הפרוטוקול מישיבת ארגון או ארגון הוא שיא הפעולה הרשמי של מועצת המנהלים של הקבוצה, אך הם אינם אמורים להיות תמליל כוללני. יותר מדי פרטים יכולים להציג תמונה מבלבלת של מה שהפגישה הושלמה ומזמינה פרשנות מוטעית. המפתח לכתיבת פרוטוקול פגישה מתאים הוא להיות תמציתי ומדויק, ולפעול בהתאם לנהלים סטנדרטיים.
$config[code] not foundהתחל את הדקות עם שם הארגון ורשום את תאריך הפגישה ואת מיקומה. הפרוטוקולים צריכים לציין את כל חברי ההנהלה הנוכחים, את נוכחותו של המניין ואת מועד הפגישה להזמין. המזכיר צריך גם להקליט את הזמן שבו חבריו מגיעים מאוחר או לעזוב מוקדם כדי לקבל תיעוד ברור של מי היה נוכח כאשר כל הקולות נלקחו.
עקוב אחר סדר היום לבדיקת פריטים שעלו תחילה, כגון תיקונים ותוספות לפרוטוקול הפגישה הקודמת, קבלת דו "ח גזבר או הצגת דו" חות הוועדה שאינם דורשים כל פעולה נוספת. לדו"חות כתובים כגון עדכון מגזבר, פשוט צרף את הדוח לדקות. לקבלת דוחות בעל פה, לסיכום קצר.
רשמו את המהות של הפעולה שהדירקטוריון מקבל, אך לא דיאלוג מתמשך של דיונים בין חברי המועצה. כאשר ההצעה נעשית, להקליט מי עשה את ההצעה ומי seconded, ואת התוצאה של ההצבעה. שימו לב לפעולות אחרות שננקטו באסיפה, שאינן כפופות להצביע, כגון נשיא מועצת המנהלים שמקצה משימות לאירוע העמותה הקרוב, חברי ההנהלה המתנדבים לחברי הוועד ודיונים על פעילויות עתידיות. הפרוטוקולים צריכים לכלול סיכום תמציתי של כל דיון אחר.
לסכם את הנושאים שהועלו תחת סדר היום פריט עבור "עסקים חדשים". בעוד העסק החדש יכול להיות כל דבר, הדקות צריך בעיקר לשקף את הנושא העלה, מי העלה את זה, וכל הוראה מהנשיא או מועצת המנהלים כדי לטפל בבעיה או "נראה לתוך זה."
סיים את הדקות עם התאריך, השעה והמקום של הפגישה הבאה. רשום את הפרוטוקול לפי הנחיות יו"ר הוועד המנהל או הנשיא, כגון באינטרנט או בארון קבצים ייעודי.
