יש לך פרויקט כתיבה לפניך … ופיסת נייר ריקה. בזיעה קרה, אתה מתחיל לחשוב שזה יכול להיות קל יותר לשכור copywriter (אחרי הכל, אתה לא נכנס לעסק כדי להיות סופר). תחשוב שוב. עם חמישה צעדים פשוטים וכמה תרגול, אתה יכול להיות copywriter משלך reinvest את הכסף היית בילה על עזרה חיצונית עבור העסק שלך.
למה כתיבה עסקית חשובה
הסיבה בכתב, או כל סוג של תקשורת עסקית, חשוב היא אותה סיבה שאנחנו עוסקים בעסקים: כדי ליצור תוצאות עסקיות חיוביות. כתיבה עסקית יעילה יכולה לקדם תוצאות עסקיות חיוביות בדרכים רבות, כולל:
- יצירת ערך לבעלי עניין
- סיוע ליישר את בעלי העניין עם אסטרטגיות החברה ומטרותיה
- המאפשר לסופר לעסוק בלמידה מתמשכת
הצעות הכתיבה להלן ישפרו את הדרך שבה אתה כותב בכל אורך - מתוך דואר אלקטרוני לא רשמי להצעה עסקית מלאה. (הדבר היחיד שישתנה הוא הזמן המושקע בכל משימת כתיבה).
שלב 1: הכר את הקהל שלך.
האם אתה מתקשר למעלה, למטה או לרוחב? האם הקהל שלך פנימי או חיצוני לארגון שלך? אלו הן השאלות הבסיסיות ביותר הקשורות לקהל שלך. אם אתה מפסיק כאן בחקירה שלך, אתה כנראה אין לי מספיק מידע כדי להמשיך הלאה בתהליך הכתיבה.
להכיר את הקורא שלך בכל דרך שאתה יכול. אם זה אדם מסוים, האם יש להם עוזר שיכול לתת לך קצת תובנה? אולי דיווחים ישירים של אדם יכול לתת לך כמה עצות? האם יש פרופיל של האדם שיעזור לך לקבוע את האינטרסים שלהם ואת סגנון התקשורת? אם אתה מוכר או מעביר את שרשרת הפיקוד, התשובות לשאלות אלו יכולות להיות גורם מכריע אם הקהל שלך קורא ופועל עם הכתיבה שלך.
קח רגע כדי לשקול את הסגנון המועדף של הקורא שלך. תחשוב על איך הם מתקשרים איתך ועם אחרים. האם הם רוצים "להגיע לנקודה", או שהם מתחילים לשאול איך המשפחה שלך עושה? החוכמה הרווחת בתקשורת הכתובה באמריקה היא להגיע ישר לעניין; למרות זאת; אנשי עסקים רבים מעדיפים לבנות מערכת יחסים ראשונה, והם לא יקראו את הדואר האלקטרוני שלך אם הם מרגישים פוחתים על ידי תקשורת שקופצת נכון לעסק. ידיעת הקהל שלך פירושה לדעת היכן לשים את הנקודה העיקרית שלך: בהתחלה או בסוף.
הדבר החשוב ביותר לזכור כאשר בוחנים את הקהל שלך הוא לדעת מה אכפת להם. אין שום בעיה עם השאלה, "מה יש לי את זה?" אם אתה לא שואל את זה בשם הקורא שלך, את ההודעה ניתן להתעלם.
שלב 2: החלט על ערוץ התקשורת.
לאחר שתדע את הקהל שלך, תוכל לקבל החלטה מושכלת לגבי איזה ערוץ להשתמש. ערוצים, או מצבי תקשורת, ניתן לחלק פנימי או חיצוני, פורמלי או לא פורמלי. שוב, זה רק הצעד הראשון. שקול אם הקורא יעביר את המידע שלך. אם כן, למי יעבור אותה? שאלות אלה יעזרו לך להחליט אם אתה צריך חוברת, מכתב, תזכיר, דואר אלקטרוני או צורה אחרת של כתיבה עסקית.
דוגמה: אנחנו נכתוב לממונה שלנו כדי לשכנע אותו מדיניות חדשה צריך להיות לשים במקום סביב בקשת תשלום בתשלום. מאחר שמדובר בבקשה פנימית, רשמית יותר, נשתמש בפורמט תזכיר. התזכיר ייכתב כך שהמנהל ייקח אותו למנהל משאבי אנוש לדיון.
שלב 3: להביע את הפעולה הרצויה.
במהלך סדנאות בכתיבה עסקית, המשתתפים מבינים לעתים קרובות את הקהל ואת ערוץ התקשורת, אך בשלב שבו הם צריכים לזהות את המטרה הכוללת שלהם, הם חושבים, "אני רוצה שהם יקראו את זה." מטרה זו נופלת המטרה של העסק כתיבה - כדי לשנות התנהגות. מילוי מה שאתה רוצה מהקורא מעודד פעולה ספציפית. האם אתה רוצה שהקורא יעקוב אחר מדיניות חדשה? האם אתה רוצה שהם יקראו להצגה או להצעת ניסיון? האם אתה מציע שינוי או ביצוע בקשה הדורשת פעולה מיידית?
