ביום זה של המשרד האלקטרוני, ניתן לקחת את הרעיון של הגשת מסמכים כמובן מאליו. פיתוח יעיל מדיניות תיוק המשרד יכול לסייע לשמור מסמכים חשובים זמינים ומסמכים פעילים קל למצוא. לא משנה כמה תיעוד נעשה על מחשבים, תמיד תהיה כמות מסוימת כי צריך להיות מודפס החוצה והגישו ביד. תמשיכו על הגשת למשרד ואתה יכול להריץ משרד יעיל יותר.
$config[code] not foundאחריות
לא משנה כמה מפורט מדיניות הגשת המשרד עשוי להיות, מישהו צריך להיות אחראי על יישום המדיניות על בסיס יומי על מנת שזה יהיה יעיל. האצלת סמכויות תיוק יכולה להשתנות בהתאם לנפח המידע שיוגש, המורכבות של מערכת התיקייה ובאיזו תדירות המידע יוחזר ויש צורך בהגשה מחדש.
עם מדיניות תיוק טובה, הגשת צריך להיעשות רק על ידי האחראי. אם מישהו אחר מסיר מסמך, לא צריך להיות כלל שהמסמך ממוקם בסל "in" שיוגש על ידי הגורם האחראי. אם ישנם מספר אנשים האחראים להגשת, עליך ליצור מערכת על כל תיקיה שבה האדם האחרון שהגיש משהו חייב לחתום על ראשי התיבות שלהם. כדי לשמור על מערכת תיוק טובה, אנשים אחראים חייבים להיות אחראים.
קידוד צבעים
על פי PowerHomeBiz.com, אחת הדרכים לשמור על הקבצים שלך מאורגנת על ידי קידוד צבע אותם. אתה יכול צבע קבצי קוד באמצעות מדבקות צבעוניות כרטיסייה, או שאתה יכול לרכוש תיקיות קבצים של צבעים שונים לשימוש בארונות שלך.
כאשר אתה מפריד על ידי צבע, זה עשוי להיות יעיל יותר להשתמש במערכת קידוד צבע עבור כותרות מקיפות יותר ואז מערכת אחרת עבור כותרות המשנה. לדוגמה, כל המסמכים הכספיים ניתן לשים בקבצים ירוקים אבל המסמכים הנוגעים מידע המס תהיה מערכת משלהם במקום. ניסוי עם צבע קידוד צבע מערכת קידוד שלך. תיקיות ירוקות ניתן להשתמש עבור מסמכים פיננסיים, אבל מדבקות כרטיסיות אדומות ניתן לשים על מידע הקשור המס.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילפעיל בארכיון
הקבצים הנפוצים ביותר שלך יהיו אלה שצריך להיחשב פעיל, ואת אלה שלא יופנו על בסיס קבוע ניתן בארכיון. מערכת קבצים פעילה דינמית ומשאירה מקום להרחבה ולהוספה. לאחר שנחשב מסמך מעבר לשלב הפעיל שלו, הוא מועבר לארכיון. שמור את הקבצים הפעילים שלך זמינים עבור אלה שיזדקקו להם, ולשמור על ארגון הקבצים הפעילים שלך כל יום.
