אתה כנראה כבר משתמש "ענן" (כלומר, הולך באינטרנט) כדי להפעיל כמה היבטים של העסק שלך.
אבל כמו תומאס הנסן, סגן נשיא של מיקרוסופט ברחבי העולם SMB מסביר, גם אם אתה נמכר על היתרונות של ענן, זה אולי נראה daunting להתחיל - או לעשות יותר.
הוא תומך בצעדים נוספים. תתחיל בקטן. ואז לעשות יותר עם הזמן.
$config[code] not foundאז חשבתי לבנות על הרעיון הזה, על ידי outlining 10 דברים שאתה יכול לעשות - החל מהיום - כדי לקפוץ על הענן או להגדיל את השימוש שלך ביישומים ענן. בחר כמה צעדים טקטיים אלה ואתה יכול לחסוך זמן, להפעיל את העסק שלך בצורה יעילה יותר, ולעיתים קרובות להפחית עלויות:
1) קבע את מיקום ברירת המחדל לשמירת קבצים בענן
זה דבר אחד לדבר על אחסון קבצים מרכזי באינטרנט. אבל זה דבר אחר לגמרי אם אתה והצוות שלך צריך לנקוט צעדים נוספים כדי להעביר קבצים לפלטפורמת אחסון הענן המקוון שלך כל הזמן.
תחשוב על זה. אם אתה והצוות שלך שומרים על כונן קשיח מקומי או על המכשיר הראשון, זה ייקח להכפיל את המאמץ להסתובב ולשמור אותם קבצים לאחסון קובץ הענן שלך מאוחר יותר.
אבל אתה יכול "להגדיר את זה ולשכוח את זה" אז אתה לא צריך לעשות את כל השלבים הנוספים. וקובצי החברה החשובים שלך יגובו אוטומטית בתהליך.
רק להגדיר את המחשבים שלך, כך שכל מיקום של חבר צוות לשמור קבצים הוא פתרון אחסון מקוון של החברה של בחירה.
לדוגמה, אם אתה משתמש ב- Microsoft OneDrive כפתרון האחסון בענן שלך, תוכל להגדיר אותו בקלות ב- Windows 8. לחץ על "הגדרות מחשב" ואתה אמור לראות פריט תפריט עבור OneDrive. משם תוכל ללחוץ על לחצן ההפעלה / כיבוי כדי להפוך את OneDrive למיקום ברירת המחדל לאחסון קבצים.
או לעשות חיפוש מקוון עבור הוראות כיצד לשנות את זה לפלטפורמה של בחירה על המכשיר המסוים שלך. ניתן להגדיר אחסון בענן כמיקום ברירת המחדל לשמירה עבור מכשירים רבים.
2) ללכת על פירות תלויים נמוכה: ענן מבוסס דוא"ל ומסמכים
עוד מקום הגיוני להתחיל הוא לאמץ מבוססי ענן דוא"ל פלטפורמת מסמכים, כגון Office 365. אם לא עשית את זה כבר, תן לי להגיד לך, היתרונות העסקיים הם די משכנעת.
ראשית, זה עוזר עם פרודוקטיביות אישית שלך ושל הצוות שלך. אם אתה משתמש בהתקנים מרובים (כפי שאני עושה!), אתה יכול לקבל גישה לכל המסמכים שלך סוג המשרד ואת הודעות דוא"ל לא משנה באיזה מכשיר אתה משתמש. הולך לכנס, ולקחת את המחשב הנייד או את הטאבלט איתך? עם פלטפורמת פלטפורמת ענן כמו Office 365, יש לך כל מה שאתה צריך רק על ידי התחברות. לעולם לא תצטרך להעביר קבצים מכוננים אצבע או לסנכרן מכשירים מאוחר יותר.
שנית, זה עוזר עם שיתוף פעולה צוות. בעסק שלי רוב חברי הצוות עובדים מרחוק מבתיהם. עם זאת, עדיין יש לנו גישה לקבצים ולאותם כלים, רק על ידי התחברות לדפדפן או לנייד.
לדוגמה, אנו משתמשים ביומנים משותפים בהרחבה. בדרך זו, אנו יכולים לעקוב אחר מועדי החברה המשפיעים או לערב אנשים מרובים מחלקות, מרכז את התזכורות, ולראות זמינות לוח הזמנים במבט אחד.
אנו גם משתמשים בשיתוף מסמכים משותף - פשוטו כמשמעו. מה שאנחנו עושים הוא לקיים פגישות באמצעות שיחת ועידה או ועידת וידאו, ואז הצוות מסתכל ועורך מסמך אחד בזמן שאנחנו בכנס. או שאנחנו לוקחים הערות הפגישה על מסמך משותף מרכזי. זה חוסך הרבה זמן. אין צורך לנתב הערות לפגישה מאוחר יותר. אנחנו לא צריכים לדאוג איזו גירסה של המסמך היא האחרונה, כי אנחנו כל שם יצירת ועריכה של אותו מסמך.
