כמעט שני שלישים, או 64 אחוזים, של עסקים קטנים לא יכול לעקוב אחר כמה התקני ההדפסה שלהם לעלות להם ולא יכולים לעקוב אחר השימוש שלהם. ואם אתה לא מסוגל לעקוב אחר נתונים סטטיסטיים בסיסיים אלה בעסק שלך, אתה לא יודע כמה הוא מבוזבז.
כיצד למטב את תקציב ה- IT שלך עם ניהול מסמכים חכמים יותר (PDF) דו"ח המדינה סקר SMB ניהול מסמכים על ידי Xerox (סימול: XRX) לספק תובנות ופתרונות חשובים להדפסה בעולם דיגיטלי.
$config[code] not foundהיתרונות של מעקב אחר המדפסת שלך
הסקר
הסקר בוצע בארה"ב, צרפת, גרמניה ובריטניה, עם למעלה מ -1,000 עסקים קטנים ובינוניים המשתתפים. המטרה הייתה לברר כיצד חברות אלה מנהלים את ההדפסה והמסמכים. פירוט השימוש במדפסת מייצג את המתרחש בעסקים קטנים. מבין העסקים שרואיינו, 56% דיווחו על חיוב וחשבונות כתהליך נייר אינטנסיבי בארגון, 53% דיווחו כי הדיווחים העסקיים והפיננסיים דומים בעיתונים, ו -51% דיווחו כי טופסי HR וקבצי עובדים טסים מתוך המדפסות שלהם במספרים עצומים.
ארבעים ושבעה אחוזים התלוננו על כך שעובדי הדפוס הוסיפו עד חלק ניכר מהשימוש במדפסת, ואותו אחוז טענו כי חתימות חוקיות היו ניקוז גדול על נייר ושימוש במדפסות. קצת יותר מ -40% מהעסקים דיווחו על רכישת אישורים, חומרי שיווק וציטוטים של לקוחות לקח כמות גדולה של נייר והדפסה משאבים.
עבור חברות קטנות, רפואיות, אדריכליות ועיצוביות, פלט ההדפסה יכול להיות גבוה בהרבה. ולעתים קרובות יותר, לא לעסקים אלה אין ספק שירותי הדפסה מנוהלים המטפל במשימה אינטנסיבית זו.
נתון בולט נוסף מהסקר הוא כמות הזמן המבוזבז עם תהליכים הכרוכים בהדפסה? מחכה עבודות במדפסת, אוזל של אספקה או הולך לחנויות המדפסת לאסוף מסמכים להוסיף עד כמות ניכרת של זמן. העלות, כמובן, לא יכול להיות גלוי, אבל זה שם.
זירוקס אומרת בארה"ב כי זמן ההמתנה למסמך בעסק עם מדפסת מרכזית משותפת הוא כשלוש דקות לכל עובד. זה מגיע ל 13 שעות בכל שנה לעובד. אז אפילו עסק קטן עם 10 עובדים יכולים לחוות 130 שעות של זמן מבוזבז.
הדו"ח
"כיצד לייעל את ה- IT שלך תקציב עם ניהול מסמכים חכמים" הדו"ח יש פתרונות עסקים קטנים יכולים לפרוס כדי למנוע את הבעיות הסקר מדגיש.
הראשון הוא למצוא שותף הדפס שירותי מנוהל כדי לעזור להם לנהל את השימוש במדפסת שלהם בצורה יעילה יותר. בהודעה בבלוג הרשמי של Xerox, מנהל השיווק של Xerox Channel, ליסה גרהם, כותב על הצורך בעסקים להפוך ליוזמים יותר בהערכת השימוש במדפסת. "הערכות הדפסה יכול לזהות במהירות חיסכון בעלויות ושיפורים יעילות", מסביר גרהם.
הכל מתוך מסמכים נטושים על מגשי המדפסת כדי לקנות ציוד, הדפסה ללא צורך בצבע, וחסרונות אחרים עולים לך.
עם דיגיטציה להפוך כמעט כל חלק של העסק שלך, אמין שירותי הדפסה מנוהלים או שותף אחר יכול לשלב digitization, זרימת עבודה המסמך, הדפסה ניידים, טכנולוגיית ענן ואבטחה.
כנושא נפרד אך קשור, הדו"ח מציין 90 אחוז של עסקים נפרצו בגלל הדפסה לא מאובטח.
סיכום
בסוף הדו"ח, זירוקס ממליצה לחברות מכל הגדלים למצוא את השותף המתאים לשירותי הדפסה מנוהלים, אך ייתכן שהדבר אינו אפשרי עבור עסקים קטנים. הדו"ח מספק מידע בעל ערך עבור אלה שאינם יכולים להרשות לעצמם לשכור שירותים כאלה גם כן.
על ידי בחירת המדפסות העדכניות ביותר עם פתרונות מעקב וניטור, יישום שיטות עבודה מומלצות עם ממשל תקין, וחינוך כוח העבודה שלך, אתה יכול לנהל ביעילות את הבעיות הקשורות לשימוש במדפסת ללא פיקוח. פתרונות מסוימים כוללים סטנדרטיזציה הגדרות כל העותקים הם בשחור לבן, שילוב עם ענן ו workflows ניידים, automating workflows ותיאום רכישת ציוד.
תמונה: Xerox
עוד ב: גאדג 'טים 1
