לוקח דקות בפגישה היא דרך יעילה ומועילה של ציון נקודות פעולה, החלטות ושאילתות שיש לפתור במהלך פגישה עסקית שבה אנשים עשויים להיות מעורבים מדי בדיון כדי לרשום הערות. בדרך כלל יש מי שמייעד את תשומת ליבו, שתפקידו לרשום הערות במהלך הפגישה, לסדר אותם בפורמט קריא ולהנפיק אותם למשתתפים לאחר סיום הפגישה. בפגישות פורמליות, יש להסכים על פרוטוקול הפגישה הקודמת ולהתקבל לתמליל פרוטוקולי הפגישה של הנוכחים.
$config[code] not foundקבלת דקות
לקבוע אם מנין חוקי באסיפה הנוכחית. מניין חוקי מוגדר כמספר החברים המינימלי הדרוש לאישור ההצעה וקבלת החלטות סופיות בהתאם לתקנון העמותה או הקבוצה. ללא מניין חוקי, לא תתקיים שום ישיבה רשמית.
לקרוא, או לקבל את המזכיר של האגודה, הלוח או קבוצה, לקרוא את הפרוטוקול בקול רם מן הפגישה הקודמת, וציין את הנוכחים ואת כל הפעולות שהתרחשו.
לדון בפרוטוקול מן הפגישה הקודמת, ביצוע תיקונים לפני אישור. הדיון צריך להיות עובדתי וידידותי, לא לפתוח דיונים או סכסוכים ישנים.
התקשר לקבלת תנועה מהרצפה. הנשיא או יושב ראש מועצת המנהלים, הקבוצה או הפגישה מבקשים בקשה לקבל את פרוטוקול הישיבה הקודמת כנקרא או בשינויים שנדונו כאמור. ההצעה יכולה להיעשות על ידי כל חבר מועצת הצבעה ויהיה צורך להיות seconded על ידי מישהו אחר. הדקות הקודמות חייבות להתקבל לפני שהפגישה הנוכחית יכולה להמשיך.
שאל את כל המשתתפים להצביע כדי לקבל את הדקות. הדבר נעשה באמצעות הצגת ידיים, על ידי קול או על ידי יו"ר שואל כל משתתף בנפרד. רשום הערה בפרוטוקול של הפגישה הנוכחית כי הקודם התקבלו.
לוקח דקות
להשיג עותק של סדר היום הפגישה, כדי לקבוע מה יש לדון. זה יהיה מתאר את זרימת הדקות להילקח. על פי כללי סדר של רוברט, כסדר היום, יש לקרוא ולהתקבל לפני הפגישה הקודמת לפני תחילת הפגישה.
שב לצד מי שמנהל את הישיבה להבהרה לקראת הפגישה. השתמש טייפ כדי ללכוד ההליכים ולאמת הערות לאחר הפגישה הסתיימה.
כתוב את הכותרת של הפרוטוקול, הקלטת התאריך, השעה ומקום המפגש, וכן את השמות של כל משתתף בפגישה.
לרשום הערות כמו הפגישה ממשיכה, ביצוע פתק של כל פריט סדר היום להיות דנו. לרשום את שמותיהם של אלה המניעים תנועות, וכן אם הם אומצו או נדחו. רשמו כיצד התקבלה החלטה זו, בין אם באמצעות הצגת ידיים או שיטה אחרת.
לרשום הערות הפגישה בהקדם האפשרי לאחר סיום הפגישה, בעוד הדיונים הם עדיין טריים.
השתמש בתבנית מפגישות קודמות כדי לכתוב את הדקות הנוכחיות. אם אין דקות קודמות, צור תבנית, המציינת בבירור את כותרת הפגישה, התאריך והמשתתפים.
ברור להראות את כל ההחלטות שנעשו, עם פרטים מלאים של מה ההחלטה.
צרף כל מסמך נוסף שהוצג במהלך הפגישה כדי לכלול עם פרוטוקול כנספח.
עצה
כתוב ללא משוא פנים, וציין רק את העובדות המדויקות של כל דיון שנערך.
להבהיר את כל הפריטים מעורפל עם מנהל הפגישה לפני תפוצה של דקות.
