ספר לנו אם זה נשמע מוכר. אתה צריך את כולם כדי להשתתף בפגישה גדולה, או לקבל שיחת ועידה, כלומר כולם הולכים להיות מחוץ לשולחנות שלהם במשך כמה שעות. הפגישה חשובה, אבל גם העבודה שתפריע לפגישה תפסיק.
ישנן דרכים שבהן ניתן לטפל בשתי הצרכים בעבודה. להלן טיפים על איך לקיים פגישות תוך שמירה על הייצור על המסלול, על ידי שיפור היעילות, אוטומציה באמצעות שימוש בטכנולוגיה.
$config[code] not foundיעילות
- בדוק את התהליכים הפנימיים שלך. ייתכן שיהיה לך כמה משימות שהם חלק שגרת היומיום שלך, כי אתה יכול לעשות בלי. ברגע שאתה יודע מה הם, אתה יכול להפריד משימות חשובות מאלו שאינם נחוצים עוד.
- האציל. הקפד לתקשר עם הצוות שלך על מה שהם יכולים לעשות כדי לסייע בפרויקטים. דע מה אתה יכול לעשות בעצמך, ומה יחייב תגבורות.
- קח הפסקות. זה אולי נשמע סותר, אבל לפעמים אתה צריך להפסיק לעבוד כדי להמשיך לעבוד. כפי שפורבס אומר: "כאשר בישיבה, האנזים ליפופרוזין ליפז (LPL) האנזים, האחראי על פירוק השומן בדם והפיכתו לאנרגיה, יורד באופן משמעותי, גורם לתאי שומן לבנות. בקיצור, חוסר תנועה שווה לירידה באנרגיה ".
- לתכנן את היום שלך סביב ארוחת הצהריים. רבים מאיתנו הם חדות יותר בבוקר, אז להשתמש באותו זמן לעבודה הדורשת ניתוח עמוק ומחשבה. כתוב דוחות ומספרים קראנץ ברגע שאתה מתיישב. לאחר ארוחת הצהריים, לאחר שתדלוק, התמקד בדברים המחייבים אותך לקיים אינטראקציה ולשתף רעיונות, כגון פגישות ושיחות ועידה.
- עשה רשימה. שים את כל מה שאתה צריך לעשות לפי סדר העדיפויות ואת הזמן זה ייקח. כפי שאתה לבדוק את כל המשימות, אתה יכול לגלות אילו פעמים ביום הם פרודוקטיביים ביותר.
אוטומציה
- אוטומציה של משימות מדיה חברתית. Hootsuite הוא כנראה הכי ידועים, אבל יש הרבה יישומים אחרים מדיה חברתית וכלים גם כן. לדוגמה, Buffer מאפשר לך לתזמן הודעות לפי דפוס מסוים. אז אם אתה רוצה, למשל, לפרסם את ימי השבוע בשעה 10:00, Buffer יכול לעזור לך לעשות את זה. פלטפורמה נוספת, Dlvr.it, מאפשרת לך לסנכרן את האתר שלך עם Facebook, Twitter ו- LinkedIn.
- צור תבניות למסמכים נפוצים. נניח שאתה שולח את אותו סוג של חשבונית או מכתב בכל שבוע. אתה יכול לחסוך זמן על ידי יצירת תבנית עבור זה, ולאחר מכן רק צריך למלא את השמות המתאימים, תאריכים ומספרים.
- השתמש ביומנים מקוונים בענן ושתף אותם. הישיבה בפגישות יכולה להימשך זמן רב, אך כך ניתן לתזמן פגישות. על ידי מתן אפשרות לעמיתיך וללקוחות שלך לדעת מה תעשה וכאשר תעשה זאת, תוכל לשמור הרבה הודעות דוא"ל ושיחות.
- בצע מעקב אוטומטי אחר לקוחות ומשימות דומות. לאחר סקירת תהליכים פנימיים, אתה עלול למצוא ישנם מספר reoccurring זמן לבזבז משימות אתה יכול להפוך בתוך 30 דקות או פחות.
- צור תגובות "משומר" בדוא"ל עבור הודעות דוא"ל הדורשות את אותה תגובה שוב ושוב. בדרך זו אתה לא צריך להקליד את אותו דוא"ל בכל פעם שאתה מגיב. או יותר טוב, אם אתה נשאל את אותה שאלה שוב ושוב, ליצור דף שאלות נפוצות או מסמך ולפרסם אותו באינטרנט או לספק את זה לעמיתיך, כך התשובות הן על יד ודרישות התקשורת מופחתים.
טכנולוגיה
- הצב רשימות של פעולות בענן כדי שתוכל לקחת אותן איתך ולשתף אותן. Forgett מאפשר לך לשתף אותם או לשמור אותם פרטיים, ואפילו מאפשר לך להוסיף אנימציה GIFs. ו Checkli יש הרבה תכונות זהות, ומאפשר לך ליצור גרסאות PDF של הרשימות שלך.
- הכרת פקודות מאקרו (קיצורי דרך). תוכניות כמו Microsoft Word יש פקודות מאקרו כתכונה מובנית המאפשרת למשתמשים לבצע משימות שגרתיות באופן אוטומטי. קל ליצור ולהתאים אותם. כמה קל מספיק (i שליטה עבור נטוי). ברגע שיש לך לטפל בהם, תוכל לחסוך זמן כמו שאתה כותב. כדי ללמוד עוד אודות יצירת פקודות מאקרו עבור Microsoft Word, בקר בדף התמיכה של Microsoft Office. וברוח של היצירה הזאת, שמור מידע זה כמסמך ושתף אותו עם עמיתיך והצוות שלך כדי לסייע להם לייעל את צרכיהם.
- אם אתה רוצה ללמוד איך לעשות תבניות ב- Word, Excel או Powerpoint, הפתרון הטוב ביותר שלך הוא לראות מה יש למשרד לומר. כמו כן, מאמר זה שימושי משום שהוא מתמקד בשיתוף פעולה בצוות.
- השתמש בתוכנה חשבונאית כדי לייעל את החשבונית ואת החיוב משימות. אין צורך לייצר חשבוניות באופן ידני עבור לקוחות המחויבים באותו סכום באותו חודש עבור אותו שירות.
- השתמש בתוויות, בתיקיות ובתגים בתיבת הדואר הנכנס שלך. זה עוזר למיין ולארגן פריטים, וחשוב יותר, זה עוזר לאחזור מהיר של הודעות.
דברים חשובים קורים בפגישות שלך, וזה לא רעיון טוב להיכנס אליהם מודאגים מה יהיה חסר. על ידי ביצוע כמה עצות אלה על איך לקיים פגישות, תוכל לצמצם על כמה משימות קטנות יותר סביב המשרד כדי להתמקד גדולים יותר בחדר הלוח.
מפגש תמונה באמצעות Shutterstock
עוד ב: Sponsored 2 הערות ▼