אם אינך יודע על הפעולה האידיאלית, הקורא שלך לא יהיה ברור, וגם - פחות סביר לפעול. על הצד השני, על ידי בעל מושג ברור מה המטרה של התקשורת שלך, אתה צפוי לשכנע את הקורא לפעול. הזמן הוא המהות של כתיבה עסקית. יש לך רק רגע לתת לקהל לדעת כי מה שיש לך לומר הוא בעל ערך צריך פעולה.
4. תחשוב כמו עיתונאי.
כמו עיתונאי, ענה על "חמשת הכוכבים" - מי, מה, איפה, מתי, למה (וכיצד). זכור כי כתיבה עסקית ברורה יותר כאשר זה לעניין. אל תיתן היסטוריה ורקע "מעניין" פרטים אלא אם כן הוא מתייחס ישירות מה אתה רוצה את הקורא לעשות.
אם יש לך קורא שאוהב פרטים רבים, שקול לענות על השאלות הבאות בכתיבתך:
- למה הקורא אכפת?
- איך הקורא מרוויח?
- מה צריך הקורא לעשות?
- מתי צריך הקורא לעשות זאת?
- מה קורה אם הקורא עושה פעולה?
- מה קורה אם הקורא לא לפעול?
- מי עוד ייהנה? למה?
- לאן הקורא הולך למידע נוסף?
שלב 5: סגור את המכירה.
שאל את המכירה בסוף התקשורת העסקית שלך. בקש מהקורא את הפעולה שאתה מצפה וכאשר אתה מצפה לכך. זוהי טכניקת "סגירה" היעילה ביותר עם קהלים בארה"ב. אם כותבים לקהל בינלאומי, ישנם שלבים שונים המעורבים; עם זאת, מתן סוף משכנע יחזק את התקשורת שלך.
הבה נבחן דוגמה שמשתמשת בכל חמשת השלבים של תהליך הכתיבה.
אוון דאטה מאת: סומה יורגנסן, x555 תאריך: 29 בדצמבר 2010
Re: הגברת היעילות של בקשות תשלום לזמן קצוב (PTO) בפגישת צוות שהתקיימה לאחרונה התרגשתי מהרצון לשפר את היעילות בתהליכים שלנו על מנת לתת עדיפות לזמננו ולגלות איזון עבודה / חיים כארגון. רעיונות המחשבה שלך באותו יום עוררו בי השראה להציע רעיון משלי. אנא שקול תזכיר זה כבקשה לשינוי בתהליך שעולה לחברה שלנו אינספור שעות של חוסר יעילות ועבודה חוזרת. חמושים עם בקשה זו לשינוי, אתה יכול להוסיף טקטיקה נוספת כדי אלוף האסטרטגיה שלך להתמקד באנשים על ידי התייעלות תהליכים. המדיניות הנוכחית היא לעובדים לשלוח בדוא"ל את הממונה על ה- PTO. לאחר מכן, הממונה בודק את מספר הימים בהם העובד ממלא וממלא באופן חלקי טופס להשלמתו ולסיומו של העובד לפני אישור הבקשה. ככל שהחברה שלנו הגדילה את מספר העובדים שדיווחו לכל מנהל במהלך השינוי שחל בשנה שעברה, הביקוש לזמן המנהלים עבור בקשות PTO גדל באופן אקספוננציאלי. עם רק עוזר אחד, מנהל משאבי אנוש מוצף בבקשות לעובדים בודדים בקשות צבירה PTO. התוצאה היא זמן רב בילה מחקר ומספקים בקשות, אשר הובילה שגיאות רבות גם כן. באמצעות אינטראנט החברה להפיץ את הטפסים ולהתאים אישית את מערכת HRIS עם כניסות עובדים, הרבה של המחקר והצורות יכול להיעשות על ידי העובדים עצמם. המערכת החדשה תפעל כך: אימוץ שינוי פרוצדורלי זה ישחרר את הזמן עבור עובדים, מנהלים ומשאבי אנוש. את הזמן הציל ניתן להוציא במגע אישי עם עובדים שיש להם יותר משאלות שגרתיות, שיפור השירות ללקוח המסופק על ידי משאבי אנוש. המשך המדיניות הנוכחית יביא לאיבוד זמן ומשאבים. לקבלת מידע נוסף על התסכולים לגבי המדיניות הנוכחית, עוזר HR ואני זמינים להיפגש לאחר הראשון של השנה. אנו יכולים לספק פרטים ספציפיים התומכים בשינוי זה בפגישה עם מנהל משאבי אנוש. תהליך חדש זה יכול להיות מיושם במהלך שישה חודשים, המאפשר לחברה ליהנות השנה הקלנדרית (2011) ו במהירות להדגיש את האסטרטגיה שלך להתמקד באנשים על ידי מדיניות ייעול. אני אתקשר אליך תוך שבוע מהראשון של השנה כדי לדון בהזדמנות זו. אם יש לך שאלות בינתיים, צור איתי קשר בתוסף שלי בכותרת התזכיר. בכנות, XXXX
הערות סיכום זכור זאת - אפילו להקדיש כמה שניות לארגון המחשבות שלך באמצעות תהליך בן חמישה שלבים זה יכול לשפר את העבודה שלך, ללא קשר לתוכן. בעקבות כל צעד כוללני יכול לאפשר לך, הסופר העסקי, כדי להקל על תקשורת חזקה, כי יש תוצאות חיוביות עבור העסק שלך.
