כאשר לקוח נכנס למשרד, פקידת הקבלה היא האדם הראשון שהוא יפגוש. פקידי קבלה הם החוליה בין הציבור לבין החברות שעבורן הם עובדים, ומסיבה זו הם צריכים להיות בקיאים בכל מדיניות המשרד ונהלים. הם לא יוכלו לענות על כל שאלה של הלקוח, אבל הם תמיד צריכים להיות מסוגלים לכוון את הלקוח למישהו שיכול.
לברך מבקרים
החובה העיקרית של פקיד קבלה היא לברך את המבקרים ולהפנותם למשרדים או למנהלים המתאימים. פקידת הקבלה היא הפנים הציבוריות של כל חברה, וצריכה להיות ידידותית, מועילה וידענית לכל נהלים ומדיניות המשרד. אלה עשויים להשתנות ממשרד אחד למשנהו. לדוגמה, פקידת קבלה רפואית תצטרך לדעת איך להשיג מידע ביטוח של כל חולה וכיצד לאסוף שיתוף משתלם במידת הצורך. למרות שהם לא צריכים לענות על שאלות רפואיות, הם צריכים לדעת מי לכוון חולים אם יש להם בעיה. פקידת קבלה במשרד עורכי דין לא צריכה להציע ייעוץ משפטי, אבל היא חייבת לדעת מי במשרד שלהם יש את המומחיות לעבוד עם הלקוח ומיד לכוון אותו לאותו אדם.
$config[code] not foundאכיפת מדיניות משרד
במקרים מסוימים, פקידי הקבלה אחראים לאכיפת מדיניות משרד ונהלים. מדיניות משרדית ספציפית תשתנה ממשרד אחד למשנהו, אך הם נועדו בדרך כלל להגן על בטיחותם ורווחתם של העובדים והלקוחות במשרד. מדיניות המשרד עשויה לכלול איסור על עישון, שתיית משקאות אלכוהוליים ועיסוק בהטרדות מיניות או מילוליות באזור המשרד או הקבלה. משרדים רבים יש גם קוד הלבוש הבסיסי, ודורשים כל מי שנכנס למשרד ללבוש נעליים ובגדים המתאימים. פוליסות בסיסיות אחרות של המשרד כוללות שעות פעילות, חיוב וכיצד ליידע את הלקוחות על כל שינוי בשירותים או בעמלות. כמו כל העובדים, פקידת הקבלה צריכה להיות מודעת למדיניות המשרד ויש לה מדריך עובדים זמין בכל עת.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילפרטיות וסודיות בעיות
במשרדים רבים, פקידי הקבלה אחראים להגשת כמויות גדולות של מידע. אלה יכולים לכלול רשומות התעסוקה של לקוחות, היסטוריה משפטית או רפואית, כתובת ומידע ליצירת קשר, או מידע כספי. למרות שלמעבדת קבלה יש גישה מלאה למידע זה, פקידת הקבלה אינה צריכה לחלוק אותו עם מישהו מחוץ למשרד או עם כוח אדם בלתי מורשה בתוך המשרד או במקום העבודה. מדיניות Office קובעת כללים קפדניים לגבי לקוחות הנכונים לפרטיות ולעתים קרובות כוללים קנסות בגין שחרור מידע לא מורשה. בגלל הפקידים הם הפקיד עם מידע אישי מאוד, הם חייבים להיות מודעים למדיניות אלה לדבוק בהם בכל עת. פקידי קבלה צריכים גם להיות מסוגלים להודיע ללקוחות על זכויות הפרטיות שלהם, ולענות על כל שאלה שיש להם לגבי בעיות אלה.
