כתיבת תזכיר רשמי היא דרך יעילה לתקשר בתוך החברה. כתוב את התזכיר בקול סמכותי שבכוונתו להודיע ולא להפחיד את הקורא. מידע נוסף שנכלל בתזכיר ידוע כקובץ מצורף ומארזים נכללים בדרך כלל באותיות. תזכיר רשמי כולל קטעים ספציפיים וכולל גם את ראשי התיבות של הכותב וגם של העוזר. למרות שמרבית התזכירים הם דף אחד או פחות, זכור לכלול פסקה סיכום בסוף התזכיר אם הוא ארוך מדף אחד.
$config[code] not foundצור את הכותרת עבור התזכיר, שכולל מקטע "אל," "מאת" ו "נושא". להחליט מי צריך לקבל עותק של תזכיר. אם אתה כולל קבצים מצורפים, להחליט מי צריך לקבל את הקבצים המצורפים, ומי צריך רק עותק של התזכיר, כך שהם מודעים למידע כי הקבצים המצורפים חולקו (לדוגמה, מנהל אולי יצרו את הקובץ המצורף לא בהכרח צריך עותק). כלול את שמות כולם כדי לקבל את התזכיר בסעיף "אל" של הכותרת. אנשים שאתה רוצה להעתיק ללכת בחלק "עותק" של תזכיר בסוף התזכיר. ייתכן גם שיש אנשים שאתה רוצה להודיע באופן פרטי על תזכיר. נמענים אלה יהיו "מועתקים עיוורים". הם יקבלו עותק של התזכיר, אך לא מופיע בפומבי בקטע "To" או "cc".
כתוב את הגוף של התזכיר בבירור ותמציתיות. השתמש בשפה ישירה ורשמית, אך השאר את התזכורת נשמעת מאיימת או מזיקה. תזכורות ארוכות יותר צריכות לכלול כותרות פסקה כדי להקל על הקריאה.
סיים את התזכיר. בתום הגוף של התזכיר, ראשי התיבות של המחבר צריכים להופיע, עם ראשי התיבות של העוזר לאחר קיצור "XX / yy". ראשי התיבות של הכותב מהוונים; של העוזר נמצאים במקרה נמוך. למטה, שני רווחים למטה, צריכה להיות המילה "קבצים מצורפים (x)" עם מספר הקבצים המצורפים הכלולים בסוגריים אם יש יותר מאחד. לאחר מכן, רשום את האנשים שברצונך להעתיק, או "עותק". זה צריך להיות בפורמט רשימה. אנשים עיוורים מועתקים יש לכתוב ביד על העותקים שלהם. הקפד לכלול את "עותק מוסתר", כך שהם יודעים שהם הועתקו בעילום שם. המחבר של תזכיר צריך הראשונית על שמו בשורת "מאת" של הכותרת לפני תזכיר מופץ.
עצה
שמור עותק נוסף או שניים מהתזכיר בקובץ עם הקבצים המצורפים למקרה שמישהו אחר יצורף לרשימת התפוצה.
הגהה את התזכיר עבור שגיאות דפוס שגיאות האיות מתגעגעות (טופס / מ).
רוב תוכנת עיבוד תמלילים כוללת תזכיר תזכיר אם החברה שלך לא ציינה אחת להשתמש.
אזהרה
הקפד לכלול את כל הנמענים בקטע "אל" של התזכיר.
מזכרים יש להשתמש רק עבור תקשורת פנים החברה. תקשורת עם ספקים או לקוחות צריך להיות כתוב בפורמט מכתב.
