תזכיר, או תזכיר, הוא מסמך המשמש לתקשר בתוך הארגון. סוג זה של מסמכים בדרך כלל מתקשר לבעיות או הודעות לחברי הארגון, משכנע אחרים לפעול, או מבקש משוב. תזכירים הם בהכרח קצר ותמציתי ופעל בפורמט מסוים. כמעט בכל תחום מקצועי משתמש תזכירים כדי לתקשר; למידה כיצד לכתוב אחד הוא לעתים קרובות חשוב להצלחה מקצועית.
$config[code] not foundלרשום את הרעיון הכללי של התזכיר שלך ואת קהל היעד שלך לפני כתיבת המסמך בפועל. שיקול הקהל חשוב מאוד בעת כתיבת תזכירים. לדוגמה, אם בעיה כוללת רק קבוצה קטנה של אנשים, אל תתייחס אל התזכיר לארגון כולו. שקול את השפה המתאימה לקהל הרחב. ייתכן שתרצה להעביר מסר שונה מאשר לממונים עליו.
מלא את קטע הכותרת. כל תזכירים צריך את אותם חלקים. ראשית, סעיף "To" יכיל את שם המקלטים. לדוגמה, "אל: ג 'ון סמית" או "אל: סמית ושות' צוות" יעבוד בשורה "אל:". תחת השורה "אל:", מלא שורת "מאת:" עם השם שלך. ישירות מתחת לקו "מאת:" כוללים סעיף "תאריך:" עם תאריך כתיבת התזכיר. חודשים הם לעתים קרובות מקוצר; פברואר הופך "Feb." לבסוף, כולל שורה "נושא:" עם כותרת מסוימת אשר יציין מה הוא מזכר.
כתוב את ההודעה הבאה; המטרה היא לא יותר מאשר דף. המשפט הראשון שלך צריך בבירור את המטרה ואת ההקשר של התזכיר. לאחר מכן, במידת הצורך, להסביר את הרקע של האירוע, המצב או הנסיבות של נושא התזכיר בקצרה. לאחר מכן, להסביר בדיוק מה שאתה רוצה או מצפה מאלה שמקבלים את התזכיר. אם התזכיר שלך הוא בהכרח ארוך יותר מדף, ייתכן שתרצה לכלול סעיף סיכום קצר בסוף ההודעה לצורכי בהירות.
סגור עם סיום מנומס. הקפד להודות לנמענים על זמנם בקריאת התזכיר ולהזמין דיון או הערות על תוכן התזכיר עצמו.
כלול שורה "מצורף:" לאחר הסגירה, אם עליך לצרף מסמכים נוספים עם התזכיר. בקצרה המדינה את הכותרת של קבצים מצורפים בשורה זו, כגון "מצורף: לחדש."
עיין בתזכיר שלך כדי לגזור כל מידע שהוא מיותר ולפשט משפטים מילוליים. מטרת התזכיר היא קיצור.
בדוק את התזכיר שלך עבור בעיות איות ודקדוק. מזכרים בדרך כלל נחשבים מסמכים מקצועיים. טעויות רשלנות וחוסר תשומת לב לדקדוק עשויות לשקף בצורה גרועה את הכותב.