בנוסף, אתה יכול להפיץ את העלות החודשי. אין גדול מראש תשלום מראש - זה הרבה יותר קל תקציב להרשות לעצמך.
3) יצירת מרכז תיוק מקוון מערכת
ברגע שאתה מקבל את כולם לשמור על ענן, אתה צריך דרך פשוטה עבור הצוות שלך כדי למצוא את מה שיש עבור קבצים משותפים.
לשם כך, ליצור מערכת תיוק באינטרנט. ארגן את המספר הגדל של מסמכים וקבצים שהעסק שלך יוצר מדי יום.
השתמש בסדרה של תיקיות המסומנות בבירור. האם אתה מארגן את העבודה שלך על ידי פרויקטים? על ידי לקוחות? מחלקות? יצירת מערכת הגיוני עבור העסק שלך.
עם מערכת תיוק החברה כולו, הצוות שלך יחסוך שעות רבות הם היו מבזבזים אחר חיפוש פריטים או לשכפל מאמץ כי הם לא יכולים למצוא משהו.
4) לעודד לקוחות וקבלנים לשתף באמצעות ענן
כמה פעמים אתה מוצא את עצמך שליחת קבצים הלוך ושוב? אז אתה צריך לצוד באמצעות הודעות דוא"ל מאוחר יותר כדי למצוא את הקובץ שאתה צריך.
תוכל לחסוך זמן על ידי שיתוף קבצים ישירות דרך הענן.
ייתכן שלא תוכל "להכריח" צדדים שלישיים להשתמש בפלטפורמת השיתוף שלך בענן, על ידי מדוע לא לשאול? ציין במהירות את היתרונות, כגון "אנחנו אוהבים לשתף ולערוך קבצים על OneDrive או Dropbox או פלטפורמה אחרת כי זה חוסך זמן לצוד באמצעות הודעות דוא"ל. אני יכול לחלוק את זה איתך שם? "
חלק לא יהיה נוח שיתוף קבצים בדרך זו. אבל אתה עלול להיות מופתע אם להזכיר את זה כאפשרות.
5) השתמש חתימה אלקטרונית Apps
האם אתה שולח או מקבל הרבה מסמכים הזקוקים חתימות? אם כן, אתה והצוות שלך כנראה לבלות הרבה זמן בדוא"ל, הדפסה, חתימה, סריקה, פקס - אתה יודע את התרגיל.
הנה טיפ: לבדוק ענן מבוססי, יישומים חתימה אלקטרונית. תחשוב, הלו הירשם או DocuSign. יש הרבה אפשרויות אחרות חתימה אלקטרונית שם בחוץ, יותר מדי.
הם חוסכים המון זמן. לא רק זה, יישומים חתימה אלקטרונית לקחת משם חלק גורם סחבת כי אתה יכול לחתום על מסמך מיד, גם כאשר על הכביש, במקום לחכות עד שאתה ליד המדפסת או פקס.
הם גם לקחת הרבה טרחה של מסמכים במחזור לחתימה. הם מסלולים מסמכים לכל הצדדים עבור חתימות, ואפילו לשלוח תזכורות.
6) יצירת ספריות נכסים דיגיטליים בענן
תן לי לשאול אותך שאלה: כמה זמן אתה מבלה ציד או העברת נכסי החברה הדיגיטלית?
אני מדבר על הלוגו שלך, על החוברת שצילמת לתערוכה לפני כמה שנים, בתבנית המצגת שהשתמשת בה בשנה שעברה, בטופס הסקירה שלך, בתצלומי החברה הרשמיים, ביוס הביצועי, ערכות העיתונות ונכסים אחרים.
אם החברה שלך היא משהו כמו שלי פעם, אתה מבלה יותר מדי זמן לחפור סביב עבור סוג זה של חומר.
צור ספריה של נכסים דיגיטליים. הגדר תיקייה או תיקיות משותפות מרכזיות בפלטפורמת האחסון שלך בענן. עכשיו הנכסים האלה יהיו זמינים לכל מי בצוות שלך מי צריך אותם, בכל מקום, בכל עת. הם לא יצטרכו לחפש אותם או להפריע למישהו אחר למצוא אותם.
7) המרת מערכת עסקית חשובה אחת לענן
אתה לא צריך להתמודד עם כל המערכות העסקיות שלך להעביר הכל לענן בבת אחת. התחל על ידי מסתכל על שלושת המערכות החשובות ביותר שלך. זה יכול להיות QuickBooks, מסד הנתונים של אנשי הקשר שלך, ואת מערכת ניהול המלאי שלך.
אם אתה עדיין משתמש בגירסאות מקומיות או מבוססות שולחן עבודה של מערכות אלה, התחל להעריך את היתרונות של גרסאות מבוססות ענן (מקוונות). עם גירסאות ענן, תוכל להרוויח הרבה מבחינת היכולת של כל הצוות יש גישה למידע ולשתף פעולה טוב יותר. מערכות ענן מקלות על העברת נתונים ממערכת אחת לאחרת, ומבטלות הזנת נתונים כפולים ואת אפקט הסילו של המידע המוטבע במערכת אחת.
