוגמה, היא יכולה לתקצב וליישם את ההתקנה של מצלמות כדי לפקח על פעילות בספריית רשומות. המנהל יכול גם להבטיח שלעובדים מסוימים יש סיסמאות למסד נתונים, כדי להבטיח שרק הרשומות הרשומות של אישורים מורשים.