איזו אפליקציה תספק את המפץ הגדול ביותר על ידי מעבר לענן? זו השאלה לשאול.
8) להתעקש על Cloud-Update Malware Protection עבור כל העובדים
זה חשוב במיוחד עם עובדים מרוחקים.
ארגונים גדולים בדרך כלל יש מחלקת ה- IT של החברה אשר מקימה רשת החברה עם אמצעי הגנה כמו הגנה על תוכנות זדוניות.
אבל עסקים קטנים אולי לא רשת.
או צוות עסקים קטן עובד לעתים קרובות עם אנשים שאינם ברשת שלהם. עובדים מרוחקים יכולים להתחבר מהתקנים שלהם מהבית, באמצעות הענן הציבורי. הם פשוט מתחברים דרך האינטרנט.
לכן חשוב שכל מי שניגש למערכות או לנתונים שלך, או משתף קבצים, מגנה על תוכנות זדוניות באופן שוטף עם חתימות חדשות של תוכנות זדוניות דרך הענן.
Microsoft מציעה מוצר Windows Defender מובנה עבור מחשבים שולחניים ומכשירים מבוססי Windows - וזה בחינם. ודא שהוא מופעל. או שיש אפשרות נוספת להגנה מפני תוכנות זדוניות במקום.
כמו כן, כאשר Windows 10 יוצא מאוחר יותר השנה, זה יהיה הוסיף תכונות אבטחה מובנית באמצעות Windows Update. Windows 10 יציע גם אופציה בשם Windows Update for Business. פעולה זו תספק גישה מהירה יותר לעדכוני אבטחה ולתיקונים קריטיים ולשליטה על פריסת עדכונים, עבור מנהלי IT. לדוגמה, אם יש לך מחלקת IT, הוא יוכל לספק טלאים לאתרים מרוחקים, תוך שימוש ברוחב פס מוגבל.
9) התקן מערכת מבוססת ענן טלפון
שקול גם שירות טלפוני על גבי IP (VOIP), או מרכזיה וירטואלית מבוססת תוכנה ותא קולי.
עם מערכות טלפון מבוססות ענן, אתה מרוויח את היכולת של עובדים מרוחקים לקבל גישה למערכת הטלפון המרכזית - בעלות נמוכה מאוד. עבור עסקים קטנים עם עובדים מרוחקים או אלה שעובדים מהבית, זה חשוב במיוחד. גם אם חברי הצוות משתמשים במכשירים הניידים שלהם, עדיין תוכל לחבר את כולם לתוספים מרכזיים ותיבות דואר קולי של החברה.
אתה גם להרוויח רושם מקצועי בצורה של ברכה קול אוטומטי.
הודעות קוליות ניתנות לניתוב כקובצי אודיו באמצעות דואר אלקטרוני, כך שהן יכולות להיות מועברות לחברי צוות אחרים.
כמו כן, אתה מקבל סטטיסטיקות שימוש כדי לעזור לך לראות כיצד הצוות שלך משתמש בטלפון - מושלם לניהול פונקציית תמיכת לקוחות, למשל.
10) שימוש בפגישות וידאו
אחרון אבל בהחלט לא פחות, לעשות שימוש נרחב של פגישות וירטואליות באמצעות וידאו. אם אתה כבר משתמש בהם, פנטסטי - לעשות יותר מהם.
וידאו מספק את ההשפעה של אינטראקציה אישית ללקוחות לקוחות פוטנציאליים, ללא הוצאות של נסיעות פנים אל פנים.
מפגשי וידאו הם גם נהדר עבור הצוות. אנשים שעובדים מהבית או ממוקמים במשרדים שונים עשויים להרגיש מבודדים. זה יכול להיות demotivating. הודעות דוא"ל והודעות מיידיות הן שימושיות, אך הן אינן תחליף לשמיעת קול של חבר צוות או לראות את הבוס מחייך. הסרטון גורם לאנשים להרגיש כלולים. זה מחליק את הדרך לעבוד ביחד.
הרבה עסקים קטנים להשתמש סקייפ כי זה בחינם וכל כך הרבה אנשים משתמשים בו למטרות אישיות כי הם כבר מכירים אותו. לא משנה מה ועידה הפתרון שתבחר, פשוט לעשות את זה.
אני מקווה כי אלה 10 רעיונות להמריץ לך לעשות יותר עם הענן - או לאשר כי העסק שלך הוא במצב טוב כשמדובר בענן.
לא מיד להתמודד עם כל אלה. פשוט לבחור אחד או שניים - ולהתחיל.
בזמן כתיבת שורות אלה, אניטה קמפבל משתתפת בתוכנית השגריר לעסקים קטנים של מיקרוסופט.
נמוך תלוי תמונה פירות דרך Shutterstock
3 תגובות ▼
